Guide: Allt om bokföring för enskild firma

Bokföring är alltid viktigt för att du ska få en överblick över företagets ekonomiska hälsa. Men också för att du ska kunna deklarera rätt skatt till Skatteverket. Därför vill vi nu ge dig med enskild firma en grundläggande guide till bokföring. Så att du enkelt kan hantera företagets bokföring på egen hand – eller söka rätt hjälp. 

Måste man bokföra i en enskild firma? 

Den som driver en enskild firma, även kallad enskild näringsidkare, ska också bokföra. Det finns dessutom tydliga regler och riktlinjer kring bokföringens utförande, som du måste följa. Den person som den enskilda firman är registrerad på, det vill säga den som driver firman, är ansvarig för att bokföringen hanteras korrekt. 

Hur ofta måste man bokföra? 

Hur ofta din bokföring behöver uppdateras beror på den enskilda firmans storlek och omsättning. 

Företag med en årlig nettoomsättning på högst 3 miljoner kr: För det här företagen är det tillåtet att skjuta upp bokföringen av transaktioner i upp till 50 dagar efter utgången av det kvartal då affärshändelsen inträffade. 

Företag med årlig nettoomsättning på högst 1 miljon kronor, högst 50 verifikationer och högst 250 affärshändelser: För det här mindre företaget gäller en längre tidsram. Övriga affärshändelser kan bokföra upp till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen ägde rum. 

Kom ihåg! En enskild firma som inte har några transaktioner med andra EU-länder och som uppfyller ovanstående villkor har möjlighet att skjuta upp bokföringen av övriga affärshändelser till dess att inkomstdeklarationen lämnas in.  

Vi vill också uppmuntra dig med en enskild firma att alltid bokföra regelbundet och inte vänta till sista stund, eftersom det kan hjälpa dig att få en tydlig överblick över din ekonomi. Det underlättar dessutom i deklarationsprocessen när det är dags att deklarera. 

Hur ska man bokföra med en enskild firma?

Bokföring är processen där du noggrant dokumenterar alla ekonomiska affärshändelser som rör din enskilda firma. Här säkerställer du att du kan bevisa att samtliga affärshändelser har ägt rum. 

Se inte bokföringen av den enskilda firmans inkomster och utgifter som ett tråkigt måste, utan som en möjlighet att få en välbehövlig överblick över företagets ekonomiska hälsa. Genom att noggrant granska och registrera dina affärshändelser får du insikter i företagets ekonomiska situation och kan fatta välgrundade beslut.  

Inom ramen för din enskilda firma är det viktigt att bokföra olika typer av transaktioner, inklusive:

1. In- och utbetalningar: Registrera när pengar kommer in till eller lämnar företaget, oavsett om det handlar om försäljning, inköp, lån eller andra ekonomiska transaktioner.
   
2. Intäkter och inkomster: Dokumentera alla intäkter och inkomster som genereras av din verksamhet. Det inkluderar försäljningsintäkter och andra inkomstkällor.
   
3. Kostnader: Spåra alla kostnader som företaget har, inklusive driftskostnader, löner, hyror och andra utgifter.
   
4. Privata resurser: Om du använder privata tillgångar, som din bil, för företagets ändamål, måste detta också bokföras korrekt.

För att säkerställa att varje affärshändelse kan bevisas, används något som kallas för verifikation. En verifikation är vanligtvis ett kvitto, en faktura eller räkning som styrker att pengar har förts in eller ut ur företaget. 

Tips! Använd ett bokföringsprogram eller ta hjälp av en auktoriserad redovisningskonsult för att underlätta i bokföringsprocessen och säkerställa att allt går rätt till. 

Arbetar du själv med att hjälpa företag med deras redovisning? Då kan du bli redovisningspartner hos Pleo. Ge dina kunder alla möjligheter med Pleos smarta företagskort som innebär mindre pappersarbete, spring och stress i slutet av månaden.

Hur separerar jag min privatekonomi från företaget ekonomi?

När du hanterar din enskilda firmas bokföring behöver du skilja på företagets ekonomi och din privatekonomi. Att undvika att blanda dessa två ekonomiska sfärer är viktigt, även om det kan upplevas förvirrande i början. Kanske tycker du att det är svårt att avgöra vad som tillhör “mig” och vad som är företagets. Din uppgift är att enbart bokföra ekonomiska transaktioner som är kopplade till din företagsverksamhet. 

En användbar grundregler är att när en tillgång används uteslutande inom din verksamhet, eller om tillgången är en nödvändighet för att driva företaget, bör den bokföras som företagets. Om du exempelvis köper en mobiltelefon som för det mesta används för privat bruk, men som även kan vara till nytta för företaget, bör den inte bokföras som en tillgång i din enskilda firma. 

