Bluffakturor: Så undviker och hanterar du bluffakturor

Bluffakturor och phishing är ett pågående problem som drabbar många svenska företag. Driver du ett företag är du också måltavla för aktörer som vill tjäna pengar på ett allt annat än ärligt sätt. Bedragarnas strategi går ut på att likna ett “riktigt” företag eller en myndighet för att vilseleda. I den här artikeln kommer vi därför att berätta mer om bluffakturor. Vad är en bluffaktura? Hur ser den ut och vad ska du göra om du fått en bluffaktura i din mailkorg eller brevlåda? Vi besvarar alla de viktigaste frågorna.

Vad räknas som bluffaktura?

En bluffaktura är en faktura som kräver betalning för en vara eller tjänst som du aldrig beställt eller fått levererad. Fakturan kan också innebära en kostnad för en vara eller tjänst som du fått levererad, men som inte står i proportion till vad den är värd.

Bedragare utvecklar ständigt nya metoder och lockar med aktuella produkter och tjänster. Goda rutiner för attestering och kontroll av leverantörsregister i bokföringssystemet kan hjälpa dig att avvika bluffakturor. 

Hur ser en bluffaktura ut?

• Fakturan kan vara ett erbjudande men ser ut som en faktura du förväntas betala. 
• Den kan innehålla ett krav på betalning för en vara eller tjänst du inte beställt. 
• Den kan vara i form av en betalningspåminnelse för en faktura som du aldrig mottagit. 
• Kan vara en försäljare som kontaktar dig muntligt och påstår att du har beställt en vara eller tjänst, vilket du inte anser att du har gjort. Du får sedan en faktura för den påstådda beställningen.
• Fakturan kan likna en från ett etablerat företag, med liknande namn, logga och färger. Vid närmare granskning kan du dock upptäcka små skillnader som avslöjar att det är en bluffaktura.
• Fakturan skickas digitalt från en okänd e-postadress eller en falsk e-postadress som imiterar en person du känner, såsom en kollega, leverantör eller samarbetspartner.

6 tips för att undvika och hantera bluffakturor

1. Uppdatera leverantörslistan med alla godkända leverantörer och acceptera endast fakturor eller avtal från företag som finns på denna lista.
2. Förbered ett standardbrev för att bestrida okända fakturor och begära avtalsunderlag. Detta brev kan användas av personalen för att förhindra att bluffakturor går till inkasso och Kronofogden.
3. Bestridandet ska innehålla sakliga skäl till varför betalning inte accepteras, till exempel: "Vi motsätter oss betalningsansvar då vi inte har beställt dessa varor eller tjänster."
4. Bestrid på ett sätt som ger bevis på att bestridandet har skickats, till exempel via e-post med mottagningsbevis.
5. Instruera personalen att aldrig acceptera inspelningar via telefon och att inte ingå avtal under semesterperioder. Alla sådana ärenden kan vänta tills ordinarie personal är tillbaka.
6. Ta hjälp av ett fakturahanteringssystem som arbetar aktivt för att upptäcka och förebygga bedrägeri innan det ens äger rum. 

Har du fått en bluffaktura?

Innan du betalar en misstänkt faktura bör du kontrollera Svensk Handel Varningslistan för bluffakturor, samt söka efter betalningsmottagaren och tjänsten på Google.

Har du ingått ett avtal men vill ångra dig? Säg upp avtalet till periodens utgång omgående via e-post. Kom ihåg att du som företagare normalt inte har ångerrätt om det inte är något som har avtalats. Om du inte får rättelse, ska du skicka underlaget till Svensk Handel som då kan varna andra företagare. 

Vanliga frågor och svar 

Är det olagligt att skicka bluffakturor?

Ja, marknadsföringslagen förbjuder bedrägeriliknande försäljningsmetoder. Det är förbjudet att skicka fakturor, orderbekräftelser eller liknande meddelanden för produkter som inte uttryckligen har beställts. Enligt svensk lagstiftning klassificeras detta som bedrägeri. Bedrägeri innebär att någon medvetet vilseleder en annan person för att uppnå ekonomisk vinning, och det här är straffbart enligt Brottsbalken (1962:700).

Vad händer om man inte betalar en bluffaktura?

Om du får en påminnelse 

Påminnelser skickas normalt ut ungefär en vecka till tio dagar efter förfallodatum. Om du får en påminnelse för en tidigare bestridd faktura, rekommenderar vi att du även bestrider påminnelsen på samma sätt. Ibland kan påminnelser gälla påstådda avtal från längre tillbaka i tiden. Om du inte känner igen företaget, be om underlaget för kravet.

Om kravet går vidare till Inkasso

Det är inte ovanligt att företag som skickar bluffakturor överlämnar sin "fordran" till ett inkassoföretag. Om du fortfarande anser att det inte finns något avtal och att kravet är felaktigt på andra grunder, är det viktigt att du fortsätter bestrida kravet.

Mejla inkassoföretaget för att bestrida kravet och ge en kort beskrivning av bakgrunden. Enligt god inkassosed ska inte bestridna fakturor skickas till Kronofogden. Om inkassoföretaget ändå skickar ärendet till Kronofogden ska du underrätta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet över inkassoföretagen.

Om kravet går vidare till Kronofogden

När en faktura har bestridits finns det i princip ingen anledning för företaget som skickat bluffakturor att överlämna ärendet till Kronofogden. Vissa företag kan dock använda detta som en påtryckningsmetod ändå. Men om du bestrider kravet när det kommer från Kronofogden och kan visa att du tidigare har bestridit det, kommer myndigheten inte fastställa skulden eller driva in pengarna. Kronofogden kommer alltså inte kräva att du betalar in en skuld från en bluffaktura. 

Hur bokför man en bluffaktura?

En bluffaktura ska inte bokföras. Generellt sett bör alla affärshändelser bokföras, även om skulden är delvis eller helt tvistig. Men när det rör sig om uppenbart grundlösa krav, såsom bluffakturor, uppkommer ingen skuld gentemot företaget. Därför ska fakturan inte bokföras som en affärshändelse.

Skydda företaget från bluffakturor med Pleo 

Pleo bekämpar bedrägeri innan det äger rum. Hur då kanske du tänker nu? Jo, vi har utvecklat ett verktyg (och byggt ett team) för att upptäcka och förebygga potentiella bedrägerier och bluffakturor i god tid innan du hinner påverkas. Vår avancerade riskmotor bygger på ett system som följer transaktioner i realtid och känner igen köpbeteenden. Systemet flaggar automatiskt all misstänkt aktivitet och varnar vårt analyssystem som i sin tur undersöker saken för att garantera din säkerhet. Läs mer om hur vi skyddar ditt företag mot bedrägeri, eller boka en gratis demo.