Gratis bokföringsprogram: Vi listar de bästa programmen för gratis bokföring

Driver du ett mindre företag och kan hantera en stor del av din bokföring på egen hand? Eller letar du efter ett smart sätt att spara in på företagets kostnader? Här nedanför guidar vi dig till hur du ska tänka när du väljer hjälpmedel för bokföring. Dessutom introducerar vi de bästa gratis bokföringsprogrammen.

En snabb överblick av det viktigaste

• Det finns flera gratis bokföringsprogram som passar småföretagare. Programmen förenklar bokföringsprocessen och kan vara tillräckliga för företag med enklare ekonomihantering.
• Gratis bokföringsprogram är ett kostnadseffektivt alternativ för små företag och föreningar med begränsade resurser, då de erbjuder grundläggande funktioner och är användarvänliga. 
• För företag med mer komplex bokföring eller större verksamhet kan det vara klokt att överväga betalda program som erbjuder fler funktioner och möjligheter till automatisering.

Kan man bokföra gratis?

Ja, det är fullt möjligt att bokföra gratis. Idag finns flera gratis bokföringsprogram på marknaden som alla erbjuder funktioner som förenklar bokföringsprocessen. Att bokföra gratis är enklare för dig som driver ett mindre företag med färre inkomster och utgifter. Gratis bokföringsprogram är framförallt populära bland företagare med en enskild firma eller förening – och funkar utmärkt för hemmabruk.

Läs även: “När den löpande bokföringen automatiseras, frigörs utrymme för rådgivning” .

Får man använda Excel för bokföring? 

Det är inte tillåtet att sköta bokföringen i vanliga kalkylprogram som Excel. Enligt bokföringslagen måste du använda ett godkänt bokföringsprogram som uppfyller lagens krav på spårbarhet, säkerhet och dokumentation.

Är gratis bokföringsprogram något att ha?

Gratis bokföringsprogram är absolut något att ha, och kan ibland fungera lika bra som en betald motsvarighet. Skillnaden ligger oftast i antalet tillgängliga funktioner och nivån av automatisering för processer som rör bokföring och administration. Om din bokföring är relativt enkel och involverar ett färre antal transaktioner, kan ett gratis bokföringsprogram vara ett bra alternativ för dig.

Läs även: 7 frågor att ställa till dig själv innan val av bokföringsprogram .

Hur bokför jag gratis? 

Du bokför gratis genom att använda ett godkänt, kostnadsfritt bokföringsprogram online. Det är det enda lagliga sättet att sköta din bokföring utan kostnad.

Lyckligtvis är dagens gratisprogram enkla att använda och innehåller det mesta du behöver. Låt oss gå igenom vad du behöver göra för att sköta din bokföring helt gratis.

Steg-för-steg: Så bokför du gratis

• Välj ett gratis bokföringsprogram: Det finns flera svenska program som erbjuder kostnadsfria versioner. Välj ett system som passar ditt företag bäst. 
• Skapa ett konto: Registreringen är oftast snabb och enkel. Du behöver vanligtvis bara ange grundläggande information om ditt företag.
• Sätt upp din kontoplan: De flesta program kommer med en förinställd kontoplan (BAS-kontoplan) som passar de flesta mindre företag. Du behöver sällan göra stora ändringar.
• Registrera dina affärshändelser: Detta är den löpande bokföringen. När du får en faktura, ett kvitto eller en annan affärshändelse registrerar du den i programmet. Många program har mallar som förenklar registreringen, till exempel "Köp av varor" eller "Försäljning av tjänster".
• Ladda upp underlag: Ta en bild på dina kvitton med mobilen eller ladda upp PDF-fakturor direkt i programmet. Enligt en lagändring från 1 juli 2024 räcker det att spara underlagen digitalt, så länge det görs på ett säkert sätt i programmet. Du kan alltså slänga papperskvittot efter att du har laddat upp det.
• Skapa rapporter: Programmen hjälper dig att automatiskt skapa nödvändiga rapporter, som momsrapporter och balans- och resultatrapporter, som du sedan använder för att deklarera till Skatteverket.

Gratis bokföringsprogram vs betalda program

Idag finns det en mängd bokföringsprogram att välja mellan – och vissa är såklart bättre än andra. Dessutom är några gratis, medan andra tar en avgift för sin tjänst. Vissa bokföringsprogram ger tillgång till en del av sina tjänster kostnadsfritt, medan den mer avancerade versionen kräver att du betalar en summa. 

Gratis bokföringsprogram är enkla att hantera och ger dig god kontroll över din ekonomi.

När din verksamhet sedan tar fart kan det vara klokt att överväga ett betalt bokföringsprogram, eftersom dessa erbjuder fler funktioner och möjligheter till effektivisering av ditt bokföringsarbete. När du väljer bokföringsprogram ska du alltid försäkra dig om att de funktioner som erbjuds passar dina specifika behov och din företagsstruktur.

När bör man byta från ett gratis bokföringsprogram till ett betalt?

