Note de frais : On vous dit tout !

Que signifie la notion de note de frais ?

La note de frais peut concerner plusieurs types de dépenses professionnelles à se faire rembourser. Elle peut être sous plusieurs formes, note au réel ou remboursement plafonné, avec ou sans acompte. 

Pour autoriser un remboursement, la note de frais doit respecter plusieurs critères.

Définition d’une note de frais

Une note de frais est un document qui regroupe l'ensemble des dépenses professionnelles payées à l’avance par un salarié et qui doivent être remboursées par l'employeur.

Un salarié revient de déplacement et a engagé des dépenses professionnelles sur ses deniers personnels. Il établit un document, sous une forme propre à chaque entreprise, afin de demander le remboursement de ces charges et de les justifier. Le support-papier ou numérique s’accompagne donc de pièces jointes qui prouvent la réalité et l’objet des dépenses.

Quels sont les objectifs poursuivis par la note de frais ?

Le salarié engage personnellement des dépenses pour son activité professionnelle et les règle par ses propres moyens. Frais d’hébergement ou de repas, indemnités kilométriques , billets de train, d’avion, tickets de péage ou petites fournitures diverses, etc., ce sont les natures de charges que vous rencontrez en général sur une note de frais.

Ces montants doivent se retrouver dans la comptabilité de l’entreprise ainsi qu’en décaissement financier au bilan. Ces deux écritures exigent chacune une pièce comptable justificative. C’est l’objectif général de la note de frais et de son remboursement au collaborateur.

Dans quelle mesure l’entreprise rembourse-t-elle les frais engagés par le salarié ?

Il ne suffit évidemment pas de seulement envoyer sa note de frais avec les factures ou tickets justificatifs pour obtenir le remboursement ! Tant pour l’administration fiscale, l’Urssaf que pour les actionnaires, plusieurs interventions sont nécessaires.

Dépense engagée pour les besoins de l’entreprise et l’activité du collaborateur

Évidemment, les frais doivent rester en rapport direct avec le poste occupé et répondre à un besoin précis .

Par exemple, en télétravail, le salarié ne peut demander à l’employeur de lui rembourser sa facture de chauffage intégrale, alors qu’il travaille dans une pièce de 10 m2. Un manager se verra refuser aussi le coût d’un repas familial au restaurant le dimanche midi.

Frais justifiés par une pièce comptable

Dans le principe, tout montant porté sur la note de frais doit faire l’objet d’un justificatif : facture, ticket ou reçu. Si la charge comprend un montant de TVA à récupérer, le document doit la détailler en euros. N’oublions pas que la note de frais accompagnée de ses annexes constitue une pièce comptable à proprement parler.

Montant raisonnable afin d’éviter la requalification en avantages en nature

Les notes de frais sont souvent inspectées par l’Urssaf. Ce dernier suit les versements aux salariés qui dépassent le besoin professionnel et qui constituent des avantages en nature. L’entreprise risque des cotisations sociales sur les montants excédentaires ou non essentiels. Exemple : Dormir dans un hôtel de luxe dans une ville où l’offre permettrait de réduire la dépense, c’est prendre le risque de cette requalification.

Les types de notes de frais

Les seuls cas qui permettent des indemnisations des salariés pour des dépenses sans émettre de notes de frais concernent les allocations forfaitaires prévues par l’Urssaf . L’administration autorise dans certains cas le défraiement des employés sous forme d’une indemnité forfaitaire. Elle se verse sur le bulletin de salaire et respecte les plafonds fixés par les textes. L’employeur doit juste « pouvoir justifier que l’application des allocations correspond aux situations de fait ».

Il existe deux types de notes de frais (NF) :

• la NF avec indemnisation au réel selon les dépenses engagées, donc sans aucune limite de remboursement.
• La NF avec indemnisation plafonnée lorsque le salarié dépasse les montants autorisés, soit un remboursement partiel des dépenses.

Comment présenter une note de frais ?

Comment doit se présenter la note de frais d’un salarié ? Quelles mentions obligatoires comprend-elle ? Comment la contrôler et sous quel délai la rembourser ? On vous dit tout. 

Frais de déplacement : formalisme des demandes de remboursement

Comment s’assurer que les collaborateurs de l’entreprise présentent correctement leurs notes de frais ? Voici quelques règles pour vous aider avec le processus.

Qui peut établir une note de frais (NF) ?

