4 redenen waarom CFO’s profiteren van het digitaliseren van uitgaven

Het maken van kosten is een noodzakelijk kwaad voor alle bedrijven. Maar voorkom je dat dit voor CFO’s en financiële teams tot tijdverspilling leidt? En hoe bied je medewerkers binnen je organisatie de verantwoordelijkheid om creatief met hun budget om te gaan?

In een recent webinar van Pleo spraken Anita Szarek (CFO van PLEO) en Jessica Zwaan (COO bij Whereby) over hoe het digitaliseren van uitgaven CFO’s meer tijd geeft om zich op het grote plaatje van de organisatie te focussen. Flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid staan daarbij voorop.

Heb je het webinar zelf niet gevolgd? No worries. Je vindt hieronder de vier belangrijkste take-aways voor CFO’s en hun teamleden.👇

1. Operationele rollen verschuiven van een administratieve naar een strategische focus

COO Jessica Zwaan merkt dat de operationele rollen vroeger vooral administratief waren, maar dat die door de jaren heen strategischer worden. Ze beschouwt dit als de grootste vooruitgang die ze in haar carrière heeft zien plaatsvinden. Operationeel personeel oefent steeds meer invloed uit op de commerciële activiteiten binnen het bedrijf en dat leidt tot innovatie.

“Deze nieuwe verwachtingen vereisen een frisse mentaliteit,” aldus CFO Anita Szarek. “De rol van de CFO verschuift steeds meer naar dat van strategische zakenpartner van de CEO.”

Om te groeien in deze rol, ben je er als CFO bij gebaat om je onkostenprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Dit levert je meer tijd om om strategische taken op je te nemen. Bovendien voorkom je hiermee dat je in zeven sloten tegelijk loopt en je nergens écht op kunt focussen. Keep it simple, is het devies. 💡

Met de software van Pleo automatiseer je een groot deel van je financiële taken. Je krijgt realtime inzicht in kosten, investeringen en declaraties en ziet in een oogopslag wat er goed gaat en wat er beter kan. Ook bied je je personeel de vrijheid om zakelijke uitgaven te verrichten met hun eigen zakelijke betaalkaart. Bonnen en betaalbewijzen bewaren is niet langer nodig en je werknemers hoeven geen uitgaven meer voor te schieten.

Als CFO bespaar je hier een hoop tijd mee. Beleid en controle worden minder belangrijk en er komt eindelijk ruimte vrij om te innoveren en op strategisch niveau mee te denken over de ontwikkeling van de organisatie.

2. Accountability onder het personeel is de beste vorm van controle

Het automatiseren van financiën brengt ook de nodige vragen met zich mee. Want als CFO’s zich steeds meer bezighouden met strategische zaken, wie is er dan nog verantwoordelijk voor beleid en controle?

Jessica Zwaan van Whereby legt tijdens het webinar uit hoe haar bedrijf het instellen van controles benadert als het gaat om bedrijfsuitgaven. “Door werknemers zelf de verantwoordelijkheid te geven over hun zakelijke uitgaven, voelen ze zich volwassen,” aldus Jessica.

Omdat de werknemers van Jessica 100% remote werken, is Whereby het ideale bedrijf om hiermee te experimenteren. Haar medewerkers zijn al een hoge mate van zelfstandigheid gewend en kunnen die verantwoordelijkheid prima dragen.

Volgens Jessica zijn er twee woorden die hierin de sleutel vormen: verantwoordelijk en autonomie. Niet alleen vanuit een waardenstandpunt, maar ook vanuit het vermogen om dingen voor elkaar te krijgen. Hoe meer eigenaarschap je je werknemers biedt, hoe meer ze zelf hun verantwoordelijkheid nemen.

“Bij Whereby is verantwoording afleggen de nieuw vorm van controle. We laten werknemers doelbewust in hun eigen kracht opereren. Dat betekent dat ze zelf de verantwoordelijkheid dragen om intelligente beslissingen te nemen. Lukt dat niet? Dan gaan we naderhand met hen in gesprek om te ontdekken wat er mis ging. Hierdoor creëren we een positieve gedragsverandering onder het personeel.” 💪

Het digitaliseren van bedrijfsuitgaven via Pleo speelt daarin een belangrijke rol. Dat komt omdat Pleo bedrijven in staat stelt om hun zakelijke uitgaven en de bijbehorende verantwoordelijkheden te digitaliseren en inzichtelijk te maken. 

