Skip naar content

Alleen tot 31 januari: schrijf je in voor een jaarabonnement om in heel 2023 cashback te ontvangen. Meer informatie

Op zoek naar pleo.io?

Boek een demo
Persoon met bril op kijkt naar laptop

Tools & Tips

Thuiswerkvergoeding: dit moet je weten

Dankzij de thuiswerkvergoeding 2022/23 worden werknemers die thuiswerken gecompenseerd voor de kosten die ze maken. Het uitkeren van een thuiswerkvergoeding is belastingvrij, maar als werkgever ben je niet verplicht om hier gebruik van te maken.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

De thuiswerkvergoeding 2022 is een onbelaste vergoeding om werknemers financieel te ondersteunen tijdens het thuiswerken. Dankzij de thuiswerkvergoeding worden de kosten die werknemers maken, voor een deel vergoed. Denk daarbij aan gas, water, elektriciteit, koffie en thee.

Omdat steeds meer mensen sinds de coronacrisis thuiswerken, besloot het kabinet op 1 januari 2022 de thuiswerkvergoeding in het leven te roepen. Deze vergoeding is bedoeld voor de lange termijn, want ook na de coronacrisis neemt het aantal thuiswerkers structureel toe. 

Uit onderzoek van de werkgeversvereniging AWVN blijkt dat maar liefst 60% van de werkgevers vindt dat twee dagen per week thuiswerken een mooie norm is voor hun bedrijf.

Voordat de thuiswerkvergoeding werd ingesteld, bestond er al een vergoeding voor het aanschaffen van een inrichting voor een thuiskantoor. Hierdoor konden werknemers een financiële en belastingvrije compensatie ontvangen voor het kopen van een bureaustoel, laptop, telefoon en andere kantooraccessoires.

Hoe hoog is de vergoeding voor thuiswerk?

De onbelaste thuiswerkvergoeding voor werknemers ligt op dit moment op maximaal 2 euro per dag. Dit bedrag is gebaseerd op een Nibud-onderzoek naar thuiswerkkosten en -vergoedingen. Aan de thuiswerkvergoeding zijn de volgende regels verbonden:

  • Per dag is 2 euro de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding per werknemer.
  • Omdat de vergoeding belastingvrij is, wordt hier geen loonbelasting over berekend.
  • Ondanks de thuiswerkvergoeding blijft de onbelaste reiskostenvergoeding gewoon geldig.

Als werkgever mag je ervoor kiezen een thuiswerkvergoeding uit te keren die hoger ligt dan 2 euro per dag. In zo’n geval geldt wel dat elke vergoeding boven de 2 euro niet langer belastingvrij is. De extra vergoeding wordt dan gezien als loon en daar moet loonheffing over worden betaald.

Hoe hoog wordt de thuiswerkvergoeding in 2023?

Op Prinsjesdag werd bekendgemaakt dat de thuiswerkvergoeding in 2023 omhoog gaat naar 2.13 euro per dag. Deze verhoging is gebaseerd op cijfers die het Nibud in maart 2022 publiceerde.

Op deze verhoging is wel de nodige kritiek gekomen. De vakbond FNV vindt deze stijging bijvoorbeeld te gering en pleit voor een thuiswerkvergoeding van 6 euro per dag. FNV is van mening dat een thuiswerkvergoeding van rond de 2 euro geen realistisch bedrag is om de gemaakte kosten voor thuiswerken te dekken. Zeker nu de inflatie hoog is en het leven een stuk duurder is geworden.

Voor nu geldt echter dat de thuiswerkvergoeding in 2023 op 2.13 euro komt te liggen.

Hoe hoog was de thuiswerkvergoeding vóór 2022?

De thuiswerkvergoeding is op 1 januari 2022 in het leven geroepen omdat steeds meer mensen thuis werkten vanwege corona. In het jaar 2021 en de jaren daarvoor ontvingen werknemers geen onbelaste vergoeding voor thuiswerken. Deze wet bestond toen nog niet.

Wat zijn de regels voor thuiswerken?

Als werkgever mag je je personeel niet verplichten om thuis te werken. Wel mag je dit stimuleren, bijvoorbeeld door een thuiswerkvergoeding aan te bieden of werknemers financieel te ondersteunen bij de aankoop van een bureaustoel en computer.

Wanneer werknemers structureel thuiswerken, kun je als werkgever het beste een thuiswerkovereenkomst opstellen. Hierin leg je afspraken vast over arbeidsuren, bereikbaarheid, het gebruik van middelen en apparatuur en de thuiswerkvergoeding zelf.

Thuiswerkvergoeding bij verlof, vakantie of ziekte

Wanneer je verlof hebt, met vakantie bent of ziekgemeld staat, heb je geen recht op een thuiswerkvergoeding. Werk je een dag deels thuis en ben je deels afwezig vanwege verlof, vakantie of ziekte? Dan maak je wel aanspraak op thuiswerkvergoeding.

Hoe declareer je de thuiswerkvergoeding?

Om je thuiswerkvergoeding te declareren, maak je sinds november 2022 gebruik van het P-Direktportaal. Je kunt de volgende stappen zetten om de declaratie te voltooien:

  1. Open het P-Direktportaal
  2. Ga naar Financiën en salaris
  3. Ga naar Hybride werken
  4. Ga naar Vergoeding bij hybride werken

Je kunt vervolgens eenmaal per maand aangeven op welke dagen je deels of geheel thuis hebt gewerkt. Let er goed op dat je de declaratie uiterlijk drie maanden aandient na de maand dat je hebt thuis gewerkt. Doe je dit niet, dan komt de vergoeding te vervallen.

Is de vergoeding voor thuiswerken verplicht?