Les salariés qui bénéficient d’allocations forfaitaires sont exclus des notes de frais. Toutefois, s’ils payent des charges en dehors de cette indemnité au forfait, ils peuvent émettre ponctuellement une NF. Tous les autres employés peuvent émettre une note de frais.

L’entreprise peut avoir recours à un outil numérique pour dématérialiser le processus ou pour sa validation.

Quelles sont les mentions obligatoires sur la note de frais ?

Même si le format reste libre, nous recommandons d’utiliser un modèle de note de frais standardisé pour tous vos collaborateurs. Veillez à ce que votre NF comprenne les informations suivantes :

• Un cadre avec le nom du salarié, son service, son entreprise, voire son matricule ainsi que la période des frais engagés pour laquelle il demande le remboursement.
• Les dépenses, la date, la nature, l’objet de l’achat ou du déplacement, ainsi que le lieu voire le trajet pour les frais kilométriques, le montant TTC et la TVA éventuelle.

Le document doit montrer le HT, la TTC et la TVA. En cas d’avance à déduire, elle se mentionne en fin de page. Enfin, la note de frais se termine par un cadre pour la signature par l’émetteur et la validation par la ou les personnes habilitées.

Respect de la politique de dépenses en vigueur

L’entreprise doit communiquer aux salariés les règles pour réaliser des dépenses professionnelles et obtenir leur remboursement. La meilleure manière de limiter les problèmes de validation, c’est d'éviter les risques d’erreurs à la source. Ainsi, si l’entreprise indemnise les repas ou nuitées d’hôtel selon des plafonds, le collaborateur ne doit pas avoir la surprise de le découvrir au moment d’un remboursement partiel de sa note. 

Circuit de validation et de contrôle des notes de frais en entreprise

Une fois la note de frais établie, le salarié ne doit pas douter de la suite du processus. Manuel ou informatisé, le workflow de validation fait l’objet d’une communication interne. Le collaborateur doit savoir où se renseigner s’il s’inquiète d’un remboursement.

Contrôle des justificatifs 

Le contrôle des justificatifs est une étape clé dans la gestion des notes de frais. Les justificatifs sont des pièces comptables importantes pour garantir la transparence et la légalité des dépenses professionnelles. Ils permettent de prouver qu'une dépense a été réellement engagée et qu'elle respecte les règles internes de l'entreprise. En général, les entreprises doivent conserver ces justificatifs pendant une durée déterminée, qui peut varier en fonction des législations locales. Par exemple, en France, les justificatifs de dépenses doivent être conservés pendant une période de 6 ans à compter de la date de la dépense.

La gestion et la conservation des justificatifs sont essentielles pour éviter toute requalification des dépenses lors d’un audit ou d’un contrôle fiscal. 

Une absence ou une mauvaise gestion des justificatifs peut entraîner des sanctions financières ou des redressements fiscaux. C’est pourquoi il est important de mettre en place des processus rigoureux et des outils adaptés pour gérer cette documentation, qu’il s’agisse d’une plateforme de gestion des notes de frais ou d’un système d’archivage numérique.

Action en cas de justificatifs manquants

Chaque collaborateur est un jour confronté à la perte d'un justificatif. Il revient à l'employeur d'évaluer le risque fiscal et social qu'il prend en acceptant ou non ces situations, ainsi que la fréquence et le montant des remboursements. 

Il est important de noter que plus l'attitude envers les notes de frais est laxiste, plus cela favorise les dérives.

Par exemple, l’entreprise peut prévoir dans sa politique de dépenses professionnelles , les possibilités de rembourser le collaborateur dans les cas suivants :

• production d’un duplicata qui émane du fournisseur ;
• apport de preuve avec le relevé de carte bancaire ;
• établissement d’une déclaration sur l’honneur du salarié ;
• remboursement sans justificatif, dans la limite d’un montant unitaire donné.

Délais du remboursement des notes de frais

La politique de dépenses professionnelles régit à la fois les délais d’établissement des notes de frais et ceux de leur remboursement. Côté salarié, il convient de bien respecter le délai prévu pour la restitution de la NF. En effet, la jurisprudence considère que dans le cas contraire, l’employeur peut légalement refuser le paiement.

Envoyez votre note de frais, une fois par mois semble raisonnable pour rendre le processus fluide. Par exemple, encouragez les collaborateurs à soumettre leur note de frais au plus tard le 25 du mois en cours. Fixez une limite stricte pour ceux qui tardent systématiquement.

