DAF en PME : pourquoi et comment participer à la planification stratégique ?

Du fait de son positionnement, le DAF de PME est la personne idéale pour accompagner les dirigeants dans la planification stratégique. Découvrez pourquoi il possède beaucoup d’atouts en tant que business partner pour prendre une part active dans un tel processus. Inspirez-vous également des étapes que nous proposons pour bâtir un plan stratégique, le diffuser et suivre la réalisation des objectifs définis.

1 - Planification stratégique en PME : de quoi parle-t-on ?

L’origine de ce concept remonte au début du siècle dernier quand Peter Drucker, consultant en management d’entreprise utilise la notion de strategic planning. 

1.1 - Définition de la planification stratégique

C’est aujourd’hui le processus global qui consiste à décider des orientations stratégiques générales de l’entreprise afin d’en assurer la croissance et la pérennité. La planification stratégique se décline ensuite en planifications opérationnelles dans tous les départements ou services de l’entreprise. C’est un mode de réflexion et de fixation coordonnée des objectifs entre les dirigeants et les managers.

1.2 - Différence entre business plan et plan stratégique

La différence peut sembler parfois ténue. Le business plan comprend généralement une étape de planification stratégique, la définition de la roadmap à suivre. Les premières parties du business plan comportent en effet une étude de marché, de l’environnement ainsi que de la situation interne à l’entreprise. C’est une analyse du type SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces). Elle sert à élaborer la stratégie générale et les plans d’action à mettre en œuvre.

L’objectif du business plan consiste à vérifier la faisabilité d’un projet, à démontrer son retour sur investissement ainsi que la cohérence des financements prévus. Il se destine principalement aux pourvoyeurs de fonds, les actionnaires, investisseurs et banquiers. Le plan stratégique vise, lui, à piloter l’interne de l’entreprise en fixant des objectifs à atteindre aux équipes. Il aide à améliorer la capacité de la structure à agir. C’est un outil de management.

1.3 - Quand réaliser une planification stratégique ?

Généralement, le bon timing pour construire un plan stratégique, c’est tous les 3 à 5 ans. Il apporte une vision à moyen terme de là où va la société. Il se bâtit donc tout au long de la vie de l’entreprise. Le fait de reprendre l’exercice périodiquement permet aussi de réajuster la stratégie de développement ou les priorités, en fonction des changements intervenus, des ressources financières, des résultats ou de l’environnement.

2 - Le DAF, un business partner des dirigeants au cœur de la réflexion stratégique

Réelle tour de contrôle, la direction financière d’une PME occupe une place idéale pour disposer d’une vision globale du fonctionnement de l’entreprise. Avec une mission menée au plus près des dirigeants, le DAF se positionne tout naturellement comme business partner. À lui d’exploiter au mieux cet atout pour prendre part au processus de planification stratégique. 

2.1 - Une vision globale et une maîtrise des activités, des flux et des processus de l’entreprise

Qui mieux que le DAF ou CFO connaît l’ensemble des rouages de la société ? Pour réaliser un reporting financier efficace, il s’investit dans la compréhension des activités et la mise sous contrôle des indicateurs clés. En PME, c’est aussi le garant de la définition et du suivi du contrôle interne ainsi que du pilotage des risques. À ce titre, il présente une maîtrise du fonctionnement global de l’entreprise souvent inégalée.

2.2 - Le DAF, un copilote des dirigeants pour une visibilité et un contrôle de la performance

Grâce à sa connaissance de l’entreprise et de ses activités, il contribue à une gestion financière performante. Il aide la direction générale à prendre des décisions éclairées sur la base des tableaux de bord opérationnels comme du reporting financier. Il met en place les procédures et les outils afin de maximiser la visibilité et le contrôle. C’est en quelque sorte le copilote qui facilite le processus de décision pour les dirigeants et associés.

2.3 - Une approche globale et financière qui facilite la réflexion stratégique pour chaque domaine dans l’entreprise

Ce mode d’organisation métier du DAF lui permet de se positionner près des dirigeants pour analyser les facteurs qui influent sur les choix stratégiques. Par son approche globale, la planification stratégique exige en effet cette prise de recul sur la situation de l’entreprise et de son environnement.

En outre, habitué à mener le processus budgétaire au sein de la PME, le DAF sait déployer les actions indispensables à l’élaboration de chaque budget dans chaque service. Pour le pilotage stratégique, il applique les mêmes méthodes. Il décline le plan global par direction opérationnelle, dans le cadre d’une démarche bien structurée au niveau du CODIR.

3 - Savoir établir un plan stratégique par étape

Le succès d’une planification stratégique réussie réside notamment dans son organisation et dans l’implication de toutes les parties prenantes de l’entreprise. Ce processus de réflexion stratégique consiste essentiellement à faciliter les décisions et à fixer les objectifs. Aussi, parmi les étapes à suivre, n'oubliez pas l'axe communication.

