Kom igång
guest-se-blog

Tina Nordgren från Bokoredo är Pleo-partner och delar regelbundet med sig av sina kunskaper inom redovisning här på bloggen. Läs intervjun med Tina där hon diskuterar branschens framtid och hur Bokoredo jobbar för att passa in i den.

Kvitton. Dessa papperslappar som ligger och skräpar längst ner i väskan eller fyller upp plånbokens sedelfack. Vad är de egentligen bra till och var ska de sparas? Måste de ens sparas? I den här artikeln reder redovisningskonsulten Tina Nordgren från Bokoredo ut vad som ska framgå av ett kvitto, hur det ska hanteras i bokföringen och så blickar vi framåt och siar lite om framtiden.

Behövs ens kvitton?

Ett kvitto är ett bevis på en affärshändelse där viss information; som summa, moms, organisationsnummer m.m. alltid måste framgå. Många företagare som jag har pratat med genom åren tycker att kvitton, framförallt på små belopp, är onödiga att spara. Men även små inköp måste gå att styrka med kvitton – bokföringslagen gör tyvärr ingen skillnad på belopp. Saknas kvittot får du heller inte dra av momsen på inköpet, så det kan bli dyrt på flera sätt om kvittohanteringen inte sköts på rätt sätt. 

Fysiska vs. digitala kvitton

Som företagare är du skyldig att spara kvittot till bokföringen i sin ursprungliga form. Det betyder alltså att ett kvitto som mottagits i pappersform måste sparas, även om det fotas eller scannas till bokföringen. Har kvittot däremot mottagits digitalt, till exempel via mejl, så är mejlet eller den bifogade pdf:en originalet, och då är det mejlet som ska sparas. Krångligt, jag vet!

Hur länge måste kvitton sparas?

Bokföringslagen säger att bokföringen måste sparas i sju år innan den kan kasseras. Behöver då kvittot från din representationslunch sparas så länge? Det beror på. Om bokföringen hanteras utan kopplade bilder till verifikationerna i ditt bokföringssystem; då måste papperskvittot sparas i sju år som bevis på affärshändelsen. 

Men om du jobbar med digitala verktyg och för över ditt papperskvitto till digital form kan du slänga papperskvittot redan efter tre år. 

Här finns alltså mycket att vinna på att gå över till digital redovisning både av bokföringen som helhet, men även specifikt kvittohanteringen som vi fokuserar på här.

Vad kan jag som företagare vinna med en digital kvittotjänst? 

Både tid och pengar! Med möjlighet att fota kvittot i direkt anslutning till affärshändelsen minimeras risken för att kvittot försvinner innan det bokförs. Du slipper springa runt och leta efter kvitton dagarna innan momsen ska deklareras och de där kvällarna du spenderat med att kvittoredovisa hela månaden blir ett minne blott. 

Som redovisningsbyrå har vi mångårig erfarenhet av tusentals kunder, och någonting den absoluta majoriteten av företagen uppskattar är enkla lösningar när det kommer till redovisningen. När vi hjälper våra kunder att digitalisera hela redovisningskedjan frigör vi tid som kan läggas på tillväxt istället för administration, och det är väl vad vi alla strävar efter?

Slipper vi inte kvittohögarna snart?

Kvitton måste sparas på två ställen när jag gått över till en digital lösning, säger du? Ja, men förhoppningsvis inte så länge till! 

Regeringen har just nu en pågående utredning gällande just den här frågan för att förenkla för dig som företagare. 

Vad de kommer att landa i för beslut vet vi såklart inte ännu, men vi har höga förhoppningar om att det kommer att bli en lagändring. Redovisningskonsulternas branschorganisation SRF Konsulterna har skickat ut en enkät på uppdrag av regeringens utredare. 

93% av redovisningskonsulterna anser att en förenkling av bokföringslagen gällande papperskvitton skulle förenkla för företagarna.

Tina Nordgren, Bokoredo

Tina Nordgren

Redovisningspartner