Comment traiter la comptabilisation d’une note de frais (NF) ?

Les pièces annexées à la NF ainsi que le remboursement servent de justificatifs aux écritures comptables. La TVA déductible et l’application éventuelle de plafonds pour rembourser le salarié sont les aspects à surveiller de près lors du traitement de la note de frais.

 Les natures de charges et les comptes du plan comptable :

• frais de transport, de péage et de stationnement : compte 6251 « voyages et déplacements » lorsqu’ils sont seuls sur la note de frais ;
• frais de déplacement, transport, hébergement et repas sur la même note : compte 6256 « Missions » ;
• frais de restauration avec invitation d’autres personnes : compte 6256 « missions » ;
• frais de documentation : compte 6181 « documentation générale » ;
• cadeaux offerts à des tiers : compte 6234 « cadeaux » ;
• achat de petits équipements et matériels : compte 6063 « fournitures d’entretien et petit équipement ».
  
  

Le traitement des plafonds de remboursement

Le service comptabilité ou la trésorerie procède au remboursement effectif en appliquant les éventuels plafonds prévus par la procédure interne de l’entreprise. Ceci complexifie le processus lorsque le salarié dépense plus comparativement à un système au réel.

Avec un outil de dématérialisation des notes de frais, faites paramétrer ces calculs automatiquement dans le logiciel avec l’ajustement du HT et de la TVA à comptabiliser le cas échéant.

La gestion de la TVA sur notes de frais

La TVA déductible constitue un aspect souvent assez complexe de la note de frais. Veillez à ce que les collaborateurs et les personnes qui valident maîtrisent au moins les règles de base. Vous aurez plus de chance ainsi de disposer de justificatifs corrects sur le plan de la TVA.

• Vérifier les mentions de TVA sur les justificatifs

La TVA n’est pas toujours déductible. Cela dépend des natures de dépenses. Toutefois, quand les textes autorisent sa récupération, sans mention explicite sur le justificatif, la TVA ne peut se déduire. C’est la base. Le plus simple consiste à recommander à chaque employé de demander systématiquement un reçu qui spécifie le montant de la TVA. 

Lorsque la dépense concerne une invitation d’une autre personne au restaurant, exigez du salarié qu’il annote chaque justificatif avec le nom de chaque convive et le motif du repas.

• Les cas particuliers de TVA non déductibles sur une note de frais

Votre service comptabilité doit maîtriser parfaitement les règles de déduction de TVA . 

Pour les produits pétroliers, référez-vous au Bofip, selon l’identifiant juridique BOI-TVA-DED-30-30-40 .

Voici les dépenses pour lesquelles vous ne pouvez pas déduire la TVA ou seulement partiellement :

• logement des salariés et des dirigeants, pour le coût des nuitées ;
• location d’un véhicule de tourisme ;
• 100 % des frais de carburant du type essence, sans plomb 95, 98 et E10 ;
• 20 % des dépenses de gazole et superéthanol pour les locations de véhicules de tourisme.
  
  

Qu’est-ce qu’une avance sur frais de déplacement ?

Lors de son embauche, un commercial amené à se déplacer fréquemment signe une convention d’avance permanente. Cette convention vise à couvrir en partie l'écart de trésorerie entre ses dépenses personnelles et le remboursement de ses frais professionnels par l'entreprise. Lors de son départ de l'entreprise, il rend à l'employeur l'avance qui lui a été accordée.

Un salarié qui reçoit une prévision de frais de voyage importants peut obtenir une avance ponctuelle sur la base de l’estimation de ses dépenses. Elle se déduit du remboursement de sa note de frais après le déplacement. 

Comment rationaliser et optimiser la gestion des notes de frais dans l’entreprise ?

Pour simplifier le processus et limiter les risques de fraude, voici quelques conseils pour mieux vous organiser. 

Comment éviter la fraude pour les frais de déplacement ?

La fraude représente un risque et un coût à ne pas négliger quand on pense aux notes de frais. 

Voici les cas classiques que vous pourriez rencontrer dans votre entreprise et des pistes à étudier pour les éviter.

