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Note de frais : On vous dit tout !

Dirigeant ou DAF de PME, vous êtes confronté régulièrement à la gestion des notes de frais qui émanent de collaborateurs dans votre entreprise ? Avec ce guide, vous saurez ce que recouvre la note de frais et comment la traiter sur le plan comptable et fiscal. Vous découvrirez aussi les astuces pour limiter le risque de fraude et optimiser le processus des frais de déplacement.

1 - Que recouvre la notion de note de frais ?

La note de frais peut concerner plusieurs types de dépenses professionnelles à se faire rembourser par un salarié. Elle peut revêtir plusieurs formes, note au réel ou remboursement plafonné, avec ou sans acompte. Dans tous les cas, pour autoriser un remboursement, elle doit respecter plusieurs critères.

1.1 - Définition d’une note de frais

Une note de frais est un document qui regroupe l'ensemble des dépenses professionnelles payées à l’avance par un salarié et qui doivent être remboursées par l'employeur.

Un salarié revient de déplacement et a engagé des dépenses professionnelles sur ses deniers personnels. Il établit un document, sous une forme propre à chaque entreprise, afin de demander le remboursement de ces charges et de les justifier. Le support-papier ou numérique s’accompagne donc de pièces qui prouvent la réalité et l’objet des dépenses.

1.2 - Quels sont les objectifs poursuivis par la note de frais ?

Le salarié engage personnellement des dépenses pour son activité professionnelle et les règle par ses propres moyens. Frais d’hébergement ou de repas, indemnités kilométriques, billets de train, d’avion, tickets de péage ou petites fournitures diverses, etc., voilà les natures de charges que vous rencontrez en général sur une note de frais.

Ces montants doivent se retrouver dans la comptabilité de l’entreprise, au compte de résultat, ainsi qu’en décaissement financier au bilan. Ces deux écritures exigent chacune une pièce comptable justificative. C’est l’objectif général de la note de frais et de son remboursement au collaborateur.

1.3 - Dans quelle mesure l’entreprise rembourse-t-elle les frais engagés par le salarié ?

Il ne suffit évidemment pas de dresser sa note de frais avec les factures ou tickets justificatifs pour obtenir le remboursement ! Tant pour l’administration fiscale, l’Urssaf que pour les actionnaires, plusieurs critères interviennent.

a - Dépense engagée pour les besoins de l’entreprise et l’activité du collaborateur

Évidemment, les frais doivent rester en rapport direct avec le poste occupé et répondre à un besoin précis.

Voici une caricature de dépenses qui sortent clairement du cadre autorisé : en télétravail, le salarié ne peut demander à l’employeur de lui rembourser sa facture de chauffage intégrale, alors qu’il travaille dans une pièce de 10 m2. Un manager se verra refuser aussi le coût d’un repas familial au restaurant le dimanche midi.

b - Frais justifiés par une pièce comptable

Dans le principe, tout montant porté sur la note de frais doit faire l’objet d’un justificatif : facture, ticket ou reçu. Si la charge comprend de la TVA à récupérer, le document doit la détailler en euros. N’oublions pas que la note de frais accompagnée de ses annexes constitue une pièce comptable à proprement parler.

c - Montant raisonnable afin d’éviter la requalification en avantages en nature 

Les notes de frais sont souvent dans la ligne de mire de l’inspecteur Urssaf. Ce dernier traque les versements aux salariés qui dépassent le besoin professionnel et qui constituent des avantages en nature. C’est l’occasion alors de redresser l’entreprise en appliquant des cotisations sociales sur les montants excédentaires ou somptuaires. Exemple : Dormir dans un hôtel de très grand standing dans une ville où l’offre permettrait de réduire la dépense, c’est prendre le risque de cette requalification en avantages en nature.

1.4 - Les types de notes de frais

Les seuls cas qui permettent des indemnisations des salariés pour des dépenses sans émettre de notes de frais concernent les allocations forfaitaires prévues par l’Urssaf. En effet, l’administration autorise dans certains cas le défraiement des employés sous forme d’une indemnité forfaitaire. Elle se verse sur le bulletin de salaire et respecte les plafonds fixés par les textes. L’employeur doit juste « pouvoir démontrer que l’application des allocations correspond aux situations de fait ».

Soyez vigilant, car les dirigeants qui relèvent du régime social des non-salariés ne peuvent bénéficier de ces forfaits en matière de frais professionnels.

Il existe deux types de notes de frais (NF) :

  • la NF avec indemnisation au réel selon les dépenses engagées, donc sans aucune limite de remboursement.
  • La NF avec indemnisation plafonnée lorsque le salarié dépasse les montants autorisés, soit un remboursement partiel des dépenses.

