Kom igång
5 nice things with traditional expense management - Catching receipts

(Vi)ssa hävdar att det inte finns några fördelar med traditionell utgiftshantering längre. Att det numera anses vara onödigt krångligt att hantera delade företagskort, manuella utgiftsrapporter och insamling av skrynkliga kvitton. 

Faktum är att människor på flera olika nivåer i företag kan glädjas åt spännande utmaningar och möjligheter med det uråldriga systemet. 

Här har det grävts fram fem starka anledningar till varför traditionell utgiftshantering fortfarande är en bra idé.

1. Den rafflande jakten på kvitton

Med traditionell utgiftshantering lämnas ansvaret för företagets viktiga verifikationer över till anställda som inte nödvändigtvis behöver ha något krav på ordningssinne i tjänsten. Det är ett pulshöjande spel många företag ägnar sig åt. 

Som redovisningsekonom vet du aldrig när en transaktion kommer att matchas med ett kvitto eller inte, men det är också en del av det roliga i jobbet. Väntan på att den där högen med kvitton (inte sällan förvarad i en gammal skokartong) ska dyka upp och räta ut frågetecken för flera veckor tillbaka kan vara en minst sagt nervkittlande upplevelse. 

Att löpande få allt tydligt presenterat hade helt enkelt inte varit samma sak.  

2. De spännande mysterierna kring vem som har köpt vad

Det spelar ingen roll hur länge företagets ekonomiansvarige förundrat stirrar på transaktionerna på kontoutdraget. Beloppen förklarar inte sig själva. 

Vem har handlat på snabbköpet för 39,90 kr i mellandagarna? Vad köptes? Det låter suspekt likt en Aladdin-ask. Men varför? Och till vem? Vem har tappat sin jobbtelefon i golvet och lagat skärmen för 3 500 kronor i november? Det kan väl inte vara samma person som i oktober?

Mysterierna kring vem som har köpt vad på företagskontot kräver sin Sherlock för att reda ut. Men glöm inte bort att det är det som gör jobbet som ekonomiansvarig så varierande och intressant. Utan traditionell utgiftshantering hade du fått lösa sudoku innan läggdags för att få till dagens hjärngympa.

3. Känslan att betala för en potentiell kunds lunch ur egen ficka

Sällan får man tillfälle att känna sig generös så ofta som när man arbetar mot kunder i företag som använder sig av traditionell utgiftshantering. 

Ingen gör bra affärer på fastande mage och vem är du att be om kontanter från chefen i förskott när en potentiell kund föreslår lunch? Vem använder ens kontanter? Nej, att göra utlägg är det enda rätta. 

Ett smidigt företagskort hade förstås varit ett bättre alternativ, men då hade tillfällena att leka generös med din hårt intjänade lön varit så mycket färre.

4. Den relativt korta väntan på återbetalning av utlägg (när man till exempel har betalat för en potentiell kunds lunch ur egen ficka)

Många klagar på att det tar lång tid att få betalt för utlägg. Låt oss göra ett test. 

Föreställ dig att du befinner dig på ett långdraget släktkalas. Faster Elin är överförfriskad. Kusin Robert kan inte sluta prata om sina reptiler. Morbror Conny skryter om sin bil. De bedårande små barnen skriker ikapp. Ni andra sitter under smärtsam tystnad och proppar i er torra bullar för att ha en anledning att inget säga. Väntan på att kalaset ska ta slut känns evighetslång. 

Föreställ dig sedan att du ligger hemma i soffan en kväll. Du ser på tv och äter en god kvällsmacka. Tanken på de tusentals kronor du ligger ute med för företaget du jobbar på svävar förbi. Beroende på läget kan det dröja många veckor innan utgiftshantering är klar och du får tillbaka dem. 

Allt är relativt. Väntan på återbetalning av utlägg är väldigt kort.

5. Timmarna det tar att fylla i och kontrollera utgiftsrapporter

Din chef anställde dig förmodligen för att du är en passionerad eldsjäl. För att du har många år av slit på universitet bakom dig. Eller för din fantastiska personlighet. Kanske är det rentav du som är chefen? 

Oavsett kan det ibland vara skönt att då och då ägna en eftermiddag åt onödigt pappersarbete. Hälla upp en kopp kaffe, tända flitens lampa och känna sig som en ordningsam person för en stund. Givet att du är en ordningsam person. Annars har du snart problem.

Känner du dig inte helt övertygad om att traditionell utgiftshantering är rätt väg att gå? 

Vissa saker var bättre förr, men i de flesta fall är moderna innovationer det som tar verksamheter framåt. 

Pleo passar alla som vill slippa huvudvärken kopplad till traditionell utgiftshantering. Oavsett om den är kopplad till en slapp attityd till kvitton eller det trista arbetet med att fylla i utgiftsrapporter.

Numera är tråkigt pappersarbete och tidskrävande utgiftshantering inte ett nödvändigt ont för alla företagare. Med Pleo uteblir väntetiden på återbetalningar för anställda, kvitton sorteras automatiskt och utgiftsrapporter skriver sig själva. 

10+ år som UX-, copy- och content writer på frilans med utgångspunkt i de västsvenska skogarna. Svag för nationalekonomi och odling, gärna i kombination. Skoja. Vi hörs!

josephine@pleo.io