Hoeveel paar ogen hebben jouw uitgaven nodig?

Het bijhouden van uitgaven is voor financiële teams een grote uitdaging. Zeker omdat bepaalde uitgaven extra aandacht nodig hebben of maatwerk behoeven. Om grote en belangrijke betalingen binnen je bedrijf te verantwoorden, is het belangrijk dat deze goed in het oog worden gehouden. Liefst door meerdere stakeholders binnen je organisatie.

Pleo kan je hierbij helpen en we leggen je graag uit hoe we dat doen.

Dat is waar de uitgavencontroles van Pleo om de hoek komen kijken

Pleo helpt je om ervoor te zorgen dat geen enkele uitgave onopgemerkt blijft. Zo weet je zeker dat elke uitgave netjes binnen je bedrijfsbeleid valt. Hieronder vind je enkele adviezen die het beheer van je uitgaven efficiënter maken.

Drempels

Door drempels in te stellen voor bepaalde uitgaven, krijg je meer controle over je financiën. Je kunt bijvoorbeeld onkostengoedkeuringen aanpassen op basis van de hoogte van het bedrag.

Zo kun je ervoor kiezen om uitgaven van meer dan € 1.000,- rechtstreeks door je CFO te laten beoordelen. Alles onder dit bedrag kan worden opgepakt door de Finance Manager. Hierdoor werk je een stuk efficiënter en bespaart de CFO een hoop tijd. Ook is de taakverdeling een stuk beter en ontstaat er geen verwarring of dubbel werk.

Goedkeuringen op meerdere niveaus

Goedkeuringen op meerdere niveaus helpen je om je financieel beheer veilig en efficiënt uit te voeren. Bij Pleo maken we daarom onderscheid tussen de zogenaamde Team Review en de Company Review.

1. Met Team Review kun je een reviewer toewijzen om de onkosten van een teamlid goed te keuren. Je kunt bijvoorbeeld de Chief People Officer vragen om de ontvangsten van het HR-team goed te keuren, of de CEO om de onkosten van de C-suite te controleren.
   
2. Company Review is een beoordelingsstap die specifiek is bedoeld voor het financiële team zelf. Het doel: bedrijfsbrede uitgaven goedkeuren. Een uitgave wordt in zo’n geval niet alleen beoordeeld door de team reviewer zelf, maar ook door de financiële afdeling.
   

Tijdelijke bestedingslimieten

Tijdelijke bestedingslimieten zijn nieuw in Pleo. Deze functie stelt beheerders in staat om tijdelijke wijzigingen aan te brengen in de bestedingslimiet van een gebruiker. Dit is vooral handig voor eenmalige aankopen die boven het reguliere budget van de gebruiker uitstijgen.

Stel dat een lid van je verkoopteam een vliegticket wil kopen die € 170,- kost, maar de bestedingslimiet van hun kaart is slechts € 100,-, dan kun je een tijdelijke bestedingslimiet instellen, zodat de gebruiker meer kan uitgeven dan normaal. Nadat de vlucht is aangekocht, wordt de bestedingslimiet weer teruggedraaid.

Dit werkt voor zowel maandelijkse bestedingslimieten als per aankoopbestedingslimiet. Dus als de verkoper diezelfde vlucht moet boeken, maar hij heeft al € 450,- van zijn maandelijkse limiet van € 500,- uitgegeven, geen probleem - de beheerder hoeft alleen de limiet tijdelijk te wijzigen.

Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop Pleo jou helpt om je uitgaven efficiënter te beheren. Wil je nog meer inzicht krijgen in je zakelijke uitgaven? Lees dan meer over Pleo's uitgavenbeheer en ontdek waarom klanten hier dol op zijn.