2 - Quels sont les aspects incontournables des notes de frais ?

Comment doit se présenter la note de frais d’un salarié ? Quelles mentions obligatoires comprend-elle ? Comment la contrôler et sous quel délai la rembourser ? On vous dit tout.

2.1 - Frais de déplacement : formalisme des demandes de remboursement

Comment s’assurer que les collaborateurs de l’entreprise présentent correctement leurs notes de frais ? Voici quelques règles de bon sens pour vous aider à piloter le processus sereinement.

a - Qui peut établir une note de frais (NF) ?

Les salariés qui bénéficient d’allocations forfaitaires sont exclus des notes de frais. Toutefois, s’ils payent des charges en dehors du périmètre de ladite indemnité au forfait, ils peuvent émettre ponctuellement une NF. Tous les autres employés peuvent potentiellement réaliser une note de frais.

En outre, si l’entreprise a recours à une application pour dématérialiser le processus ou pour sa validation, le salarié doit s’assurer que le système informatique l’habilite bien à émettre sa NF ainsi.

b - Quelles sont les mentions obligatoires sur la note de frais ?

Même si le format reste libre, nous recommandons d’utiliser un modèle de note de frais standardisé pour tous vos collaborateurs. Veillez à ce que votre NF comprenne les informations suivantes :

  • un cadre avec le nom du salarié, son service, son entreprise, voire son matricule ainsi que la période des frais engagés pour laquelle il demande le remboursement.
  • Par ligne de dépenses, la date, la nature, l’objet de l’achat ou du déplacement, ainsi que le lieu voire le trajet pour les frais kilométriques, le montant TTC et la TVA éventuelle.

Le document comporte la totalisation des sommes dépensées, HT, TTC et TVA. En cas d’avance à déduire, elle se mentionne en fin de page. Enfin, la note de frais se termine par un cadre pour la signature par l’émetteur et la validation par la ou les personnes habilitées.

2.2 - Respect de la politique de dépenses en vigueur

L’entreprise doit communiquer aux salariés les règles pour réaliser des dépenses professionnelles et obtenir leur remboursement. La meilleure manière de limiter les problèmes de validation, c’est bien d’éradiquer les risques d’erreurs à la source. Ainsi, si l’entreprise indemnise les repas ou nuitées d’hôtel selon des plafonds, le collaborateur ne doit pas avoir la surprise de le découvrir au gré d’un remboursement partiel de sa note. 

2.3 - Circuit de validation et de contrôle des notes de frais en entreprise

La note de frais établie, le salarié ne doit pas douter de la suite du processus. Manuel ou informatisé, le workflow de validation fait l’objet d’une communication interne. Ainsi, le collaborateur sait où se renseigner s’il s’inquiète d’un remboursement qui traîne un peu. 

En cas de note de frais dématérialisée, le paramétrage prévoit obligatoirement ces étapes jusqu’à l’émission du paiement.

2.4 - Contrôle des justificatifs produits par le salarié

La note de frais et ses documents annexes servent de justificatifs comptables. Aussi, les personnes habilitées à valider la note doivent procéder au contrôle des pièces, factures, tickets, reçus, etc. Leur signature en bas de la note de frais les engage ! Ce n’est pas au service comptable ou à la trésorerie de découvrir au dernier moment qu’il manque un justificatif, qu’il s’avère erroné ou qu’il concerne une dépense somptuaire non remboursable. C’est un point de management direct des collaborateurs par les supérieurs qui ont autorité pour intervenir.

2.5 - Action en cas de justificatifs manquants

En théorie, cela ne devrait jamais se produire. Dans les faits, tout collaborateur se trouve confronté un jour à la perte d’un justificatif. C’est à l’employeur de mesurer le risque fiscal et social qu’il assume de prendre ou non, avec quelle fréquence et pour quel montant. Sachez que plus vous adoptez un comportement laxiste ou cool, plus vous ouvrez la porte à la fantaisie dans les notes de frais.

Par exemple, l’entreprise peut prévoir dans sa politique de dépenses professionnelles, les possibilités de rembourser le collaborateur dans les cas suivants :

  • production d’un duplicata qui émane du fournisseur ;
  • apport de preuve avec le relevé de carte bancaire ;
  • établissement d’une déclaration sur l’honneur du salarié ;
  • remboursement sans justificatif, dans la limite d’un montant unitaire donné.