Det är dags att byta från ett gratis bokföringsprogram till ett betalt när dina behov överstiger vad gratisversionen kan erbjuda, särskilt vad gäller funktioner, effektivitet och trygghet. Här är några tydliga tecken på att det är läge att ta steget:

När du börjar hantera många verifikationer, kunder eller leverantörer kan det bli ineffektivt att jobba vidare i ett begränsat gratisprogram.

Om du vill automatisera exempelvis fakturering, momsrapportering, lönehantering eller koppling till banken, behöver du ofta ett mer avancerat system än vad gratisversionen erbjuder.

Gratisprogram är ofta begränsade till en användare. När du vill att fler ska ha tillgång – exempelvis en kollega eller redovisningskonsult – krävs ofta en betald lösning.

Om du ofta exporterar och justerar filer i Excel, dubbelkollar siffror eller behöver göra upprepade manuella moment, är det troligt att du sparar både tid och pengar med ett betalprogram.

När ditt företag växer blir det också viktigare med trygg lagring av bokföringsdata. Betalda program har ofta bättre skydd, automatiska säkerhetskopior och efterlevnad av GDPR.

Gratis bokföringsprogram för småföretag och föreningar 

Driver du ett startup, en egen firma eller en förening? Gratis bokföringsprogram kan vara ett bättre alternativ för småföretag och föreningar. De håller kostnaderna nere, vilket är särskilt viktigt för små verksamheter som kanske inte har råd med dyrare bokföringstjänster. Många gratisprogram erbjuder tillräckligt med funktionalitet för att hantera grundläggande bokföring, såsom att skapa fakturor, spåra inkomster och utgifter samt hantera moms, vilket gör dem till ett perfekt val för företag med enklare ekonomihantering.

Dessutom är gratis bokföringsprogram ofta användarvänliga och kräver minimal utbildning. De flesta är webbaserade eller har appar, vilket gör att användarna kan få tillgång till sina finansiella data var de än är, utan att behöva vara bundna till en specifik dator. Detta gör dem praktiska för småföretagare och ideella föreningar som kan ha begränsad tid och resurser.

Slutligen ger gratis bokföringsprogram nyare verksamheter möjlighet att lära sig och hantera sin egen bokföring innan de eventuellt växer och behöver mer avancerade lösningar.

Här kan du även ta del av vår lista med bokföringsprogram som tar betalt för sina tjänster.

De 3 bästa gratis bokföringsprogrammen 

Fundera du på om ett kostnadsfritt bokföringsprogram kan vara en bra lösning för din verksamhet? Då tycker vi att du ska ladda ner något av de gratis bokföringsprogram vi listar nedan.

Kapitas

Kapitas är ett användarvänligt och säkert bokföringsprogram som fungerar för alla företagsformer. Med en generös gratisversion är det ett bra alternativ för småföretag, enskilda firmor och föreningar med begränsad budget. För den som behöver fler funktioner finns möjligheten att uppgradera till Kapitas Plus.

Detta ingår i gratisversionen av Kapitas:

• Anpassningsbar BAS-kontoplan
• Hantering av projekt och kostnadsställen
• Import och export av bokföringsdata (SIE4-format)
• Ekonomiska rapporter, inklusive balansräkning, resultatrapport och momsrapport

Icon

Icon är ett webbaserat bokföringsprogram som gör det enkelt att hantera företagets ekonomi. Med bokföring, fakturering och lönehantering samlat i ett integrerat system får du full överblick och kontroll – oavsett var du befinner dig.

Detta ingår i gratisversionen av Icon: 

• Bokföring med stöd för BAS-kontoplan samt import/export i SIE-format
• Fakturering med funktioner för ROT/RUT-avdrag och hantering av olika valutor
• Ekonomiska rapporter som balansräkning, resultaträkning och momsrapport
• Kvittohantering och digital dokumentlagring
• Lönehantering med stöd för flera lönearter och automatisk bokföringskoppling

Visbok

Visbok är ett användarvänligt bokföringsprogram som ger dig allt du behöver för att hantera företagets ekonomi, fakturering och löner – oavsett om du är nybörjare eller en erfaren företagare. Programmet är webbaserat och finns även som mobilapp, vilket gör det enkelt att sköta bokföringen när och var du vill.

Den kostnadsfria versionen av Visbok är ett bra alternativ för småföretagare som vill ta hand om bokföringen själva utan extra kostnader. 

Detta ingår i gratisversionen av Visbok: 

• Bokföring med smarta mallar och tydlig översikt över företagets ekonomi
• E-fakturering för enkel och effektiv fakturahantering
• Löne- och utläggshantering med smidig administration
• Kvittohantering med AI som tolkar och lagrar dina kvitton automatiskt
• Ekonomiska rapporter såsom balans- och resultaträkning
• Support via e-post vid behov

Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Vill du integrera ditt bokföringssystem ihop med andra program? Till ett Pleo-konto kan du synka alla företagets favoritprogram, inklusive bokföringsprogrammet du eller din ekonomiavdelning använder varje dag. På så sätt kan du minska risken för manuella fel – och spara en hel del tid!

Skulle du vilja lära dig mer om Pleo och vad vi kan erbjuda ditt företag? Boka en demo eller testa vår tjänst idag.