Guide pratique sur la gestion des frais de déplacement professionnel

Vos collaborateurs font souvent des déplacements professionnels ? Voici les règles à connaître sur les frais de déplacement.

Lors d’un déplacement professionnel, les dépenses réalisées par un salarié au nom de l'entreprise sont désignées sous le terme de frais de déplacement. Deux principales catégories de dépenses professionnelles sont concernées : les frais de transport et les dépenses de repas et de logement. Comme tous les frais professionnels, les frais de déplacement font l'objet d'un remboursement par l'employeur sous forme d'indemnité forfaitaire ou sur la base des frais réels. Les frais de déplacement sont exclus de la base de calcul des cotisations sociales et sont déductibles des impôts. Devenez incollable sur le sujet grâce à notre guide pratique sur la gestion des frais de déplacement professionnel.

Frais de déplacement professionnel : définition

Les frais de déplacement engagés par le salarié pour le compte de l'entreprise englobent plusieurs catégories de dépenses professionnelles. Il s'agit en particulier des frais de transport et des frais d'hébergement occasionnés dans le cadre du travail. Les frais de déplacement concernent aussi bien les voyages d'affaires longue distance (grands déplacements) que les courts trajets effectués dans le cadre professionnel (petits déplacements).

Quels types de dépenses professionnelles entrent dans les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement correspondent principalement aux dépenses du salarié liées au transport. Ces dépenses de transport exposées dans le cadre du travail couvrent l'utilisation du véhicule personnel du salarié, tout titre de transport public, les dépenses de taxi et de parking, etc. Les dépenses admises dans les frais de déplacements professionnels concernent également les frais d’hébergement et de repas. Enfin, les frais de déplacements professionnels peuvent inclure certaines dépenses rendues nécessaires par l'accomplissement de la mission (frais de communication, de fournitures, de représentation, salon professionnel, etc.).

Il y a aussi les frais de mutation professionnelle lorsqu'un salarié change de lieu de travail, que ce soit pour un transfert permanent ou temporaire. Parmis ces frais on compte:

• Frais de déménagement : transport des biens, frais de déménageurs, assurance.
• Frais de voyage : déplacements nécessaires pour préparer le déménagement.
• Frais d'installation : dépôt de garantie, achat de mobilier, frais de connexion (téléphone, internet, etc.).
• Frais de recherche de logement : déplacement et hébergement temporaire pour trouver un logement.
• Frais de double résidence : lorsque le salarié doit maintenir deux logements pendant la transition.

Pour le remboursement, il est nécessaire, évidemment, de montrer des justificatifs. Sinon l'employeur peut aussi payer un montant fixe sans besoin de justificatifs, selon des critères prédéfinis. La plupart du temps, comme de nombreux frais, ils sont exonérés de cotisations sociales, dans la limite des plafonds fixés par l'administration fiscale. Dans les mutations longues distances ou à l'étranger, l’employeur peut mettre à disposition des aides spécifiques pour couvrir des frais supplémentaires, comme les frais de transport international ou de scolarité pour les enfants.

Comment déclarer ses frais de déplacement aux impôts ?

Le montant des frais de déplacement des salariés est déductible de la déclaration d'impôt sur le revenu. Les salariés peuvent alors opter pour la déduction des frais réels ou l'abattement forfaitaire de 10 %.

Déclarer ses frais de déplacement au réel

Pour déduire le montant réel des frais de déplacement, les salariés doivent posséder tous les justificatifs de dépenses et les conserver pendant 3 ans (en cas de contrôle fiscal). Les indemnités forfaitaires versées aux salariés au titre des frais de déplacement s'ajoutent aux salaires imposables (impôt sur le revenu).

Barème kilométrique 

Nous parlons ici des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel du salarié. Le montant à déduire dépend de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule. Ce barème prend en compte les frais liés au véhicule (carburant, entretien, assurance, dépréciation, etc.).

Abattement forfaitaire de 10 %

Le salarié peut opter pour un abattement forfaitaire de 10 % sur son revenu brut pour couvrir les frais professionnels. Cet abattement est automatiquement calculé sur le salaire par l'administration fiscale.

Comment refacturer ses frais de déplacement aux clients ?

L'entreprise peut refacturer les frais de déplacement à ses clients. Si l’entreprise bénéficie de la récupération de la TVA , elle refacture au client ses frais de déplacement sur la base de leur montant hors taxe. Si l'entreprise est en franchise de TVA, elle refacture au client ses frais de déplacement sur la base de leur montant TTC.

Pour sa refacturation des frais de déplacement professionnel, l'entreprise peut opter pour un montant forfaitaire valable pour l'ensemble des clients. Elle peut également choisir de refacturer sur la base des frais kilométriques dont le barème est fixé par l'administration fiscale.

Comment calculer les frais de déplacements professionnels ?

Le calcul des frais de déplacements professionnels tient compte des dépenses de transport et des dépenses supplémentaires du salarié au titre du logement et des repas.