När du som privatperson tar ut pengar från företagets konto eller sätter in pengar på ett företagskonto, påverkar det kapitalet. När du sätter in pengar ökar kapitalet, och kapitalet minskar om du tar ut eller använder företagets pengar för personliga ändamål. För att tydligt skilja företagets kapital från ditt privata i bokföringen, kan du använda två konton som kallas “Egen insättning” och “Eget uttag”. Då kan du enkelt se vilka pengar som tillhör företaget och vilka du har tagit ut för privat användning.  

Vilken bokföringsmetod passar enskild firma?

Bokföring för enskild firma kan göras med hjälp av två metoder – faktureringsmetoden och kontantmetoden. 

Kontantmetoden innebär att du bokför den enskilda firmans in- och utbetalningar i realtid. Du bokför alltså i samband med att någon form av betalning sker, oavsett om det är en inbetalning från en kund eller en utbetalning för en kostnad. Kontantmetoden är särskilt fördelaktig om du nyligen etablerat din enskilda firma och inte har en omfattande verksamhet. Metoden ger en enklare och mer överskådlig hantering av ekonomin. Om du senare vill byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden kan det göras efter ditt räkenskapsår. 

Faktureringsmetoden innebär att du bokför när du utfärdar eller mottar en faktura, samt i samband med att betalningen för fakturan sker. Med denna metod bokförs varje affärshändelse två gånger: när fakturan skapas och när betalningen mottas eller utförs. Faktureringsmetoden ger en mer detaljerad överblick över din enskilda firmans ekonomi och är särskilt användbar när din verksamhet är mer komplex och innehåller många transaktioner. 

Hur ska jag välja? 

Valet av metod ska grunda sig i din enskilda firmas storlek och komplexitet, samt dina önskemål om överblick och detaljrikedom i din bokföring. Det är viktigt att välja den metod som bäst lämpar sig för din specifika situation. Metoden ska också ge dig den helhetsbild du behöver för att hantera företagets ekonomi effektivt.

Hur länge måste man spara bokföringen för enskilda firma?

Enskilda näringsidkare ska enligt bokföringslagen spara sin bokföring och övriga räkenskapsunderlag i minst sju år. Det gäller oavsett om du har en enskild firma, handelsbolag eller aktiebolag. Åren räknas från utgången av det kalenderår då bokföringsåret avslutades. 

Det är viktigt att spara samtliga dokument under den angivna tidsperioden. Skatteverket har rätt att granska och kontrollera din enskilda firmas bokföring och övriga räkenskapsunderlag under de kommande sju åren. Om du inte följer lagens krav om att spara dokumenten kan det leda till böter och andra påföljder.  

Vad kostar bokföring för en enskild firma? 

Vad det kostar att hantera den enskilda firmans bokföring kan variera och beror på flera faktorer, inklusive företagets storlek, komplexitet och ditt val av bokföringsmetod. Nedan nämner vi några faktorer som kan påverka priset: 

Företagets storlek och komplexitet: Ju större och mer komplex din enskilda firma är, desto mer arbete krävs för att utföra bokningen. Företag med många transaktioner, flera anställda och flera verksamhetsgrenar kan förvänta sig högre kostnader.

Val av bokföringsmetod: Beroende på om du hanterar din bokföring själv med ett bokföringsprogram eller anlitar en bokföringsbyrå eller redovisningskonsult kan kostnaderna variera. För dig som behöver hjälp med den enskilda firmans bokföring kan det vara mer kostnadseffektivt att använda ett bokföringsprogram än att anlita professionell hjälp. 

Plats: Priserna kan variera beroende på var i Sverige du befinner dig. Större städer tenderar att ha högre priser än mindre städer. 

Behov av andra tjänster: Utöver grundläggande bokföring kan du behöva andra tjänster som momsrapportering, deklarationshjälp eller rådgivning. Det här är alla tjänster som kostar extra.  

Val av bokföringsbyrå eller redovisningskonsult: Prissättningen kan också variera mellan olika bokföringsbyråer och redovisningskonsulter. Det är viktigt att jämföra priser och be om offerter från flera olika tjänsteleverantörer innan du tar ett beslut.  

Generellt sett kan kostnaden för bokföring landa på allt mellan några tusen kronor per år till flera tiotusentals kronor. Det beror på om du driver en mindre enskild firma och enbart behöver genomför enkel bokföring med hjälp av bokföringsprogram eller ett större som behöver professionell hjälp. Det är viktigt att ha en tydlig uppfattning om ditt företags behov och budget innan du väljer hur du vill hantera din bokföring.

Kan jag få hjälp med bokföring? 

Som vi nämner ovan finns det flera sätt att hantera den enskilda firmans bokföring på. Du kan ta hjälp av en extern expert, eller av ett gediget bokföringsprogram. Väljer du att ta hjälp av ett bokföringsprogram finns det nu ett sätt att göra arbetet ännu enklare! 

Genom att integrera ditt bokföringsprogram med hjälp av Pleo slipper du all manuell utgiftshantering. Med våra integrationer kan utgiftsdata exporteras direkt till det bokföringsprogram du väljer att använda dig av. Vill du veta mer om Pleo? Boka en demo eller testa vår tjänst redan idag!