Vägen till en behaglig förändringsprocess

Jag skulle inte kalla det ovant eller nytt, vi befinner oss i 2020-talet och omkring oss pågår en pandemi. Vi lever minst sagt i en föränderlig värld. Förändring sker runt oss hela tiden och förändringen kan ske snabbt. Trots att vi är vana vid att det händer, måste vi förstå att en förändring alltid är just det. En förändring. Något byts ut, mot något annat. En separation och en uppstart i en och samma process.

För att en förändring ska fungera måste alla vara med-, inte motståndare.

Som ledare är det extra viktigt att vara medveten om hur förändringen påverkar personalen och organisationen. Du måste visa att du ser vad som sker, och du måste hjälpa till att guida processen framåt.

Var inte rädda att förstora förändringen genom att kalla den för en process. Släta inte över en mindre förändring med att skillnaden är liten och att det inte kommer att påverka personens vardag särskilt mycket. Var istället öppen och ärlig med vad förändringen faktiskt innebär. Det vill säga, en process.

Och i egenskap av en process, har ett lyckat förändringsarbete självklart tydliga steg. Med stora penseldrag – fem stycken.

1. Formulera mål och syfte

En process som kommer ta tid och energi från människor måste ha ett tydligt reward för att det ska vara värt ansträngningen.

Genom att ha ett tydligt syfte med förändringen tar du det första, viktiga steget mot en lyckad process. Det finns alltid ett syfte, annars skulle förändringen inte behövas. För att vara en bra ledare behöver du formulera syftet så att din personal enkelt kan relatera till det. Var tydlig med vad målet är.

En bra metod för det här är att leka motfrågeleken. Vi tar ett exempel:

Förändring: Vår byrå ska gå över till Pleo som kvittoredovisningssystem.

Syfte: Vi behöver ett effektivare arbetssätt.

Varför? Vi vill lägga mindre tid på kunders kvittohantering och få mer tid över till deras ekonomiska planering och översikt. Vi vill att kunden ska uppleva smidighet och flöde i ekonomihanteringen när de jobbar med oss. Varför? För vi  tror på att effektivitet, med bibehållen kontroll, är en av framgångsfaktorerna i redovisningsbranchen. Vi vill vara vara kvar i branschen. Varför? För att kunden ska kunna ha oss som en ekonomipartner, en trygg hand längs egenföretagarresan.

Varför, varför, varför?

Ju fler motfrågor du ställer, desto tydligare och naknare syfte kommer du kunna hitta. Det är på den nivån, och med den transparensen, du vill presentera syftet med förändringen. Då har du bäst förutsättningar att engagera personalen i processen.

2. Inkludera personalen

Låt personalen förstå att de är med i processen, även om någon annan har tagit beslutet i den specifika situationen. Lyssna in åsikter och tankar, och framför allt – fråga dem hur det känns.

Visa att du förstår att förändringen är något som kommer att påverka deras jobbvardag och förminska inte att förändring är en förändring.

Personalen ska i den mån det är möjligt få tycka till om förändringsprocessen, helst i förväg.

Att vara inkluderande innebär inte alltid att låta personalen vara med och bestämma. Det är också inkluderande att bara att låta dem veta i ett tidigt stadie att förändringen är på gång. Låt dem tidigt vänja sig vid tanken i god tid innan processen drar igång på allvar.

3. Var transparent

Lägg korten på bordet. Våga vara ärlig med att ni står inför en utmaning och att det kommer vara en uppstartssträcka att ta sig igenom. All förändring kräver en insats av fokus, energi och tid. Här är det återigen det gemensamma målet och syftet som bidrar till att skapa känslan av att alla gör processen tillsammans. En gemenskap uppstår i ansträngningen.

Med andra ord – försköna inte. Förändringar är alltid jobbiga i början.

4. Investera tid

Planera, informera, planera, kartlägg, planera, utför, planera.

Förstå att processen kommer ta tid. Många individer ska anpassa sig till förändringen och alla reagerar olika när de lär sig något nytt, eller när en förändring av något slag genomgås. Sällan håller alla samma tempo, varken vad gäller förståelse eller kvalitetssäkring inför den nya förändringen. Man lär sig, och glömmer igen. Alla behöver stöd på sitt sätt, och det kräver sin tid.

Syftet är inte snabb förändring. Syftet är hållbar förändring.

Ju mer behaglig förändringsprocessen är, desto större är möjligheten för att nästa förändringsprocess (och den kommer, kan denna föränderliga värld lova) tas emot med större engagemang och en positiv inställning.

5. Följ upp och utvärdera

Glöm inte uppföljning och utvärdering. Det är viktigt med regelbunden uppföljning för att alla ska känna sig inkluderade och med på banan, mot samma mål.

Men det är också viktigt att stämma av efter processens slut. Insatsen måste vara tydligt kopplad till vinsten för att ni hela tiden ska påminnas om hur värt det var att göra ansträngningen. Följ upp med personalen hur det nya arbetssättet fungerar och vad förändringen har inneburit, såhär i efterhand. Går det att mäta resultatet i siffror, känslor eller andra nyckeltal?

Knyt ihop säcken och sätt punkt för processen. Fira framgången!

Processen att förbättra blir aldrig klar, brukar jag säga. Annars skulle vi vara utan jobb. Men det är otroligt viktigt att fira framgång och belöna insatser och engagemang längs vägen. Annars skulle vi inte njuta av vårt jobb, och de negativa effekterna det skulle kunna få på våra jobbprestationer – det är en annan historia.