Frais de déplacement professionnel et calcul des dépenses de transport

Le calcul des frais de déplacement professionnel comprend les dépenses de transport suivantes :

• frais occasionnés par les déplacements professionnels avec le véhicule personnel du salarié ;
• frais de carburant liés pour se rendre sur le lieu de travail avec le véhicule personnel du salarié ;
• frais de covoiturage ;
• abonnement aux transports publics pour le trajet domicile - lieu de travail ;
• titre de transport ;
• location d'un véhicule (voiture ou vélo) ;
• frais de péage et/ou de parking.

Les frais de transport exposés par les salariés dans le cadre de leur travail font l'objet d'un remboursement. L'employeur peut opter pour une prise en charge au réel ou sous forme d’indemnités kilométriques. Ces deux modes de remboursement sont évoqués dans la suite de l'article.

Frais de déplacement professionnel : les grands déplacements et les petits déplacements

Le calcul des frais de déplacement est différent selon qu'il s'agit de dépenses engagées par le salarié en situation de grand déplacement ou de petit déplacement.

Le calcul des dépenses de logement et de repas en situation de grand déplacement

En situation de grand déplacement, les dépenses supplémentaires de repas et de logement du salarié font l'objet d'une prise en charge par l'entreprise. L'indemnité de grand déplacement varie selon la durée et la localisation du déplacement. Son calcul peut se baser sur les frais réels, les indemnités kilométriques ou sur l’indemnisation réelle et l’indemnité forfaitaire combinée.

Le grand déplacement désigne la situation dans laquelle les conditions de travail empêchent le salarié de rejoindre quotidiennement son lieu de résidence. Le grand déplacement doit répondre cumulativement aux deux critères suivants :

• le lieu de résidence et le lieu de travail sont distants de 50 km ou plus (distance par trajet) ;
• le trajet domicile - lieu de travail en transports publics dure 90 mn ou plus.

Le calcul des dépenses de repas en situation de petit déplacement

En situation de petit déplacement, les dépenses de repas et de transport du salarié font l'objet d'une prise en charge par l'entreprise. Le petit déplacement désigne la situation dans laquelle les conditions de travail empêchent le salarié de rejoindre quotidiennement son domicile pour prendre son repas. Ce régime s'applique si le salarié est en mesure de retourner chaque soir à son domicile ou son lieu de résidence habituelle. Dans le cas contraire, le salarié entre dans le régime du grand déplacement. Le remboursement des frais professionnels liés aux petits déplacements (repas et transport) peut s’effectuer sous forme d’indemnité forfaitaire (prime panier et indemnité kilométrique) ou se baser sur les frais réels.

Quel remboursement pour les frais de déplacement professionnel ?

Les frais de déplacement professionnel engagés par le salarié dans le cadre de son travail font l'objet d'une prise en charge par l'entreprise. Deux modes de remboursement des frais de déplacement professionnel sont proposés par l'employeur. Il peut s'agir du remboursement des dépenses au réel ou d'une prise en charge sous forme d’indemnité forfaitaire. Quelle que soit l'option choisie, le remboursement des frais de déplacement doit respecter certaines limites pour être exonéré de cotisations sociales.

Le remboursement des frais de déplacement professionnel

L'indemnité forfaitaire versée par l'employeur pour compenser les frais de déplacement du salarié doit respecter la limite d’exonération fixée par l'administration fiscale. En cas d'indemnité forfaitaire supérieure à cette limite d’exonération, deux situations sont envisagées.

• L’ indemnité non justifiée (absence de justificatifs) est considérée comme un complément de rémunération. Elle est réintégrée dans la base de calcul des cotisations sociales du salarié.
• L’indemnité est utilisée conformément à son objet (sur justificatifs) : la fraction excédentaire est exclue de la base de calcul des cotisations sociales.

Le remboursement des frais de déplacement professionnel sur la base des dépenses réelles

Le deuxième mode de remboursement des frais de déplacement professionnel est calculé sur la base des dépenses réelles. Dans ce cas, l'employeur rembourse à l'euro près le montant des dépenses engagé par le salarié. Le remboursement au réel n’est soumis à aucune limite d’exonération. Cependant, pour être exclues de l'assiette de cotisations sociales, les dépenses du salarié doivent être justifiées. En d’autres termes, l’employeur doit prouver que le salarié a engagé ces frais pour son travail. Des justificatifs de frais doivent être produits.

Quelles sont les limites de remboursement des frais de déplacement professionnel ?

Le remboursement des frais de déplacement versés aux salariés dans le cadre de leur travail sont exonérés de cotisations sociales dans la limite d’un montant forfaitaire fixé par l'administration fiscale.

Ce barème fiscal porte sur :

• les repas au restaurant (salarié en déplacement professionnel empêché de regagner son lieu de résidence) ;
• les repas sur le lieu de travail ;
• les repas hors des locaux de l’entreprise et hors restaurant ;
• les frais de grands déplacements ;
• les frais kilométriques (salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre du travail).

Limite de remboursement des frais de repas

La limite de remboursement des frais de repas est de :

• 7,40 euros pour l’indemnité de repas sur le lieu de travail.
• 21,10 euros pour l’indemnité de repas du salarié au restaurant.
• 10,30 euros pour l’indemnité de repas du salarié hors des locaux de l'entreprise et hors restaurant.

