Votre compte Pleo : des dépenses sécurisées et centralisées pour votre entreprise
Ça y est, votre compte Pleo a été vérifié. Mais comment effectuer vos premières dépenses ? La dernière étape consiste à ajouter des fonds à votre compte, en deux minutes seulement.
Cependant, avant d’entrer dans le vif du sujet, parlons d’une question qui vous préoccupe probablement.
Vous gérez l‘argent de l’entreprise. Déplacer des fonds vers une nouvelle plateforme représente une étape importante. C’est une responsabilité que nous prenons tout aussi au sérieux que vous.
Votre argent est protégé
Lorsque vous ajoutez des fonds à votre compte Pleo, cet argent n’est pas déposé sur un compte Pleo général. Il est directement transféré vers un compte sécurisé auprès de partenaires bancaires agréés, totalement distinct des fonds opérationnels de Pleo.
Pleo Financial Services est un établissement de monnaie électronique réglementé, agréé par l’Autorité de surveillance financière du Danemark (DFSA) pour ses clients en Europe et par l’Autorité de conduite financière (FCA) au Royaume-Uni. Conformément aux réglementations, votre argent doit être conservé séparément des fonds propres de Pleo à tout moment.
Chaque transaction est ensuite traitée par Pleo Financial Services, notre entité distincte agréée, qui existe spécifiquement pour gérer les paiements en toute sécurité à travers l’Europe et le Royaume-Uni.
Il s'agit du même cadre réglementaire qui régit tous les établissements de monnaie électronique agréés en Europe.
À quoi correspond exactement le compte Pleo ?
Maintenant que la question de la sécurité a été abordée, passons au fonctionnement concret du compte au quotidien.
Le compte Pleo est une réserve de fonds centralisée dans laquelle l’ensemble de votre organisation peut puiser au moment d’effectuer des achats. Chaque carte Pleo (physique ou virtuelle) est reliée à ce compte unique. Nul besoin de recharger les cartes une à une, ni de courir après les gens pour vérifier le solde de leur carte. De même, finies les paniques de dernière minute lorsque la carte d’un collaborateur est refusée à l'aéroport.
Vous fixez des limites de dépenses, votre équipe fait des achats en respectant ce cadre. L’équipe Finance dispose d’une visibilité en temps réel sur chaque transaction, au moment même où elle se produit. Vous pouvez également intégrer des garde-fous supplémentaires tels que des blocages automatisés, des contrôles, des processus de validation et même des sous-comptes.
Le compte Pleo est directement relié au compte bancaire de votre entreprise, ce qui facilite les déplacements de fonds lorsque vous en avez besoin. Mais pas d’inquiétude, aucune somme ne sera débitée automatiquement de votre compte en banque, sauf si vous en faites la demande.
Une visibilité en temps réel pour l’ensemble de votre entreprise
C’est là que les choses deviennent vraiment intéressantes pour les équipes Finance.
Puisque toutes les dépenses sont centralisées au sein d’un compte unique, chaque transaction (peu importe la carte, le collaborateur ou le département) apparaît instantanément sur votre tableau de bord Pleo. Finies les surprises en fin de mois.
En outre, vos employés n’ont plus besoin de faire des achats avec leurs cartes personnelles et d’attendre des mois avant d’obtenir un remboursement.
Sous-comptes : une meilleure allocation des ressources importantes
Vous souhaitez profiter de davantage de contrôle sur la distribution de vos fonds ? Les sous-comptes* permettent d’allouer des sommes d’argent à des équipes, projets ou types de dépenses spécifiques.
Imaginons que vous vouliez toujours payer vos abonnements SaaS en temps et en heure, même lorsque les dépenses courantes ont entamé le budget. Ou encore que vous souhaitiez allouer des fonds séparés au budget publicitaire de l’équipe marketing. Les sous-comptes sont là pour ça. Ainsi, les paiements essentiels restent protégés, quelles que soient les circonstances.
Vous pouvez même configurer une recharge automatique des sous-comptes grâce aux règles de virement. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
* Les sous-comptes et les règles de virement sont disponibles dans le cadre du pack supplémentaire de cash management.
Rechargez votre compte automatiquement grâce aux règles de virement
Il est très facile de recharger le compte Pleo manuellement. Mais pourquoi s’embêter à le faire alors que ce n’est pas nécessaire ?
Les règles de virement* vous permettent d’automatiser le moment et la manière dont les fonds sont transférés : vers votre compte Pleo principal, vers un sous-compte ou de l’un à l’autre. Vous pouvez programmer des virements hebdomadaires ou mensuels et définir un seuil de solde minimum. Ainsi, lorsque votre compte passera en dessous de ce seuil, Pleo prélèvera automatiquement le montant que vous avez renseigné sur le compte bancaire professionnel associé.
Vous pouvez également définir des conditions pour éviter que votre ou vos comptes bancaires professionnels ne se retrouvent à court de fonds. Par exemple :
- Vous choisissez la source des fonds.
- Pleo vérifie le solde du compte avant le virement.
- Si le solde est inférieur au seuil que vous avez défini, Pleo ne procédera pas au virement vers votre compte.
Une fois votre compte configuré, vous pouvez ajuster les seuils et les montants des virements à tout moment, et suspendre ou annuler les transferts quand vous le souhaitez.
* Les sous-comptes et les règles de virement sont disponibles dans le cadre du pack supplémentaire de cash management.
Des limites de dépenses pour que tout le monde soit d’accord
Disposer de fonds centralisés n’implique pas de renoncer au contrôle. Avec Pleo, vous pouvez définir des limites individuelles pour chaque titulaire de carte : plafonds mensuels, limites par transaction ou les deux.
Vous pouvez geler les cartes instantanément si quelque chose vous semble anormal et, grâce aux processus de validation basés sur des seuils, vous décidez exactement quelles dépenses doivent être approuvées. Pas besoin de la validation de votre DAF pour un déjeuner d’équipe à 30 euros… mais c’est sans doute le cas pour une facture de fournisseur d’un montant de 5 000 euros. À vous de définir les paramètres.
Vos collaborateurs peuvent consulter leurs propres limites et leur solde disponible en temps réel via l’application Pleo, pour un maximum de transparence.
Envie de vous lancer ?
La configuration du compte Pleo ne prend que quelques minutes. Rendez-vous dans la section « Recharge » de l’application web Pleo, renseignez vos coordonnées bancaires et effectuez votre premier virement.
À présent, votre entreprise peut effectuer des dépenses, et votre équipe Finance dispose enfin de la visibilité dont elle a besoin.