Skapa ekonomisk harmoni med Pleos kontrollverktyg

Vi kommer alltid behöva köpa saker i jobbet. Programvaror, fika, laddkablar. Kontorsansvariga behöver se till att förråden är fyllda och säljteamen behöver köpa tågbiljetter och taxiresor.

För en del företag är de här kostnaderna svåra att kontrollera. Ju fler personer som köper saker, desto snabbare hamnar kassaflödet i osynk. 

Låt säga att du jobbar på en webbyrå. Kanske behöver du anlita konsulter för ett projekt och betala för deras licenser och resor till en stor och viktig kund. Då lägger du förmodligen inte energin på att kontrollera varje transaktion. Vem som köpt vad och när prioriteras helt enkelt inte, eftersom det finns annat att göra – som att hålla den nya kunden nöjd. 

Men ganska snabbt kan du känna att ekonomin hamnar i obalans, och att ingen som är inblandad i projektet riktigt vet vad som gäller.

Hur vore det då om du kunde ersätta känslan av att tappa kontrollen, med känslan av att få total koll på vart alla företagets pengar tar vägen? 

Full flexibilitet, total kontroll 💪

Med Pleos effektiva utgiftslösning får ekonomiavdelningen koll på varenda liten utgift. Verktygen ger företaget styrkan att nå uppsatta mål, samtidigt som du utan att behöva tänka följer regler och riktlinjer. 

Låt oss ta en titt på hur de här verktygen skulle kunna användas för olika företag.

Vill du hantera teamets utgifter mer effektivt? 

Man kan lätt säga att det har varit ett turbulent år, rent ekonomiskt. Lågkonjunkturen har med stor sannolikhet inneburit att ni på ditt företag har blivit mer försiktiga vad gäller att spendera pengar.

Det behöver inte innebära att det har blivit irrelevant att ha en utgiftspolicy. I vår produkt går det mesta att justera. Till exempel kan du höja och sänka gränsen för hur mycket som får spenderas i företaget. Varför inte testa att ställa in köpgränser? 

Du kan välja att ställa in en månatlig eller total kortgräns. Kanske vill du att teamet max ska spendera 7 500 kronor i månaden, eller max 30 000 totalt. Du kan också välja att ställa in individuella köpgränser. Om du till exempel anger att en medarbetare får handla för max 3 000 kronor, kommer alla köp som överstiger det beloppet avvisas automatiskt. 

Dessutom kan du ange tillfälliga köpgränser. Administratörer kan justera användares köpgränser för en begränsad period. Det är guld värt när medarbetare behöver köpa något extra dyrt vid något enstaka tillfälle.

Låt säga att någon ur säljteamet behöver åka på tjänsteresa, men flyg och hotell överskrider den normala köpgränsen. Det enda företagets administratör behöver göra då, är att höja den tillfälliga köpgränsen. Då kan medarbetaren köpa för mer än normalt, men under en begränsad period. När tjänsteresan är över återgår köpgränsen automatiskt till vad den var innan. 

Och det är självklart också tillåtet att inte ha några köpgränser alls.

Vill du begränsa kontantanvändningen?

Med Pleo kan du enkelt blockera kontantuttag. Om du inte vill att medarbetare tar ut kontanter med företagskorten för att det krånglar till bokföringen, så är det alltså inga problem. Bara avaktivera funktionen i appen.

Vill du ha extra kontroll och insyn i vissa utgifter?

Med Pleo faller inga utgifter mellan stolarna.

För att behålla kontrollen kan du sätta gränsvärden för attestering. På så sätt kan du anpassa godkännandeprocesser baserat på belopp. Till exempel kan du bestämma att företagets CFO ska attestera utgifter över 7 000 kronor. Alla utgifter under det beloppet kan gå till ekonomiavdelningen. 

Vi erbjuder också godkännande av utgifter i flera steg. Om du ställer in Teamattestering kan du tilldela en granskare som får godkänna teammedlemmarnas utgifter. Till exempel kan du ge HR-chefen ansvaret att attestera HR-avdelningens kvitton. Med Företagsattestering lägger du till ytterligare en nivå för godkännande för ekonomiavdelningen (administratörer och bokföringsansvariga). De godkänner då utgifter på företagsnivå. 

Tillsammans bidrar Teamattestering och Företagsattestering till ytterligare insyn och kontroll.

Vill du förebygga att Pleo-korten hamnar i fel händer?

Inga problem. Vi har byggt ett antal korrigerande kontrollfunktioner för att rätta till fel och hålla nere den finansiella risknivån i ditt företag.

Först och främst kan du frysa kort. Det spelar ingen roll om dina medarbetare har fysiska eller virtuella kort (eller båda), du kan frysa dem på några sekunder och på så sätt helt stoppa korten från att användas. Det är användbart om du misstänker bedrägeriförsök eller annan misstänkt aktivitet. 

Du kan också radera användare från företagets Pleo-kort med några snabba klick. Slutade någon på företaget nyligen? Känn dig trygg med att medarbetaren inte längre har tillgång till företagets pengar.

Vill du få bättre översikt över utgifterna?

Vi vet hur viktigt det är att ha tillgång till en helhetsöversikt över företagets utgifter, i alla lägen. Därför har vi designat ett antal verktyg som ger dig extra insyn när du granskar utgifterna.

Kategorier är användbart vid avstämningen. När någon betalar med sitt Pleo-kort lägger vårt system automatiskt till en kategori baserat på köpstället. Till exempel underhållning, resor eller mat och dryck. Kategorierna ger ekonomiavdelningen mer bakgrundsinformation till varje köp, samtidigt som de hjälper till att sätta rätt bokföringskonto och momskod för utgifterna.

Kan du inte få nog av detaljer? Administratörer och bokföringsansvariga kan ställa in Taggar för att underlätta utgiftshanteringen ytterligare. Taggarna kan göras i bokföringsprogrammet eller ställas in i Pleo direkt – det är helt upp till dig. En tagg kan förklara vilket projekt ett köp tillhör, vilket team som har köpt något eller vilken kund en utgift relaterar till. 

Med vår purfärska funktion, Taggbudgetar, blir det ännu smidigare att hålla koll på slantarna. Administratörer kan skapa en budget och använda en anpassad tagg för den, så att de hela tiden kan följa utgifterna som tilldelas budgeten i realtid. Låt säga att du är ett byggföretag som hanterar många olika kunder. Gör en tagg för varje kund och ställ in budgeten utifrån den. Du får en notis så fort du har spenderat 75 procent och 100 procent av budgeten, för att aldrig tappar kontrollen över utgifterna.

Om du kämpar med att försöka kontrollera vart företagets pengar tar vägen kan det vara värt att se över hur du kan kontrollera kostnaderna på ett effektivt sätt. Med Pleo kan du anpassa kontrollverktygen efter ditt företags förutsättningar och på så sätt underlätta för både medarbetare och ekonomiavdelning.