“Het digitaliseren van uitgaven zorgt voor meer flexibiliteit en betere besluitvorming,” aldus Jessica. “Het verdeelt ook de macht binnen de organisatie. Dit leidt tot meer gelijkheid en beter gestroomlijnde bedrijfsprocessen.”

3. Eigen verantwoordelijkheid leidt tot een creatieve bedrijfscultuur

Volgens Anita Szarek biedt de software van Pleo haar personeel de kans om creatief te zijn met budgetten en deze op de juiste manier in te zetten. Ze kunnen zelf bepalen wanneer zuinigheid geboden is en wanneer een grote uitgave moet worden gemaakt.

“Door strikte bestedingslimieten in te stellen en beleid te maken over wat je wel en niet mag uitgeven, verstik je de creativiteit en flexibiliteit binnen je bedrijf.” 

Hierdoor voelen werknemers zich niet gestimuleerd om naar slimme en creatieve manieren te zoeken om hun budgetten te besteden. Dit gaat ten koste van de innovatie binnen je bedrijf.

Het initiatief om werknemers de vrijheid te bieden om creatief met hun budgetten om te gaan, staat binnen het bedrijf bekend als #HealthyPleo. Mensen worden hierdoor actief betrokken bij de bedrijfsuitgaven en zijn zich bewust van de impact die ze hierop hebben.

Dit neemt natuurlijk niet weg dat controle over deze uitgaven essentieel is. Als CFO wil je immers niet dat er onverstandige of frauduleuze uitgaven worden gedaan. Het volledig dichttimmeren van het uitgavenbeleid is hiervoor echter niet nodig.

4. Vertrouwen wordt altijd terugbetaald

Een ander voordeel van het digitaliseren van je zakelijke uitgaven, is dat het frustratie en stress voorkomt onder je teamleden. Vooral op het gebied van declaraties is dit het geval.

Dat dit tot stress en frustratie leidt, is niet meer dan logisch. Werknemers voelen zich verongelijkt, zeker nu de kosten van levensonderhoud steeds hoger worden. Het probleem is dat veel werknemers niet durven te vragen om hun geld - bang dat ze overkomen als een zeurpiet. Ze wachten daardoor af tot ze het geld teruggestort krijgen, maar dat kan lang duren.

Door Pleo te gebruiken is dit probleem voor eens en voor altijd opgelost. Je werknemers hoeven geen zakelijke uitgaven meer voor te schieten, krijgen hun eigen Pleo-betaalkaart en krijgen het vertrouwen om hun vooraf vastgestelde budgetten naar eigen inzicht uit te geven. Je laat hiermee zien dat je je werknemers vertrouwt en dat je op hen rekent.

Dat vertrouwen wordt uiteindelijk altijd terugbetaald. Onder je huidige werknemers, maar ook onder werkzoekenden die bij je bedrijf aankloppen. Zeker voor financiële medewerkers is het aantrekkelijk om voor een organisatie te werken waar de bedrijfsuitgaven volledig zijn gedigitaliseerd.

Kies voor verandering, kies voor Pleo

Verandering is de enige constante factor. Dat geldt voor vrijwel elk bedrijf. Ook CFO’s krijgen hier onvermijdelijk mee te maken. Je groeit mee met de ontwikkelingen in de markt en ziet je takenpakket mee evolueren. Waar je vroeger vooral tijd kwijt was aan het uitvoeren van strikte controles rondom budgetten en beleid, groei je nu steeds meer uit tot copiloot van de CEO.

Wil je deze verschuiving zo soepel mogelijk laten verlopen? En wil je je werknemers het vertrouwen geven dat ze verdienen? Begin dan vandaag nog met het digitaliseren van je uitgaven en boek een gratis demo om Pleo te leren kennen.