Vad innebär det att attestera en faktura?

Attest är en skriftlig bekräftelse som garanterar att ett dokument är korrekt. För företagsledare innebär attestering vanligtvis processen att bekräfta att leverantörsfakturor stämmer i sin helhet. Mer om vad attestera fakturor innebär, hur det går till samt fördelarna med att digitalisera processen, kan du läsa i den här artikeln.

Vad innebär attestering av fakturor?

Att attestera fakturor innebär att en behörig individ inom organisationen granskar och godkänner fakturan. Han eller hon som attesterar kontrollerar transaktionens ändamål, priset och villkor. Men också korrekt bokföring av fakturan. Många företag har idag gått över till digital attestering av fakturor – istället för manuell hantering av fysiska fakturor. 

När du som företagare attesterar en leverantörsfaktura, granskas och godkänns fakturan innan den bokförs som en företagskostnad. Attestanten intygar att varan eller tjänsten har levererats enligt avtal, att prisuppgifterna är exakta och att utgiften bokförs korrekt. 

Därför är det avgörande att rätt person eller personer attesterar varje faktura.  

Vem attesterar fakturor?

I vanliga fall är det rekommenderat att fakturan inte attesteras av samma person som genomfört köpet. Syftet är dels att minimera risken för oegentligheter och dels att involvera fler ögon för att säkerställa att fakturan är korrekt.  

Det kan vara nödvändigt att samma person som utför inköpet även attesterar fakturan i vissa fall, såsom i enmansföretag eller mindre organisationer. I större företag är det vanligt att fakturor skickas till olika attestanter, för godkännande av kostnader. Det kan exempelvis vara för olika avdelningar eller leverantörer. Ibland kan en faktura behöva attesteras av flera personer, vilket hanteras genom ett så kallat attestflöde.  

Vad är ett attestflöde? 

När den första personen i flödet godkänt fakturan, går den vidare till nästa person. Sedan fortsätter det så tills den sista personen i flödet, känd som slutattestanten, slutligen granskar och godkänner fakturan för betalning. 

Attestflödet kan skapas utifrån olika kriterier, till exempel olika leverantörer eller belopp. Om fakturan kommer från en specifik leverantör ska ett särskilt attestflöde användas. I vissa fall kan ett attestflöde vara konfigurerat för fakturor under en viss summa, medan ett annat aktiveras om fakturan överstiger den summan. Till exempel kan en gruppchef attestera leverantörsfakturor under 25 000 kronor. När beloppet överstiger detta ska fakturan även granskas av avdelningschefen. 

Hur attesterar man fakturor?

Processen vid attestering av faktura brukar se ut enligt följande: 

1. Mottagande av fakturan: Fakturan tas emot antingen elektroniskt eller i pappersformat av den person eller avdelning som är ansvarig för fakturahanteringen.
   
2. Granskning av fakturainformation: Den ansvariga personen granskar fakturans uppgifter noggrant, inklusive belopp, datum, leverantörsinformation och eventuella referenser till avtal eller inköpsorder.
   
3. Matchning med inköpsorder och leveransbevis: Om företaget använder inköpsorder och leveransbevis jämförs fakturan med dessa dokument för att säkerställa att leverans av varor eller tjänster har skett enligt överenskommelse.
   
4. Kontroll av fakturabeloppet: Attestanten granskar att beloppet på fakturan stämmer överens med det som förväntades enligt avtalet eller inköpsordern.
   
5. Godkännande eller avvisande av fakturan: Baserat på granskningen och eventuella avvikelser fattar attestanten beslut om att antingen godkänna fakturan för betalning eller returnera den till leverantören för korrigering.
   
6. Attestering: Om fakturan godkänns, intygar attestanten detta genom att antingen fysiskt eller elektroniskt attestera fakturan. Det kan innebära att signera eller klicka på en knapp för godkännande i det elektroniska systemet.
   
7. Bokföring och betalning: Efter att fakturan har blivit attesterad bokförs den i företagets affärssystem och betalas enligt företagets betalningsrutiner och tidsplan.

När ska man attestera?

​​Attestering av information och dokument utförs alltid innan utbetalning och bokföring.

Vad är attest på ett kvitto?

Attestering av kvitto innebär att en individ intygar och bekräftar en specifik utgift och att den är i enlighet med företagets eller organisationens policy. Det här förekommer i olika sammanhang, exempelvis när en anställd begär återbetalning för affärsrelaterade kostnader. 

Det är viktigt att attestera kvitton för att säkerställa att företaget endast betalar för legitimt utförda uppgifter och för att upprätthålla en exakt redovisning av företagets ekonomi. Denna praxis är även avgörande för att förebygga bedrägeri eller felaktiga utbetalningar. 

Här kan du läsa mer om Pleos tjänst för automatisk kvittohämtning. 

Elektronisk attestering

Idag använder många företag olika program för att hantera både tidsrapportering och fakturabehandling. Programmen erbjuder oftast funktioner som förenklar processen för att attestera fakturor.   

Fakturahantering med attest

Många företag nyttjar elektronisk fakturahantering, vilket är ett processflöde för hantering och mottagande av inkommande fakturor – inklusive pappersfakturor, PDF-fakturor och elektroniska fakturor. På så sätt är det möjligt att effektivisera administrationen genom att automatisera verifieringen av fakturor. Efter det kan fakturorna matchas mot exempelvis en inköpsorder eller skickas till attestering.

Smidig fakturahantering med Pleo  

Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe. 

Med vår automatiserade process för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning. Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen? Allt som sker kommer du att få information om i realtid. Pleo är din optimala tjänst för utgiftshantering.