Limite de remboursement des frais de grands déplacements

La limite de remboursement des frais de grands déplacements varie en fonction de la destination et de la durée du déplacement.

Limite de remboursement des frais de grands déplacements en fonction de la durée du déplacement

Le remboursement des frais de grands déplacements varie en fonction de la durée du déplacement. Le montant de l’indemnité forfaitaire est fixé par jour. Ce montant subit une réduction de 15 % dès le 4e mois pour un déplacement inférieur à deux ans. La réduction est de 30 % dès le 25e mois pour un déplacement au-delà de 24 mois.

Limite du remboursement des frais de grands déplacements en fonction de la destination du déplacement

La limite de remboursement des frais de grands déplacements varie en fonction de la destination.

Limite du remboursement des frais de grands déplacements en métropole

La limite de remboursement des frais de grands déplacements en métropole est la suivante :

Par repas, pour les 3 premiers mois, 21,10 euros

Par repas, au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois, 17,90 euros

Par repas, au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois, 14,80 euros

La limite de remboursement des frais de logement et de petit déjeuner : Paris et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-St-Denis et du Val-de-Marne :

Pour les 3 premiers mois, 75,60 euros

Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois, 64,30 euros

Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois, 52,90 euros

La limite de remboursement pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner : autres départements de la métropole :

Pour les 3 premiers mois, 56,10 euros 

Au-delà du 3ème mois et jusqu'au 24ème mois, 47,70 euros

Au-delà du 24ème mois et jusqu'au 72ème mois, 39,30 euros

Bon à savoir : les montants des remboursements par l’employeur des frais de déplacements à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie. 

Limite de remboursement des frais kilométriques

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par une personne lorsqu’elle utilise son véhicule personnel pour des motifs professionnels. Il peut s’agir d’un salarié, d’un dirigeant d’entreprise relevant du régime fiscal des salariés ou d’un associé occupant une fonction officielle dans l’entreprise.

Ces frais de déplacement professionnels donnent droit à un remboursement qui peut être effectué :

• en fonction des dépenses réellement engagées (justificatifs à l’appui). En ce qui concerne les justificatifs, il faudra un relevé des trajets effectués (date, objet, lieu, et distance), une copie de la carte grise du véhicule pour indiquer la puissance fiscale, et le calcul des frais basé sur le barème kilométrique. Une note de frais détaillant l'ensemble des déplacements et montants est aussi nécessaire. Plus ces documents sont clairs et précis, plus le processus est effectué rapidement. 
  
  
• de manière forfaitaire, sous forme d’indemnités kilométriques. Cette indemnité compensatoire se base sur un barème kilométrique calculé chaque année par l’administration fiscale.

Barème des frais kilométriques : qu’est-ce que cela englobe ?

Lorsque le remboursement des frais de transport s’effectue sous forme de forfait, le calcul des indemnités kilométriques se fonde sur un barème des frais kilométriques défini annuellement par le ministère de l'Économie et des Finances. Ce barème vise à compenser :

• les frais de carburant ;
• l’usure du véhicule ;
• la dépréciation du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien du véhicule ;
• les primes d’assurance du véhicule. 

Pour les deux-roues et les cyclomoteurs, le barème des frais kilométriques prend également en compte l’achat d’équipements de protection (casque, gants, etc.).

En revanche, le barème des frais kilométriques ne prend pas en considération :

• le coût d’achat du véhicule ;
• les frais de stationnement ;
• les frais de péage.

Les frais de stationnement et de péage peuvent faire l’objet de notes de frais supplémentaires.

À noter : Les déplacements effectués en véhicule de fonction n’ouvrent pas droit au remboursement de frais kilométriques.

Quel processus pour les notes de frais? 

Pour collecter les notes de frais, quelques étapes sont nécessaire: 

• Rassembler des justificatifs : Le salarié doit toujours conserver tous les justificatifs de ses dépenses professionnelles (factures, tickets de transport, reçus de restauration, etc.).
• Remplir la note de frais : Le salarié remplit un document pour expliquer la note de frais.
• Soumettre à l'employeur : La note de frais est envoyée à l'employeur ou au service comptabilité pour vérification.
• Validation des frais : Le responsable ou le service comptabilité doit s’assurer de la conformité des frais pour les approuver.
• Remboursement : Une fois validée, l'indemnité ou le remboursement des frais est effectué.

Souvent, ce processus prend beaucoup de temps tant pour les salariés que pour l’employeur. Il arrive fréquemment que les salariés perdent leurs justificatifs de notes de frais, ce qui entraîne des retards dans le remboursement et peut causer de l'insatisfaction. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises optent aujourd'hui pour des solutions technologiques. Ces solutions modernes permettent d’automatiser entièrement le processus, de la collecte des justificatifs à la soumission de la note de frais. Grâce aux applications mobiles, les salariés peuvent prendre directement en photo leurs justificatifs, évitant ainsi de les perdre. Ces solutions numériques sont souvent intégrées aux outils de comptabilité et de gestion de l'entreprise.

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