Inuti Pleo-kontot: Säker utgiftshantering för din verksamhet

Nu när ditt Pleo-konto är verifierat och klart, hur kommer du igång? Att föra över pengar till ditt konto är det sista steget (och det tar bara två minuter).

Men innan vi gräver djupare i hur det fungerar är det dags att prata om något du förmodligne funderar en del över.

Du har ansvar för företagets pengar. Att föra över dem till en ny plattform kan kännas som ett stort steg.Vi tar det ansvaret på lika stort allvar som du.

Dina pengar är säkra

När du för över pengar till ditt Pleo-konto hamnar de inte i ett standardkonto. Pengarna går raka vägen till ett säkerhetskonto som regleras av våra bankpartner. De hålls helt separerade från Pleos egna operativa medel.

Pleo Financial Services är ett fullt licensierat institut för elektroniska pengar (EMI), auktoriserat av den danska finansinspektionen (DFSA) för kunder i hela Europa, samt av den brittiska finansinspektionen (FCA) i Storbritannien. Enligt deras reglering måste dina pengar alltid hållas helt åtskilda från Pleos egna medel.

Varje transaktion hanteras sedan av Pleo Financial Services, vår separata licensierade enhet, som finns till just för att hantera säkra betalningar i Europa.

Det är samma regelverk som gäller för alla auktoriserade institut för elektroniska pengar i Europa.

Så, vad exakt är Pleo-kontot för något?

När vi nu gått igenom säkerhetsaspekten går vi vidare till hur kontot fungerar i vardagen.

I Pleo-kontot samlas hela organisationens pengar i en pott som används för alla inköp. Alla Pleo-kort (fysiska eller virtuella) är kopplade till samma konto. Det innebär att ni slipper fylla på enskilda kort ett i taget, jaga kollegor för att kontrollera kortsaldon eller hantera sista minuten-lösningar när någons kort nekas på flygplatsen.

Du ställer in köpgränser. Ditt team betalar med dem i åtanke. Ekonomiavdelningen får realtidsöversikt över varje transaktion. Du kan också bygga in extra säkerhetslager som automatisk spärrning, kontrollverktyg, attestflöden och underkonton.

Kontot anluter direkt till företagets bankkonto, vilket gör det enkelt att flytta pengar när det behövs. Men du behöver inte oroa dig – det dras inga pengar från bankkontot automatiskt om du inte själv väljer att aktivera det.

Realtidsöversikt över hela verksamheten

Här börjar fördelarna verkligen märkas för ekonomiavdelningar.

För alla utgifter dras från samma konto – varje transaktion, från varje kort, varje medarbetare, varje avdelning, dyker upp i översikten i Pleo så fort de äger rum. Överraskningarna vid månadsavstämningen uteblir helt.

Och dina medarbetare behöver inte längre använda privata kort och vänta i veckor på att få utlägg utbetalda.

Underkonton: öronmärk det viktigaste

Om du vill ha ännu mer kontroll över pengarna kan du använda dig av underkonton* för att allokera medel till specifika team, projekt eller utgiftstyper.

Underkonton är användbart om du till exempel vill se till att avgifterna för era SaaS-prenumerationer alltid ska kunna dras, eller om du vill ha en separat pott för marknadsteamets annonskostnader. Med underkonton skyddas affärskritiska betalningar, oavsett vad som händer i den övriga verksamheten.

Du kan till och med ställa in automatiska påfyllningar av underkonton genom att använda våra överföringsregler. Mer om det nedan.

*Underkonton och överföringsregler är en del av vårt Cash Management-tillägg.

Automatisk påfyllning med överföringsregler

Pleo-kontot är enkelt att fylla på manuellt. Men varför göra det när du kan slippa?

Med överföringsregler*kan du automatisera överföringen av pengar till ditt huvudkonto, underkonton eller mellan de två kontona. Du kan schemalägga veckovisa eller månatliga överföring och ställa in gränser för lägsta saldo, så att Pleo automatikst för över rätt belopp från ditt kopplade bankkonto när det behövs.

Du kan också ställa in "villkor" för att förebygga att kopplade bankkonton får slut på pengar. Till exempel:

1. Välj var pengarna ska hämtas ifrån
2. Pleo stämmer av kontosaldot innan överföringen görs
3. Om saldot är under nivån du har ställt in kommer Pleo inte att genomföra överföringen till kontot

När allt är igång kan du när som helst justera gränsvärden och överföringsbelopp. Du kan också pausa eller avsluta funktionen precis när ni vill.

*Underkonton och överföringsregler är en del av vårt Cash Management-tillägg.

Köpgränser som skapar tydlighet

Att samla företagets pengar på ett och samma ställe innebär inte att ni tappar kontrollen. Med Pleo kan ni sätta individuella gränser för varje kortanvändare – månadsgränser, beloppsgränser per köp eller en kombination av båda.

Du kan frysa kort direkt om något verkar avvika, och med beloppsbaserade attestflöden bestämmer du själv vilka utgifter som kräver godkännande. En teamlunch för 400 kronor kanske inte behöver CFO:ns godkännande, men en leverantörsfaktura på 50 000 kronor kanske behöver ett par extra ögon på sig. Du avgör själv var gränserna ska gå.

Medarbetarna kan se sina egna köpgränser och tillgängliga saldon i realtid direkt i Pleo-appen.

Redo att komma i gång?

Det tar bara några minuter att få igång Pleo-kontot. Gå till överföringssidan i Pleos webbapp, lägg till dina bankuppgifter och gör din första transaktion.

Ditt konto är nu redo att göra inköp och ekonomiavdelningen får äntligen insynen de längtat efter.