DAF : Comment réduire les coûts en période de récession ?

1 - Mettre en œuvre une étude des coûts sous l’angle stratégie et ROI

Avant de s’attaquer à des coupes sombres dans les coûts d’une entreprise, mieux vaut penser stratégie et ROI (retour sur investissement). C’est une méthode pour optimiser l’impact d’une réduction des charges sans compromettre la performance et sans s’épuiser pour quelques euros.  

1.1 - Distinguer les coûts fixes et les coûts variables dans vos achats

Commencez par analyser vos charges sous l’angle variable et fixe. Les coûts variables, par définition, sont plus simples à réduire. Mais ils servent à produire, donc à vendre. Leur diminution ne doit pas conduire à perdre de la marge sur coût variable (MCV) intéressante pour l’entreprise. En revanche, si le niveau de MCV semble insuffisant au regard de la couverture des coûts fixes, des arrêts de production s’envisagent, surtout en présence de MCV négatives. Les charges fixes peuvent se diminuer tant qu’elles ne compromettent pas la capacité à fabriquer et à vendre.

1.2 - Apprécier les ROI de vos dépenses d’entreprise

Les coûts destinés à vendre ou à produire doivent présenter des retours sur investissement (ROI) suffisants et intéressants. Par exemple, surveillez les campagnes publicitaires grâce à des indicateurs marketing pertinents. Si la dépense ne permet pas d’obtenir le résultat escompté, réorientez-la ou stoppez la publicité.

1.3 - La loi de Pareto, un principe toujours essentiel pour analyser les charges

La loi de Pareto est également connue sous le nom de la règle des 20/80. Pour analyser les coûts et envisager leur réduction, cette méthode consiste à se concentrer sur les postes les plus importants. C’est notamment utile quand il s’agit de renégocier les contrats fournisseurs ou de lancer des appels d’offres. Ainsi, les économies sur les fournitures de bureau à l’heure de la digitalisation ne constituent pas une priorité, quelle que soit votre activité. 

1.4 - Éviter de réaliser des coupes dans des dépenses de motivation

Toute stratégie d’entreprise repose aussi sur ses ressources humaines, ses équipes. Or, leur motivation en période de récession ou de crise financière peut être mise à mal. Ne réalisez pas d’économies sur la qualité du repas de fin d’année. Ne visez pas la réduction des dépenses en supprimant un event de team building. Ce serait contreproductif pour la marche de la société et la conduite des projets.

2 - Lancer une analyse de la valeur dans l’entreprise

Quelle que soit l’activité de votre société, cette démarche convient parfaitement en période de récession et de recherche de rentabilité.

2.1 - Une action collective en vue de la chasse au gaspillage sans dégrader la qualité

Le management ainsi que l’ensemble des salariés réfléchissent aux solutions pour maintenir un service client de qualité tout en recherchant l’optimisation des coûts et des marges. À ce stade, toutes les idées terrain sont à examiner. L’analyse de la valeur peut consister en : 

• un travail sur les emballages ;
• un changement de recette dans la production d’un produit ;
• une modification des modes de livraison ;
• une meilleure rotation des stocks, etc. 

2.2 - Une démarche pour réduire les coûts de production et… maximiser les ressources

Parmi les conseils que nous souhaitons mettre en avant, n’oubliez jamais lors de l’analyse des coûts de penser à vos produits. Maximiser le chiffre d’affaires contribue également à augmenter la rentabilité des entreprises. Au cours d’une analyse de la valeur, le travail consiste aussi à identifier les solutions pour accroître les prix de vente de certains services ou produits.

2.3 - Un pilotage avec la fixation d’objectifs et un suivi dans le reporting

Toute démarche en vue de réduire les coûts dans le cadre d’une analyse de la valeur suppose d’identifier les critères de mesure des futures économies. La direction financière réalise ce travail afin de valider ou non les propositions du management de l’entreprise. En l’absence de moyen pour évaluer le résultat d’une action, mieux vaut ne pas la retenir. Ensuite, ces indicateurs de performance sont intégrés à un tableau de bord périodique de suivi de l’analyse de la valeur.

3 - Réduire les coûts par une révision du sourcing achat et des contrats

La réduction des coûts passe aussi par un examen approfondi du sourcing dans l’entreprise. Le service achats se situe en première ligne pour opérer. N’hésitez pas toutefois à le challenger sur des aspects ou des solutions nouvelles. Pensez alors à lui dégager des ressources supplémentaires pour mener à bien ce travail d’analyse, même pour les 20/80.

Voici les actions à mettre en place dans votre organisation afin d’optimiser les coûts variables comme fixes :  

• revisiter les contrats fournisseurs et renégocier les prix et conditions ;
• élargir le sourcing achat en lançant des appels d’offres pour faire jouer la concurrence ;
• examiner les cahiers des charges des clients pour identifier les postes à modifier afin de réaliser des économies au niveau du prix de revient ;
• contacter des centrales d’achat pour bénéficier de tarifs compétitifs ;
• faire un point détaillé sur la sous-traitance, l’intérim et le freelancing pour déterminer quelles ressources externes peuvent être suspendues au moins temporairement.

4 - Réduire ou renégocier le financement pour diminuer les coûts financiers

Les coûts d’une entreprise, ce sont aussi les frais financiers. Dans une période où l’inflation enchérit les matières, les services, ainsi que les charges de personnel, le coût du crédit augmente sensiblement. Le travail de réduction des charges doit donc s’intéresser à la gestion du financement. 

Voici nos conseils pratiques : 

• renégocier ses crédits bancaires pour réduire les charges financières ;
• améliorer la gestion du cash afin de diminuer le besoin de trésorerie court terme et les coûts induits ;
• reporter des investissements pour soulager la trésorerie, limiter les amortissements et les frais financiers ;
• optimiser le BFR avec la réduction du poste client, une gestion du stock serrée ainsi que la négociation de délais fournisseurs.

5 - Gagner en productivité et en coût grâce à l’automatisation

Les applications de digitalisation et d’automatisation se multiplient en entreprise. La direction financière s’intéresse à ces solutions, car elles contribuent à réduire les coûts et à augmenter la productivité.

5.1 - Adopter des outils de dématérialisation et d’automatisation des tâches

Le fait d’automatiser une partie du travail dans l’entreprise participe à diminuer les dépenses. Les équipes se consacrent aux tâches à plus forte valeur ajoutée, là où leur travail contribue à plus de rentabilité économique et financière. En outre, ces applications souvent hébergées sur le Cloud aident à structurer les procédures et processus. Elles conduisent à une gestion des coûts plus cadrée. Les règles deviennent claires pour l’ensemble du personnel.

5.2 - Gérer les dépenses professionnelles de vos salariés avec la solution Pleo

Notre plateforme en ligne propose des solutions simples et innovantes pour les dépenses professionnelles en entreprise. Qu’il s’agisse de cartes de paiement Pleo ou de notes de frais en ligne, tout s’effectue en quelques clics. L’intégration vers la comptabilité s’automatise. C’est l’opportunité d’offrir une nouvelle expérience aux collaborateurs qui réalisent des achats ou se déplacent pour le travail. 

C’est aussi le moment de cadrer les règles par nature de dépenses, de fixer les budgets et de contrôler les charges. Ces processus participent à la maîtrise des coûts, donc à une meilleure gestion financière d’entreprise.

Parmi les pistes de diminution ou d’optimisation des coûts envisageables, pensez à adopter un système de gestion et de pilotage des dépenses professionnelles comme Pleo. Afin de visualiser comment notre solution vous fait gagner du temps et de l’argent, organisez votre démo personnalisée en ligne.