Att förstå företagets behov av styrning och kontroll

Kontroll innebär olika saker för olika människor.

För vissa klingar det negativt. För andra är det viktigt och nödvändigt för att kunna säkerställa trygghet och säkerhet på jobbet.

Sanningen är att det inte är svart eller vitt. När kontroll nämns i samband med företags pengar, är det lätt att hamna i en vi och dem-mentalitet. Ekonomiavdelningen mot resten av medarbetarna. Men faktum är att ekonomiska kontrollverktyg spelar en viktig roll för att hålla företaget flytande.

Det svåra är att hitta rätt balans.

Identifiera behovet

De kontrollverktyg du implementerar i företaget ska passa din bransch, företagsstorlek, tillväxtfas och dina medarbetare.

Chelsea Connolly, Finance Director på Pleo, förklarar: “Jag har jobbat på många olika företag, och jag vet att det som fungerar i offentlig verksamhet och på storbolag, inte alltid funkar för startups och scaleups. Kontrollverktygen innebär olika saker för alla, och hur du porträtterar de här processerna är verkligen nyckeln beroende på företagets vilja att kontrollera.”

“Pleos ekonomiavdelning är den första jag jobbat på där tillit har en så stor inverkan på organisationen. Kanske kommer det från det skandinaviska arvet. När jag kom ut i arbetslivet jobbade jag i offentlig verksamhet i London och utgiftspolicyn var extremt hård eftersom du hanterade skattebetalares pengar. Det färgade definitivt min bild av hur en utgiftspolicy ska se ut. Jag blev tvungen att anpassa mig med tiden, eftersom jag insåg att inte alla organisationer fungerar så.”

Rätt styrning är ännu viktigare för utspridda team

Fler företag erbjuder flexibla jobblösningar och distansarbete och flextid blir allt vanligare. På grund av det behöver företagen vara ännu tydligare i kommunikationen kring de olika kontrollverktygen som används. 

“Distansarbete och utspridda team skapar nya kulturer, nya beteenden och nya attityder som behöver tas i beaktning när ekonomiska kontrollverktyg implementeras,” säger Chelsea.

Synen på styrning och kontroll kan också variera beroende på var medarbetarna jobbat tidigare. 

“Kontrollverktyg är viktigt för att sätta grundprinciperna för medarbetare,” fortsätter hon. “Om jag ska vara helt ärlig kommer också antalet utgifter, och storleken på dem, att variera beroende på vilken syn vi har på saken. Och den beror på tidigare erfarenheter, var vi arbetat och vilken avdelningen vi tillhör.”

“Att ha kontrollverktygen och riktlinjer för principerna kring utgifter på plats ger inget utrymme för egna tolkningar – kontrollverktygen sätter ramarna för företagets utgifter, vilket är det viktigaste. Då spelar det ingen roll var medarbetarna befinner sig någonstans.”

Så går utgiftshantering och styrning hand i hand

Vill du lära dig mer om vilken nivå av styrning och kontroll som ditt företag bör ligga på? Hur en bra utgiftspolicy ser ut, hur du sätter en bra utgiftsstrategi och annan nyttig kunskap. Registrera dig för vår serie Den nya ekonomistyrningen, så får du tillgång till hela lektionen med Chelsea. Och ytterligare lektioner från fyra framåtlutade ekonomer i branschen.