Pleo Hero: Damian Kozak, Fangage

Damian Kozak is CEO van de Amsterdamse start-up Fangage. Fangage werd opgericht in 2016 en stelt makers en artiesten in staat om hun eigen fanplatform te bouwen, lucratieve verdienmodellen te creëren en de interactie met hun fans te vergroten. 

Veel grote namen maken al gebruik van dit platform, waaronder Fred van Leer, Koen Weijland en Future House Music.

Damian en zijn team maken al enige tijd gebruik van Pleo om hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen. In dit interview vertelt hij ons meer over zijn ervaringen.

Welke rol speelt Pleo binnen jullie bedrijf?

We zijn een start-up met zo’n tien werknemers. We timmeren druk aan de weg om de organisatie zo goed mogelijk te structureren. Tegelijkertijd willen we werknemers vrijlaten om hun eigen keuzes te maken. Dankzij Pleo kunnen werknemers hun eigen zakelijke uitgaven regelen, zonder tussenkomst van managers of financiële teams. 

Die zelfstandigheid zorgt ervoor dat werknemers extra verantwoordelijk omgaan met hun zakelijke uitgaven. Ze zijn zich beter bewust van de kosten en denken kritischer na over welke transacties ze doen. 

De zelfstandigheid die Pleo ons team biedt, ligt perfect in lijn met wat Fangage richting werknemers wil uitstralen. Dit maakt de samenwerking tot een goede match.

Nog niet iedereen in ons team heeft een Pleo-kaart, omdat we Pleo eerst op iets kleinere schaal wilden uittesten. We hebben wel één kaart binnen elke afdeling. Voor nu is dat voldoende, omdat we een kleine organisatie zijn.

Voor welke zakelijke uitgaven maak je gebruik van Pleo?

We gebruiken Pleo voor het betalen van abonnementskosten voor software en tools, het bekostigen marketingcampagnes op LinkedIn, Facebook en Instagram, en het betalen van reiskosten, lunches en soortgelijke zakelijke uitgaven.

Op dit moment verwerken we declaraties nog via ons loonadministratie-systeem, maar we willen ook daarmee graag overstappen op Pleo. Werknemers die een zakelijke uitgave voorschieten, worden dan binnen 24 uur terugbetaald, in plaats van eenmaal per maand.

Hoe bespaart Pleo jullie organisatie tijd en geld?

Pleo bespaart ons per maand tot wel twee werkdagen aan handmatige arbeid. Financiële uitgaven hoeven niet langer handmatig verwerkt of goedgekeurd te worden. Werknemers managen zelf hun zakelijke uitgaven en gaan daar heel verantwoordelijk mee om.

Voordat we met Pleo startten, maakten we gebruik van een creditcard, waardoor ik elke maand een uitgavenoverzicht kreeg van mijn accountant. Daar stonden dan alle abonnementen en uitgaven in. Ik moest vervolgens handmatig alle facturen en betaalbewijzen verzamelen. Dat kostte enorm veel tijd.

Nu we Pleo gebruiken, kunnen werknemers na een transactie meteen het bonnetje in de Pleo-app uploaden en aan de juiste categorie koppelen. Op dit moment verwerkt de accountant deze betalingen nog handmatig, maar binnenkort beschikken we over een Exact Online-integratie, waardoor ook dit proces wordt geautomatiseerd.

Hoe lang duurde het om Pleo te implementeren binnen je bedrijf?

Met het inrichten van de Pleo-app en het aanvragen van betaalkaarten, was ik ongeveer vier uren bezig. In een middagje was alles geregeld en konden we aan de slag.

Hoe zou je Pleo omschrijven in een paar woorden?

Pleo maakt ons team sterker. Dankzij Pleo krijgen onze werknemers meer zelfstandigheid en meer verantwoordelijkheden. Dat is voor mij het belangrijkste voordeel.

Zou je ons aanbevelen aan een ander bedrijf?

Absoluut! Ik beval Pleo recent nog aan bij een webdeveloper in Enschede. Ik heb hen uitgelegd dat ze met Pleo veel tijd besparen, meer inzicht krijgen in hun financiën en dat ze werknemers meer zelfstandigheid kunnen bieden.