Agents de changement : comment les DAF peuvent aider leurs équipes à évoluer

La fonction financière telle que nous la connaissons est en train de changer.

Les services Finance ont longtemps été vus comme des équipes de gratte-papier qui consacrent leurs journées à des tâches administratives manuelles basées sur d'innombrables feuilles de calculBut fast forward to today, and the role digital transformation is playing means we’re seeing finance teams and leaders quickly become strategic partners, helping CEOs pave the way to business success. 

Mais aujourd'hui, le rôle joué par la transformation numérique amène les équipes Finance et les DAF à devenir des partenaires stratégiques qui aident les PDG à tracer le chemin de la réussite pour les entreprises.

Lors de notre récent webinaire, The CFO agenda: Key financial trends shaping 2024, nous avons convié les experts du secteur que sont Ross Latta, co-fondateur et PDG de Macrofin, Oliver Wimshurst, responsable des opérations financières chez Rora, et Faith Metobo, responsable senior Finance chez Blinkist, à une discussion autour de l'avenir des équipes financières.

Un changement de mentalité

Les équipes Finance apportent plus que jamais de la valeur au sein des entreprises. La raison ? Elles ont à présent davantage de temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et contribuer à la poursuite de l'innovation. Les recherches récentes en la matière corroborent cette affirmation. Un rapport sur le rôle des DAF publié par McKinsey va par exemple dans ce sens, soulignant que les professionnels financiers jouent souvent un rôle dans la stratégie à long terme des entreprises et dans les décisions liées au management, et que deux tiers d'entre eux sont également impliqués dans la transformation numérique.

Pour conserver cette dynamique et aider les départements Finance à libérer encore davantage leur potentiel, les DAF doivent soutenir leurs équipes.

Mais comment ?

Introduire des systèmes adaptés aux équipes financières avant-gardistes

Les DAF et DG doivent travailler main dans la main avec leurs équipes Finance en mettant en place des systèmes qui favorisent si possible l'automatisation et une meilleure exactitude des données, mais ils doivent aussi former les employés à se concentrer davantage sur les objectifs commerciaux et à tisser des relations plus étroites avec les autres départements. Après tout, c'est le travail de l'équipe Finance qui fait foi en matière de données et de reporting.

 « La mentalité des comptables est en train de changer, avec un focus plus important sur la technologie. Mais, ceci dit, il faut s'assurer que les responsables apportent le soutien nécessaire à leurs équipes pour qu'elles puissent formuler des objectifs plus stratégiques », déclare Ross Latta.

 « Les comptables passent beaucoup de temps à rapprocher les données, il faut donc veiller à ce que les systèmes, les process et la fonction de conformité fonctionnent correctement et produisent des données exactes. »

Promouvoir la collaboration transversale

Pendant longtemps, les équipes Finance ont travaillé en silo, se cantonnant à leur domaine en saisissant des données manuellement et en faisant la chasse aux reçus. Malheureusement, les équipes qui travaillent en autarcie totale se retrouvent souvent enlisées et ont du mal à avoir une vision d'ensemble.

Mais lorsque les équipes collaborent, les entreprises gagnent non seulement de nouvelles perspectives, mais elles dégagent aussi des opportunités inattendues, notamment en matière de décisions basées sur les données.

Faith Metobo encourage les autres entreprises à se pencher sur ce point pour mieux comprendre leur trésorerie et s'engager sur la voie de la réussite.

 « Personne n'en sait davantage sur la trésorerie que la personne qui effectue les paiements. Elle sait en quoi consistent les paiements, elle connaît tous les paramètres. Mais il revient en général aux analystes de poser ces questions », souligne Faith.

« Il faut collaborer. Nous organisons des réunions autour de ce thème [chez Blinkist] et nous parlons de ces choses ensemble. Cela permet de créer un sentiment d'amélioration continue et de transformer les rôles individuels, puis, à terme, le service financier dans son ensemble. »

La transformation numérique donne aux équipes Finance le pouvoir d'agir

La technologie est en train de faire évoluer le rôle des services financiers et les attentes placées sur ces équipes. Les tâches les plus simples étant à présent automatisées, les équipes Finance ont davantage la responsabilité de faire avancer l'entreprise.

« Nous nous rapprochons rapidement d'une automatisation pour un grand nombre de tâches plus anodines, et cela donne à l'équipe Finance une belle occasion de devenir des partenaires commerciaux et de fournir des analyses poussées. L'équipe Finance est dans une position privilégiée, au croisement de nombreuses sources de données et de nombreux départements », ajoute Oliver Wimshurst.

« En fin de compte, c'est en générant davantage d'argent que l'entreprise réussit, et l'équipe Finance peut vraiment contribuer à cela et aider l'entreprise dans son ensemble à gagner. »

Par où les entreprises devraient-elles entamer leur transformation numérique ?

Les méthodes de travail classiques s'appuyant sur des tableurs Excel complexes ont peu à peu laissé place à des technologies de pointe permettant un énorme gain de temps, d'argent et de travail pour les entreprises. Mais mettre en place de tels changements dans le travail quotidien de son équipe peut faire peur.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles avancer ? Selon Faith, il s'agit de parler aux bonnes personnes et de s'atteler aux tâches les plus faciles en premier. 

« La réalité de la situation, c'est qu'il faut tout d'abord évaluer où vous en êtes. Parlez à votre comptable, parlez à vos employés des difficultés qu'ils rencontrent et essayez de comprendre quels sont vos objectifs, puis discutez avec diverses personnes du secteur », détaille Faith.

« Choisissez d'abord les tâches faciles, comme les factures papier. Elles sont très faciles à gérer quand on a les bons outils. Je pense qu'il s'agit de commencer par ces tâches faciles et de digitaliser ce qui peut l'être rapidement. Puis on peut réévaluer la situation à partir de là, se demander comment poursuivre cette transformation et tout regrouper au sein d'une même plateforme. »

Les aspects clés à garder en tête lorsqu'on met en place un nouveau process :

• La phase de préparation. Prenez le temps, par vous-même ou avec l'aide d'une personne experte, de vous pencher sur tous vos process, d'identifier les points de friction et de déterminer à quels endroits vous pourriez le plus bénéficier de l'automatisation ou des nouvelles technologies.
• La définition d'une feuille de route. Que vous envisagiez une introduction en bourse au cours des prochaines années ou que vous souhaitiez agrandir votre équipe, il est crucial de prioriser la stratégie et la vision à long terme pour déterminer quels problèmes la transformation numérique pourrait résoudre.
• La préparation de votre équipe. Assurez-vous que les employés disposent des bonnes ressources et puissent se consacrer à un vaste projet de transformation qui pourrait prendre un certain temps.
• Le soutien sur la durée et l'élaboration d'une stratégie d'avenir. La transformation numérique n'est pas une action ponctuelle. Il s'agit plutôt de rechercher l'amélioration constante et d'identifier d'autres aspects qui pourraient bénéficier de la technologie.

L'avenir de la finance est en évolution permanente, et la nouvelle génération de professionnels devra se concentrer sur la technologie et les opérations financières pour rester dans la course.

Ross Latta le résume parfaitement : « Les équipes Finance qui réussissent le mieux sont celles qui font preuve d'ouverture d'esprit lorsqu'il s'agit de s'améliorer et de s'adapter constamment. »