2.6 - Délais d’établissement et de remboursement des notes de frais

La politique de dépenses professionnelles régit à la fois les délais d’établissement des notes de frais et ceux de leur remboursement. Côté salarié, il convient de bien respecter le délai prévu pour la restitution de la NF. En effet, la jurisprudence considère que dans le cas contraire, l’employeur peut légalement refuser le paiement.

Soyez réaliste. Une périodicité mensuelle correspond souvent à un rythme pratique et cohérent pour l’établissement des situations comptables. Proposez même aux collaborateurs de rendre leur NF au 25 du mois en cours maximum. Fixez aussi une limite absolue pour ceux qui traînent chaque mois (par exemple 3 ou 6 mois après la dépense).

3 - Comment traiter la comptabilisation d’une note de frais (NF) ?

Les pièces annexées à la NF ainsi que le remboursement servent de justificatifs aux écritures comptables. La TVA déductible et l’application éventuelle de plafonds pour rembourser le salarié constituent les aspects à surveiller de près lors du traitement de la note de frais.

3.1 - Les natures de charges et les comptes du plan comptable

Sauf cas particulier, vous rencontrez les natures de dépenses suivantes à enregistrer en comptabilité :

  • frais de transport, de péage et de stationnement : compte 6251 « voyages et déplacements » lorsqu’ils sont seuls sur la note de frais ;
  • frais de déplacement, transport, hébergement et repas sur la même note : compte 6256 « Missions » ;
  • frais de restauration avec invitation d’autres personnes : compte 6256 « missions » ;
  • frais de documentation : compte 6181 « documentation générale » ;
  • cadeaux offerts à des tiers : compte 6234 « cadeaux » ;
  • achat de petits équipements et matériels : compte 6063 « fournitures d’entretien et petit équipement ».

3.2 - Le traitement des plafonds de remboursement

Le service comptabilité ou la trésorerie procède au remboursement effectif en appliquant les éventuels plafonds prévus par la procédure interne de l’entreprise. Ceci complexifie le processus lorsque le salarié dépense plus comparativement à un système au réel.

Avec un outil de dématérialisation des notes de frais, faites paramétrer ces calculs automatiquement dans le logiciel avec l’ajustement du HT et de la TVA à comptabiliser le cas échéant.

3.3 - La gestion de la TVA sur notes de frais

La TVA déductible constitue un aspect souvent assez complexe de la note de frais. Veillez à ce que les collaborateurs et les valideurs maîtrisent au moins les règles de base. Vous aurez plus de chance ainsi de disposer de justificatifs corrects sur le plan de la TVA.

a - Vérifier les mentions de TVA sur les justificatifs

La TVA n’est pas toujours déductible. Cela dépend des natures de dépenses. Toutefois, quand les textes autorisent sa récupération, sans mention explicite sur le justificatif, la TVA ne peut se déduire. C’est la base. Le plus simple consiste à recommander à chaque employé de demander systématiquement un reçu qui spécifie le montant de la TVA. Qui peut le plus peut le moins.

Lorsque la dépense concerne une invitation d’autres personnes au restaurant, exigez du salarié qu’il annote chaque justificatif avec le nom de chaque convive et le motif du repas.

b - Les cas particuliers de TVA non déductibles sur une note de frais

Votre service comptabilité doit maîtriser parfaitement les règles de déduction de TVA. En cas d’application dématérialisée de notes de frais, il se charge du paramétrage correct de l’outil en la matière.

Pour les produits pétroliers, référez-vous au Bofip, selon l’identifiant juridique BOI-TVA-DED-30-30-40.

Voici les dépenses pour lesquelles vous ne pouvez pas déduire la TVA ou seulement partiellement :

  • logement des salariés et des dirigeants, pour le coût des nuitées ;
  • location d’un véhicule de tourisme ;
  • 100 % des frais de carburant du type essence, sans plomb 95, 98 et E10 ;
  • 20 % des dépenses de gazole et superéthanol pour les locations de véhicules de tourisme. 

3.4 - Qu’est-ce qu’une avance sur frais de déplacement ?

Un commercial amené à se déplacer fréquemment signe par exemple une convention d’avance permanente lors de son embauche. Elle permet de couvrir en partie le décalage de trésorerie entre ses règlements personnels et le remboursement des frais professionnels par l’entreprise. Il perçoit pour autant le remboursement intégral de sa note de frais mensuelle. C’est lors de son départ de l’entreprise qu’il rend à l’employeur l’avance prêtée.

Un salarié confronté à une prévision de frais de voyage importants peut obtenir une avance ponctuelle sur la base de l’estimation de ses dépenses. Elle se déduit du remboursement de sa note de frais après le déplacement. Si elle dépasse les charges réellement engagées, le salarié rend à l’entreprise le trop-perçu.