Les fraudes liées aux justificatifs 

Par exemple, un salarié peut récupérer des justificatifs de repas dans un restaurant auprès des personnes qui l’ont invité et les joindre, également, à sa note de frais. Pour éviter que des salariés récupèrent des justificatifs de repas d'invités et les ajoutent à leur note de frais, voici quelques solutions efficaces :

• Clarification des règles : Il est important de rappeler les règles pour les notes de frais en insistant sur la nécessité de fournir des justificatifs originaux et détaillés. Toujours rappeler les risques liés à des justificatifs non conformes
• Interdiction des repas personnels : Interdire le remboursement de repas où le salarié n’a pas directement payé ou où les invités ne sont pas liés à l’activité professionnelle.
• Utilisation de restaurants référencés : Obliger les employés à utiliser des restaurants officiels de l'entreprise et à demander des factures détaillées, envoyées à la fin du mois.
• Contrôle des notes de frais : Mettre en place un processus rigoureux de validation des notes de frais, avec un contrôle systématique des justificatifs fournis.
• Outils numériques : Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais pour centraliser les dépenses et faciliter leur suivi et validation.
• Exigence de factures détaillées : Demander des factures complètes pour tous les repas professionnels, avec les noms des participants et le but du repas.

Les fraudes liées aux dates des frais professionnels

Les fraudes liées aux dates des frais professionnels surviennent souvent lorsque des dépenses personnelles sont soumises comme des frais professionnels, en particulier pendant les week-ends, les jours fériés ou les vendredis soirs. Le manager doit être attentif aux dates et les vérifier avec les missions professionnelles. Il doit aussi être vigilant sur les dépenses effectuées lors de périodes inhabituelles et demander des explications si nécessaire.

Falsification de reçus par les salariés

En cas de déplacement à l’étranger notamment, la fraude consiste parfois à récupérer des justificatifs vierges de taxis, le chauffeur laissant le salarié le remplir lui-même. Pour un employé qui voyage fréquemment à l’international, procurez-lui une carte de paiement de l’entreprise.

Contrôle par l’employeur du kilométrage parcouru par le collaborateur

La fraude à l’ indemnité kilométrique peut représenter vite des montants significatifs, si personne ne surveille les distances mentionnées sur la note de frais entre le lieu de départ et le lieu d’arrivée. Les outils de gestion dématérialisée des notes de frais offrent souvent une fonctionnalité intéressante : le calcul des kilomètres par GPS intégré.

Comment faciliter le processus de notes de frais en entreprise ?

Voici quelques règles et principes pour aider à la gestion des notes de frais, tant pour l’employé qui se déplace que pour l’approbateur ou la direction administrative et financière.

Rédiger une procédure écrite des dépenses professionnelles

L’ensemble des règles relatives aux dépenses professionnelles nécessite une procédure écrite, claire et connue de tous. Vérifiez l’intégration des points suivants :

• nature des dépenses autorisées par notes de frais et modalités de remboursement ;
• indication des fournisseurs à solliciter en cas de tarifs négociés;
• plafonds de remboursement le cas échéant et par catégorie de salariés ou de poste occupé ;
• modalité d’établissement de la note de frais (avec exemple) ;
• types de justificatifs requis et mentions exigées pour la TVA.

Dématérialiser les notes de frais en entreprise

Plus votre processus de notes de frais se digitalise, plus il devient fluide. Utiliser une application disponible sur le Cloud et accessible sur mobile.

Les justificatifs se scannent ou se prennent en photo et s’archivent tous au même endroit. En optant pour un outil comme Pleo, vous disposez de toutes ces fonctionnalités et bien plus.

Exclure certains types de dépenses de la note de frais

Certaines natures de dépenses peuvent se gérer par l’envoi de factures fournisseurs à votre entreprise au lieu de demander au collaborateur d’avancer l’argent.

L’autre possibilité consiste à équiper le salarié d’une carte de paiement. C’est une fonctionnalité que propose Pleo. Pour un commercial souvent en déplacement, c’est la solution idéale. Il évite la note de frais et l’attente du remboursement. Il se contente de prendre en photo le justificatif de sa dépense et de le transmettre via l’application. Le système envoie des notifications lorsque les pièces justificatives manquent à l’appel.

La note de frais, ça s’automatise !

Processus relativement complexe à contrôler et à gérer dans les entreprises, la note de frais représente aussi un enjeu managérial. En utilisant un logiciel de dématérialisation des notes de frais , vous satisferez l’ensemble des salariés, utilisateurs, valideurs et DAF. Pour en savoir plus sur comment Pleo vous aide à automatiser vos notes de frais, cliquez ici .