Als werkgever ben je niet verplicht om een thuiswerkvergoeding uit te keren aan je personeel. Volgens de wet mag je dit helemaal zelf bepalen. De meeste ondernemers kiezen ervoor om deze vergoeding alsnog uit te keren als teken van goed werkgeverschap. Werknemers zijn er enorm mee geholpen en omdat de vergoeding belastingvrij is en van de winst kan worden afgetrokken, levert dit ook voor het bedrijf zelf de nodige voordelen op.

Een ander voordeel van de thuiswerkvergoeding, is dat het verloop binnen de organisatie wordt teruggedrongen. Door werknemers te compenseren voor hun zakelijke uitgaven tijdens het thuiswerken, lever je een belangrijke bijdrage aan hun werkgeluk.

Hoewel de thuiswerkvergoeding niet verplicht is volgens de wet, zijn hier in cao’s en arbeidsovereenkomsten vaak afspraken over gemaakt. Het kan dus zo zijn dat je vanuit de cao alsnog verplicht bent een vergoeding voor thuiswerken uit te keren aan je personeel.

Kiezen tussen thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding

Wanneer een werknemer op één werkdag zowel thuiswerkt als kantoor verblijft, is het niet mogelijk om zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding te ontvangen. In zo’n geval moeten de werkgever en werknemer samen kiezen welke vergoeding er van toepassing is. 

Welke keuze je maakt, is gelukkig geen rocket science. 🚀

Wanneer de reiskostenvergoeding op basis van het woon-werkverkeer hoger ligt dan de thuiswerkvergoeding, is de reiskostenvergoeding altijd de beste keuze.

Om je een goed beeld te geven van hoe thuiswerkvergoeding werkt, vind je hieronder twee voorbeelden.

Voorbeeld 1

Hans werkt fulltime, vijf dagen per week. In januari reist hij twee dagen per week met zijn eigen auto naar kantoor. De andere dagen werkt hij vanuit huis. In februari declareert hij de reiskosten over januari via het P-Direktportaal. Voor de dagen dat hij thuis werkte, vraagt hij via datzelfde portaal zijn thuiswerkvergoeding aan.

Voorbeeld 2

In februari werkt Hans tien dagen op kantoor. Daarnaast werkt hij nog vijf dagen deels op kantoor en deels thuis. Alle overige werkdagen die maand werkt Hans ook gewoon thuis. In maart declareert hij zijn reiskosten over februari in het P-Direktportaal. Dit gaat om reiskosten voor vijftien dagen. Voor de overige dagen waarop Hans vanuit huis werkte, vraagt hij via het P-Direktportaal een thuiswerkvergoeding aan.

Waar kun je de thuiswerkvergoeding onderbrengen?

Wanneer je een thuiswerkvergoeding aan je werknemers uitkeert, kun je deze op twee manieren onderbrengen. Je kunt ervoor kiezen de vergoeding onder te brengen in de vrije ruimte of in de gerichte vrijstellingen. Hieronder lees je hoe dat zit.

1. Vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte

Je kunt de thuiswerkvergoeding aan werknemers onderbrengen in de zogenaamde vrije ruimte. Jaarlijks mag je 1.7% van je totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) inzetten voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen.

Valt je fiscale loonsom hoger uit dan 400.000 euro? Dan ligt de vrije ruimte voor het resterende bedrag op 1.2%. Om de thuiswerkvergoeding in de vrije ruimte onder te brengen, moet je deze aanmerken als eindheffingsloon. Hiermee voorkom je dat je alsnog loonbelasting over dit bedrag betaalt. 💵

Houd er rekening mee dat de vergoeding voor thuiswerken alleen belastingvrij mag uitkeren, wanneer je voldoende vrije ruimte over hebt.

2. Vergoeding onderbrengen als gerichte vrijstelling

Heb je onvoldoende vrije ruimte over voor de thuiswerkvergoeding? Dan kan de vergoeding ook worden ondergebracht als gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling (WKR)

Onder gerichte vrijstellingen vallen alle zaken die je als werkgever onbelast mag vergoeden. Denk daarbij aan zaken zoals de reiskostenvergoeding en de maaltijdvergoeding. Over deze gerichte vrijstellingen hoef je van de Belastingdienst geen loonheffing te betalen.

Thuiswerkvergoeding bijhouden in de administratie

Werkgevers en werknemers mogen onderling beslissen hoe de thuiswerkvergoeding wordt ingezet. Vaak wordt er per maand een vast aantal thuiswerkdagen afgesproken en kan de werknemer zelf kiezen op welke dagen die hier gebruik van maakt.

Voor werkgevers is dit heel voordelig. Door een vast aantal thuiswerkdagen per maand af te spreken, weet je precies hoeveel vergoeding je per maand moet uitkeren, ongeacht wanneer de werknemer deze thuiswerkdagen inzet. Het is hierdoor niet nodig om dagelijks te berekenen hoeveel vergoeding je thuiswerkers ontvangen.

En er is nog een voordeel. Het aanpassen van de vaste thuiswerkvergoeding is namelijk alleen nodig wanneer de werknemer vaker thuiswerkt of juist vaker naar kantoor komt. Dit is in veel opzichten vergelijkbaar met de vaste reiskostenvergoeding.

De software van Pleo helpt je op weg

Wil je zeker weten dat je geen fouten maakt tijdens het registreren van thuiswerkdagen en bijbehorende vergoedingen? Dan neemt de software van Pleo je een hoop werk uit handen. Dankzij Pleo vul je eenvoudig in wanneer welke werknemers thuiswerken, hoeveel vaste thuiswerkdagen ze hebben en welke vergoedingen hierbij horen.

Krijg het leukste Pleo-nieuws

Met maandelijke updates, verhalen van Pleo Hero's en natuurlijk alle nieuw(tje)s