Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen?

En låda proppfull med blekta kvitton från 2012. Låter det bekant?

Hela tiden dyker det upp smarta appar som hjälper företag och deras medarbetare att redovisa sina kvitton. Kanske inte så konstigt med tanke på hur tidskrävande och långtråkigt det är...

Men hur fungerar det egentligen – får du slänga kvittot efter att du har fotat det?

Vi reder ut vad bokföringslagen säger om hur länge och i vilken form du måste spara dina kvitton – och hur det fungerar med digitala kvitton.

Hur länge ska man spara räkningar?

Bokföringslagen säger att kvitton, räkningar och andra typer av verifikationer måste arkiveras i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Nyligen inledde regeringen en utredning för att se om lagen om arkivering av papperskvitton borde skrotas. Vi är många som håller tummarna – och det ser lovandet ut!

Som privatperson behöver du bara spara betalda fakturor så länge reklamationsrätt och garanti finns kvar – om du vill förstås. Hur länge företag måste spara kvitton definieras däremot tydligt i lagen.

Måste du spara kvittot om du har fotat det via Pleo-appen?

Kort sagt, ja. Du måste spara kvitton. Bokföring är strikt reglerat, och en av de tydligaste reglerna gäller lagring av verifikationer.

Men om du fotat kvittot och lagrar det digitalt, vad gäller då? Måste man spara fysiska kvitton också?

Det är tillåtet att överföra verifikationer som kvitton eller fakturor från pappersform till digital form, t ex via fotografering eller skanning, men du måste fortfarande behålla originalkvittot i tre år. Det mesta tyder på att vi inom en snar framtid lär få den här delen av bokföringslagen uppdaterad. Att fota och spara kvitton digitalt kommer förmodligen att bli standard. Men tills dess är det tre år som gäller.

Exempel:
Du har mottagit ett kvitto i pappersform och fotograferat av det i Pleo's mobilapp. Enligt bokföringslagen måste du spara det ursprungliga papperskvittot i tre år. Därefter räcker det att du behåller den digitala kopian under resterande fyra år.

Läs mer om hur arkivering fungerar på bokföringsnämndens hemsida.

Vad gäller om anställda gör utlägg?

Vi får ofta frågor om vad som gäller då anställda betalar för något i tjänsten med egna pengar, det vill säga gör utlägg med ett privat kort eller kontanter, för att sedan få beloppet utbetalt på lönen.

Att spara kvitton enligt bokföringslagen innebär att räkenskapsinformation (verifikationer som kvitton och räkningar) sparas i den form de hade när de kom till företaget. Om anställda gör utlägg för företagets räkning, är företaget därför skyldigt att spara originalkvittot.

Kort sagt innebär detta att även kvitton för utlägg måste sparas. Det går alltså inte att slänga papperskvittot bara för att köpet har gjorts som utlägg.

Med Pleo Pocket kan medarbetare ladda upp och spara kvitton till bokföringen och ekonomiavdelningen. Sedan kan de direkt återbetala sig själva för utlägg de gjort. Supersmidigt – och schysst.

Hur fungerar det med digitala kvitton?

När du köper något online, som kontorsmaterial, matvaror eller prenumerationstjänster, får du oftast ett digitalt kvitto direkt till din inkorg.

Ett digitalt kvitto räknas som en fullt godkänd verifikation och behöver därför inte skrivas ut på papper. Digitala kvitton måste dock, precis som papperskvitton, sparas i sju år enligt bokföringslagen. 

Så kan Pleo hjälpa dig spara kvitton digitalt

För att slippa extraarbete väljer många att spara kvitton i en app. Som Pleo. Att spara kvitton i vår app är superlätt. Du köper något, fotar kvittot, lägger till några uppgifter om köpet – och sedan är det klart.

Med Pleo-appen kan du enkelt spara kvitton digitalt när du är på resande fot, eller bara är ute och handlar. Ekonomiavdelningen ser alla köp i realtid. Större frihet för medarbetarna, bättre insyn för chefer och ekonomiavdelning. Enklaste receptet för att bygga tillit och förtroende på arbetsplatsen.

Har du testat vår nya Gmail-integration Fetch?

Nyligen lanserade vi en integration till Gmail som vi kallar för Fetch. Apport på engelska – ja, du förstår.

Fetch hämtar automatiskt dina digitala kvitton direkt från din Gmail-inkorg (finns snart tillgänglig för Outlook) och matchar ihop dem med dina utgifter i Pleo. Ja du läste rätt – du behöver inte ens fota eller scanna kvittot.

Se hur företaget Budbee har fått kontroll över sina utgifter med Pleo och Fetch.

Trött på kvitton?

Om du är trött på blekta, borttappade kvitton och vill få bättre koll på ditt företags ekonomi är det kanske dags för dig att skaffa Pleo. Boka ett möte med oss redan idag och kom igång på nolltid.