4 - Comment rationaliser et optimiser la gestion des notes de frais dans l’entreprise ?

La note de frais concerne donc de nombreux acteurs et services dans la société. Pour fluidifier le processus et limiter les risques de fraude, nous vous présentons quelques recommandations organisationnelles.

4.1 - Comment contenir la fraude en matière de frais de déplacement ?

La fraude représente un risque et un coût à ne pas négliger quand on pense aux notes de frais. Voici les cas classiques que vous pourriez rencontrer dans votre entreprise et des pistes à étudier pour les éviter.

a - Les demandes de remboursement de dépenses non payées

Le salarié récupère des justificatifs de restaurant auprès de personnes qui l’ont invité et les joint à sa note de frais. Une manière simple consiste à interdire le recours aux restaurants réguliers par les notes de frais. Obligez vos collaborateurs à faire référencer ces établissements en tant que fournisseurs de l’entreprise et à envoyer une facture détaillée en fin de mois.

b - Les fraudes qui portent sur les dates des frais professionnels

Soyez vigilants sur les dates des justificatifs. Week-ends, vendredis soirs ou jours fériés doivent vous alerter. C’est le manager qui valide la note de frais qui réalise ce contrôle de base.

c - Falsification de reçus manuels par les salariés

En cas de déplacement à l’étranger notamment, la fraude consiste parfois à récupérer des justificatifs vierges de taxis, le chauffeur laissant le salarié le remplir lui-même. Pour un employé qui voyage fréquemment à l’international, procurez-lui une carte de paiement de l’entreprise.

d - Contrôle par l’employeur du kilométrage parcouru par le collaborateur

La fraude à l’indemnité kilométrique peut représenter vite des montants significatifs, si personne ne surveille les distances mentionnées sur la note de frais entre le lieu de départ et le lieu d’arrivée. Les outils de gestion dématérialisée des notes de frais offrent souvent une fonctionnalité intéressante : le calcul des kilomètres par GPS intégré.

4.2 - Comment faciliter le processus de notes de frais en entreprise ?

Voici quelques règles et principes pour aider à la gestion des notes de frais, tant pour l’employé qui se déplace que pour l’approbateur ou la direction administrative et financière.

a - Rédiger une procédure écrite des dépenses professionnelles

L’ensemble des règles relatives aux dépenses professionnelles nécessite une procédure écrite, claire et connue de tous. Vérifiez l’intégration des points suivants :

  • nature des dépenses autorisées par notes de frais et modalités de remboursement ;
  • indication des fournisseurs à solliciter en cas de tarifs négociés en central ;
  • plafonds de remboursement le cas échéant et par catégorie de salariés ou de poste occupé ;
  • modalité d’établissement de la note de frais (avec exemple) ;
  • types de justificatifs requis et mentions exigées pour la TVA. 

b - Dématérialiser les notes de frais en entreprise

Plus votre processus de notes de frais se digitalise, plus vous le fluidifiez et le rendez lisible. Utiliser une application disponible sur le Cloud et accessible sur mobile, voire en mode déconnecté, sécurise l’opération et son traitement.

Ainsi, cette informatisation repose sur le paramétrage des critères, plafonds, centre de coûts, autorisation, approbation, etc. En outre, les justificatifs se scannent ou se prennent en photo et s’archivent tous au même endroit avec le respect de la valeur probante. En optant pour un outil comme Pleo, vous disposez de toutes ces fonctionnalités et bien plus. 

c - Exclure certains types de dépenses de la note de frais

Certaines natures de dépenses peuvent se gérer par l’envoi de factures fournisseurs à votre entreprise au lieu de demander au collaborateur d’avancer l’argent.

L’autre possibilité consiste à équiper le salarié d’une carte de paiement. C’est une fonctionnalité que propose Pleo. Pour un commercial souvent en déplacement, c’est la solution idéale. Il évite l’établissement d’une note de frais et l’attente du remboursement. Il se contente de prendre en photo le justificatif de sa dépense et de le transmettre via l’application. Le système envoie des notifications lorsque les pièces justificatives manquent à l’appel.

La note de frais, ça s’automatise ! 

Processus relativement complexe à contrôler et à gérer dans les entreprises, la note de frais représente aussi un enjeu managerial. Clarté et transparence dans les règles contribuent à la motivation des collaborateurs pour accomplir leur mission. En déployant un logiciel de dématérialisation des notes de frais, vous satisferez l’ensemble des salariés, utilisateurs, valideurs et DAF. Pour en savoir plus sur comment Pleo vous aide à automatiser vos notes de frais, cliquez ici.

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