3.1 - Situation actuelle de l’entreprise : état des lieux grâce à une analyse SWOT

Commencez par partir de l’existant, dans et hors de l’entreprise. Procédez à une analyse complète avec une matrice SWOT afin d’identifier :

• en interne (clients, produits, situation financière, ressources humaines et outil de travail) : les forces (Strenghts) et les faiblesses (Weaknesses) ;
• en externe (marché, concurrence, environnement légal ou réglementaire) : les opportunités (Opportunities) et les menaces (Threats).

3.2 - Définition des objectifs en fonction de la stratégie de croissance

Ce travail d’analyse du type SWOT apporte rapidement une vision claire de la situation de l’entreprise et permet de dégager les axes de progrès et les stratégies de croissance à favoriser. C’est important à ce stade de prioriser les objectifs et de s’assurer qu’ils restent conformes au business model et aux valeurs de la société.

Pour décliner les objectifs généraux par service ou département, deux méthodes existent, l’une plus directive et l’autre plus participative :

• planification top-down : la direction générale fixe les orientations pour chaque manager ;
• planification bottom-up : les managers proposent des objectifs précis à la direction pour leur propre périmètre.

Idéalement, essayez de mixer les deux méthodes afin d’associer au maximum les managers à la réflexion. La direction générale fixe les objectifs généraux en top-down. Puis, elle demande aux responsables de réfléchir à des objectifs individuels en mode bottom-up. Ceux-ci font l’objet de négociations. Le DAF se porte garant de la mesurabilité effective de ces objectifs. Il veille au principe SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel).

3.3 - Construction des plans d’action pour déployer les axes stratégiques retenus

Chaque objectif défini dans le cadre d’une planification stratégique doit se compléter par des moyens et des actions pour l’atteindre. C’est la feuille de route ou roadmap. Elle aide à visualiser où vont les entreprises et comment. Chaque tâche prévue dans ces plans d’action présente une échéance et un responsable. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour disposer d’une vision globale du plan stratégique, action par action.

3.4 - Organisation de la communication autour de la stratégie d’entreprise

En tant que DAF, vous participez aussi activement à la diffusion des données du plan stratégique qui peuvent être communiquées dans les équipes. C’est souvent le moment d’expliquer les grandes lignes du plan et de diffuser les indicateurs clés retenus pour mesurer l’atteinte des objectifs.

Cette communication est importante pour trois raisons :

• Les salariés sont en quête de sens dans leur travail et leur exposer la vision stratégique participe à donner ce sens.
• C’est une manière d’apporter du feed-back aux équipes qui ont collaboré en mode bottom-up et fait preuve d’initiatives dans les projets.
• Les rémunérations variables, individuelles comme collectives, s’appuient généralement sur des objectifs fixés en toute cohérence avec ceux du plan stratégique.

3.5 - Pilotage du projet stratégique et surveillance des objectifs équipe par équipe

Enfin, la dernière étape d’un processus de planification stratégique consiste à mettre sous contrôle effectif l’avancement des plans d’action. C’est naturellement au DAF qu’il incombe de mesurer l’atteinte des objectifs globaux comme déclinés par service.

3.5.1 - Les indicateurs clés et les tableaux de bord

L’entreprise a défini les objectifs dans le cadre de la planification stratégique. Le DAF a veillé tout au long du processus à ne retenir que ceux du type SMART. C’est généralement le contrôle de gestion qui construit le ou les tableaux de bord avec les indicateurs de performance adéquats. Il mesure ainsi périodiquement l’avancement des projets et les résultats obtenus. Il s’appuie tant sur les données opérationnelles que financières.

3.5.2 - Le data management et les outils de reporting

Pour vous faciliter la tâche, assurez-vous de disposer de données sécurisées et de qualité. C’est aussi généralement à vous qu’il revient en PME de prendre en charge conjointement avec la DSI, le data management. Équipez-vous d’un outil de business intelligence ou d’applications qui proposent nativement du reporting comme Pleo. Vous simplifiez le travail de vos équipes en termes de contrôle de gestion et d’élaboration des tableaux de bord. Vous améliorez également la visibilité indispensable à votre fonction.

La planification stratégique exige de l’organisation, de la méthode et une vision globale du fonctionnement des entreprises. Les DAF de PME sont, par définition, multi-casquettes. En ajoutant cette mission à leur arc, ils épaulent encore plus les dirigeants. Parmi les facteurs de succès, nous leur recommandons de porter une attention particulière à la mesure des objectifs. En adoptant les bons outils, ils simplifient le travail de leur équipe et gagnent du temps. Pleo leur propose ainsi une solution complète pour la gestion des dépenses professionnelles, y compris leur suivi et leur contrôle à travers des reportings intégrés. Inscrivez-vous pour une démonstration en ligne de notre plateforme !