Kom igång
Spara kvitton

En låda proppfull med blekta kvitton från 2012. Låter det bekant?

Hela tiden dyker det upp smarta appar som hjälper företag och deras medarbetare att redovisa sina kvitton. Kanske inte så konstigt med tanke på hur tidskrävande och långtråkigt det är...

Men hur fungerar det egentligen – får du slänga kvittot efter att du har fotat det?

Vi reder ut vad bokföringslagen säger om hur länge och i vilken form du måste spara dina kvitton – och hur det fungerar med digitala kvitton.

Hur länge måste kvitton sparas enligt lagen?

Bokföringslagen säger att kvitton, fakturor eller annan typ av verifikation måste arkiveras i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Nyligen inledde regeringen en utredning för att se om lagen om arkivering av papperskvitton borde skrotas. Vi är många som håller tummarna!

Måste du spara kvittot om du har fotat det via Pleo-appen?

Kort sagt, ja.

Det är tillåtet att överföra verifikationer som kvitton eller fakturor från pappersform till digital form, t ex via fotografering eller scanning, men du måste fortfarande behålla originalkvittot i tre år.

Exempel:
Du har mottagit ett kvitto i pappersform och fotograferat av det i Pleo's mobilapp. Enligt bokföringslagen måste du spara det ursprungliga papperskvittot i tre år. Därefter räcker det att du behåller den digitala kopian under resterande fyra år.

Läs mer om hur arkivering fungerar på bokföringsnämndens hemsida.

Vad gäller om anställda gör utlägg?

Vi får ofta frågor om vad som gäller då anställda betalar för något i tjänsten med egna pengar, dvs. gör utlägg med ett privat kort eller kontanter, för att sedan få beloppet utbetalt med sin lön.

Enligt BFN måste räkenskapsinformation (ex. verifikationer som kvitton eller fakturor) sparas i den form de hade när de kom till företaget. Om anställda gör utlägg för företagets räkning är företaget därför skyldigt att spara originalkvittot.

Kort sagt innebär detta att även kvitton för utlägg måste sparas. Det går alltså inte att slänga papperskvittot bara för att köpet har gjorts som utlägg.

Hur fungerar det med digitala kvitton?

När du köper något online, exempelvis kontorsmaterial, matvaror eller förnyar prenumerationstjänster, får du oftast ett digitalt kvitto direkt till din inkorg.

Ett digitalt kvitto räknas som en fullt godkänd verifikation och behöver därför inte skrivas ut på papper. Digitala kvitton måste dock, precis som papperskvitton, sparas i sju år enligt bokföringslagen. 

Hur Pleo kan hjälpa dig

Med Pleo-appen kan du enkelt spara dina kvitton när du är på resande fot. Så fort du har betalat med ditt Pleo-kort får du en notifikation i mobilen som påminner dig om att lägga till kvittot.

Har du testat vår nya Gmail-integration Fetch?

Nyligen lanserade vi en integration till Gmail som vi kallar för Fetch. Apport på engelska – ja du förstår.

Fetch hämtar automatiskt dina digitala kvitton direkt från din Gmail-inkorg (finns snart tillgänglig för Outlook) och matchar ihop dem med dina utgifter i Pleo. Ja du läste rätt – du behöver inte ens fota eller scanna kvittot.

Se hur företaget Budbee har fått kontroll över sina utgifter med Pleo och Fetch.

Trött på kvitton?

Om du är trött på blekta, borttappade kvitton och vill få bättre koll på ditt företags ekonomi är det kanske dags för dig att skaffa Pleo. Boka ett möte med oss redan idag och kom igång på nolltid.

Johanna Vikell

Produktexpert

Produktexpert