Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen?

featured-image
Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen? | Pleo Blog
4:51
Få vår senaste rapport
SE_Synergy_Report_Resource-Page
Utforska utmaningarna, fördelarna och framtiden för samarbeten över hela Europa

En låda proppfull med blekta kvitton från 2012. Låter det bekant? Förmodligen, eftersom det fram till sommaren 2024 var lag på att spara kvitton i fysisk form. 

Det dyker ständigt upp nya smarta appar som hjälper företag och deras medarbetare att redovisa sina kvitton. Kanske inte så konstigt med tanke på hur tidskrävande och långtråkigt det är...Men hur fungerar det egentligen – får du slänga kvittot efter att du har fotat det?

Vi reder ut vad bokföringslagen säger om hur länge och i vilken form du måste spara dina kvitton – och hur det fungerar med digitala kvitton.

Måste man spara kvitton fysiskt? 

Den 22 maj 2024 beslutade riksdagen att kravet om att spara papperskvitton ska slopas. Den nya lagen trädde i kraft den 1 juli 2024. Bokföringslagen uppdateras för att bättre möta den digitala utvecklingen. 

Riksdagens beslut innebär att digitaliserade kvitton och fakturor inte längre behöver sparas i pappersformat. 

Har du skannat in ett papperskvitto i ditt bokföringsprogram kan du alltså slänga det fysiska originalet. Syftet med ändringen är att förenkla för företagare genom att minska både administration och kostnader. Så här lyder riktlinjerna: 

  • Precis som tidigare måste du säkerställa att räkenskapsinformationen förblir oförändrad och inte riskerar att gå förlorad vid digitalisering.
  • Informationen måste fortfarande sparas i sju år.
  • Ändringen är retroaktiv, vilket innebär att du kan slänga tidigare digitaliserade kvitton, fakturor och andra handlingar.

Hur länge ska man spara kvitton?

Så hur länge måste då företag spara kvitton? Före den 1 juli 2024 krävde lagen att bokföring och räkenskapsinformation, såsom kvitton och räkningar, skulle bevaras i fysisk form. Handlingarna skulle arkiveras i minst tre år efter det aktuella räkenskapsårets slut. Om du till exempel köpte en skrivare till företaget i januari 2024, behövde originalkvittot sparas fram till åtminstone 2032. 

Viktigt att komma ihåg är att det fortfarande är lag på att spara kvitton i minst sju år, men i vilket format spelar inte längre någon roll. 

Den långa arkiveringstiden hade som syfte att möjliggöra efterhandsgranskning av ett företags ekonomi för att säkerställa att ingen ekonomisk brottslighet har skett. Även om syftet med lagen är lätt att förstå, har många ansett att den inte riktigt följt med i den tekniska utvecklingen.

Tidigare innebar bokföringslagen att räkenskapsinformation (som verifikat och fakturor) kunde överföras från ett medium till ett annat, till exempel från papper till digitalt. Dock krävdes det att originalkvittot sparades i tre år, även om det hade skannats in och lagts in i ett digitalt bokföringsprogram, där den elektroniska versionen skulle bevaras i sju år.

Vad klassas som räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation är alla underlag som är nödvändiga för att förstå hur ett bokföringssystem är upplagt eller för att kunna följa och tolka en affärshändelse i företagets bokföring. Exempel på räkenskapsinformation inkluderar kvitton, fakturor, in- och utbetalningar, låneavier, bankinsättningsuppgifter och avtal, såsom hyresavtal. 

Generellt gäller att alla mottagna underlag ska användas som verifikationer, även om de behöver kompletteras med egna uppgifter för att uppfylla de krav som bokföringslagen ställer på en verifikation. Till exempel kan en följesedel bli en del av en verifikation om den innehåller obligatoriska uppgifter som saknas på fakturan eller kvittot. Att spara kvitton och fakturor är alltså nödvändigt för ett företags bokföring

Andra exempel på räkenskapsinformation är årsredovisning, årsbokslut, förenklat årsbokslut, behandlingshistorik och systemdokumentation.

För ytterligare information och detaljer om bokföringslagen rekommenderas ett besök på Skatteverkets webbplats.

Digital accounting_hero Måste du spara kvittot om du har fotat det via Pleo-appen?

Nej, du behöver sedan den nya lagändringen inte spara ett fysisk kvitto om du har det i en digital version. Det mesta tyder även på att fota och spara kvitton digitalt kommer att bli standard. 

 

Exempel:
Du har mottagit ett kvitto i pappersform och fotograferat av det i Pleo's mobilapp. Kvittot delas då automatiskt med företagets ekonomiansvarig. Eftersom kvittot nu finns lagrad i digital form behöver du inte spara pappersversionen. 

Vad gäller om anställda gör utlägg?

Vi får ofta frågor om vad som gäller då anställda betalar för något i tjänsten med egna pengar. Vad som menas är att de gör utlägg med ett privat kort eller kontanter, för att sedan få beloppet utbetalt på lönen.

Med Pleo Pocket kan medarbetare ladda upp och spara kvitton till bokföringen och ekonomiavdelningen. Sedan kan de direkt återbetala sig själva för utlägg de gjort. Supersmidigt – och schysst.

Varför välja digital bokföring framför högar med papper?

  • Slipp blekta och svårtydda papper, samt risken att underlagen blir oläsliga. Lagen kräver fortfarande att all räkenskapsinformation ska vara "överskådlig" och i "ordnat skick”. Det här är betydligt enklare och mer säkert att uppnå i digital form.

  • Slipp hantera flera olika format. Genom att enbart spara din bokföring digitalt kan du hålla all information samlad och fokusera på att hålla ordning – på ett och samma ställe!

Så kan Pleo hjälpa dig spara kvitton digitalt

För att slippa extraarbete väljer många att spara kvitton i en app, som Pleo till exempel. Att spara kvitton i vår app är superlätt. Du köper något, fotar kvittot, lägger till några uppgifter om köpet – och sedan är det klart.

Med Pleo-appen kan du enkelt spara kvitton digitalt när du är på resande fot, eller bara är ute och handlar. Ekonomiavdelningen ser alla köp i realtid. Större frihet för medarbetarna, bättre insyn för chefer och ekonomiavdelning. Enklaste receptet för att bygga tillit och förtroende på arbetsplatsen helt enkelt. 

Har du testat vår nya Gmail-integration Fetch?

Nyligen lanserade vi en integration till Gmail som vi kallar för Fetch. Apport på engelska – ja, du förstår.

Fetch hämtar automatiskt dina digitala kvitton direkt från din Gmail-inkorg eller från Outlook och matchar ihop dem med dina utgifter i Pleo. Ja du läste rätt – du behöver inte ens fota eller scanna kvittot.

Se hur företaget Budbee har fått kontroll över sina utgifter med Pleo och Fetch.

Trött på kvitton?

Om du är trött på blekta, borttappade kvitton och vill få bättre koll på ditt företags ekonomi är det kanske dags för dig att skaffa Pleo. Boka ett möte med oss redan idag och kom igång på nolltid.

Missa inte ett enda inlägg

Prenumera idag för att få spännande uppdateringar och de senaste nyhetsbreven från Pleo.