Hoppa till sidinnehållet
Boka en demo
Pleo i restaurangbranschen

När alla precis dragit en lättnadens suck… Efter två år av hårda prövningar under pandemin möts nu restaurangbranschen av nya utmaningar. Inflationen har inte varit så här hög sedan 1993 och livsmedelspriserna stiger i rask takt.

Restaurangbranschen känner givetvis av smällen. När maten blir dyrare, blir det dyrare att driva restaurang.

Folk har mindre pengar över i plånboken tills lönerna hinner ikapp inflationen. Det som tidigt stryker på foten i tider som dessa, är nöjesutgifter som restaurangbesök. Hushållsbudgeten måste hålla. Rimligt, förstås.

Men företagsbudgeten måste också hålla. Vissa prisökningar blir nödvändiga för att restaurangerna över huvud taget ska gå runt. 

Det är en svår balansgång. Och det är viktigare än någonsin att hålla koll på varenda liten utgift, för alla räknas.

Med Pleo får restauranger bättre koll på utgifterna. I oroliga tider uppskattas den där förhöjda nivån av kontroll – och frihet – lite extra.

Vår betallösning innebär att snabba puckar smidigt passas över till den som har tid över, stressnivån sjunker och arbetsmiljön blir behagligare.

Varför använder restauranger Pleo?

Pleo underlättar hela företagets kvittohantering med smarta betalkort. Chefer och ekonomiansvariga bestämmer vilka medarbetare som får egna kort och hur mycket pengar respektive person kan handla för.

Alla köp hanteras i realtid. Administratörer kan hela tiden se vem som har köpt vad. 

Det bästa är att allt bokförs automatiskt. Pleo integrerar nämligen sömlöst med alla bokföringsprogram. 

Ekonomiavdelningen kan lägga sin värdefulla tid på viktigare saker, som utvecklings- och analysarbete. Om du använder dig av en extern redovisningskonsult har vi till och med ett dedikerat partnerprogram

Och medarbetarna? De kan ägna sitt fulla fokus åt det de anställdes för – att laga mat, servera, diska, blanda drinkar, administrera bokningar och marknadsföra.

Kort sagt, att jobba. För visst anställdes de inte för att fylla i manuella utgiftsrapporter?

Thomas Dahlstedt, grundare av restaurangbolaget Nordrest, värderar sina medarbetare högt och vill att de ska få möjligheten att briljera i sin kompetens. 

“De som jobbar i vår bransch, enhetscheferna och restaurangcheferna, har oftast andra talanger än matte. Inte sällan har de valt kockyrket för att de gillar att jobba med händerna och göra helt andra saker än att räkna och hålla ordning på bokföring,” säger han.

Med Pleo slipper också medarbetarna ligga ute med pengar när de behövt betala för något i jobbet. Istället blippar de Pleo-kortet (eller använder sig av Apple Pay eller Google Pay), får direkt en notis om att fota kvittot och sedan är allt klart och dokumenterat – superlätt!

Vem köpte vad, och varför?

Vi tror på frihet under ansvar. Men vi fattar. Du känner den där klassiska oron – om du ger ett finger (ett företagskort), riskerar du att bli av med hela handen (pengarna på banken). Du vill självklart underlätta för medarbetarna, men samtidigt behålla kontrollen. 

Tips: Använd Pleo och sätt individuella köpgränser för varje kort, så kan du både äta kakan och ha den kvar. 

Köpgränserna kan när som helst ändras av en administratör. Tillfälligt eller tills vidare. 

Alla medarbetare har olika typer av utgifter. Vissa har nästan inga alls. Men Pleo funkar för alla. 

Bartendern kan utan problem sticka iväg till närmaste mataffär och köpa de 15 citroner som saknas precis innan öppning. Ljudteknikern kan pipa iväg och köpa en sladd. Köksbiträdet kan köpa ett extra zestjärn och sociala medier-experten kan sätta annonskostnader och prenumerationstjänster på kortet.

Och alla dessa små inköp kan du hela tiden följa i Pleos app i realtid. 

“Ibland behöver nödköp göras. Några kanske ska iväg på tjänsteresa eller göra en teamaktivitetet. Då är Pleo-korten guld värda,” tycker Thomas på Nordrest.

Underlätta för medarbetarna

Planering är a och o när du driver restaurang. Men restaurangbranschen följer knappast traditionella arbetstider, vilket försvårar uppgiften. Yttre faktorer påverkar och  anpassningsförmåga är kanske den viktigaste egenskapen en bra restaurang kan ha.

Dörrarna står ofta öppna för gäster en stor del av dagen. Det blir lätt jäktigt om något inte går som planerat. Anställda går på olika skift och det finns sällan utrymme för misstag. 

Vissa perioder består personalstyrkan dessutom till stor del av säsongsarbetare och vikarier, vilket ytterligare ökar risken för att hamna i prekära situationer.

Med Pleo minimerar du de riskerna. Snabba puckar passas smidigt över till den som har tid över, stressnivån sjunker och arbetsmiljön blir behagligare.

Säkrare betalningar

Pleos högsta prioritet är att dina pengar hålls säkra. Ett tecken på att vi lyckas med det är att 99 % av Pleo-användarna känner sig trygga med att betala med Pleo

Traditionellt sett har kontanter varit en självklar del av restaurangbranschen. För att betala med, självklart, men främst för dricks. 

Användningen av mynt och sedlar har dock minskat drastiskt senaste åren. Under 10 procent av svenskarna betalar numera med kontanter. Därför erbjuder de flesta restauranger främst kortbetalning. 

Så, de flesta restauranger digitaliserar sina affärer för kundernas skull. Men många funderar också över möjligheten att helt digitalisera utgiftshanteringen för restaurangen som företag, och för medarbetarna. Inte sällan landar den funderingen i ett par kreditkort som delas i teamet. Men det har sina uppenbara problem.

Köp med traditionella kreditkort ger inte mycket information till ekonomiavdelningen. När utgifter ska identifieras för att bokföras på rätt sätt blir sökandet efter när, vad, varför och vem lätt en invecklad och tidskrävande detektivhistoria.

Om du har anställda som jobbar på flera olika restauranger parallellt blir det ännu svårare att reda ut var utgifterna ska bokföras.

Pleo hjälper till med kvittohanteringen och underlättar bokföringen. Men korten minskar också risken för bedrägeri. Det nya EU-direktivet för kortbetalningar lär snart knuffa undan delade kreditkort helt och hållet, till förmån för mer individuella lösningar.

Om du som administratör ser något suspekt – kanske en orimligt stor utgift eller för många småköp på kort tid – är du alltid bara ett knapptryck från att frysa kortet.

Som Pleo-kund kan du helt enkelt alltid känna dig trygg med att dina pengar hanteras på ett säkert sätt, på alla nivåer. Och om frågor eller funderingar skulle uppstå står vår kundsupport redo att hjälpa till.

Driver du restaurang och är trött på att jaga kvitton åt din trötta redovisningskonsult? Kanske jobbar du som kock och har ledsnat på att behöva ligga ute med pengar för citroner? Oavsett – boka en demo idag.

Pleo blog banner

10+ år som UX-, copy- och content writer på frilans med utgångspunkt i de västsvenska skogarna. Svag för nationalekonomi och odling, gärna i kombination. Skoja. Vi hörs!

josephine@pleo.io

Du kanske gillar...