Vad är Application Portfolio Management?

Har ditt företag också flera överflödiga, gamla eller ineffektiva applikationer som ingen har haft tid att gå igenom på länge? Application Portfolio Management (APM) är disciplinen för att utveckla och styra en applikationsstrategi för att optimera företagets teknikstack. Här är allt du behöver veta om APM och varför det är viktigt för ditt företag. 

Vad är Application Portfolio Management (APM)? 

Application Portfolio Management handlar om att utveckla och styra applikationsstrategier och tjänster mer effektivt för att uppnå specifika mål. Det innebär att göra en omfattande inventering av din IT-miljö och bedöma det totala värdet för verksamheten. Ett ramverk för Application Portfolio Management ger full insyn i organisationens IT-landskap och utrustar beslutsfattare med insikter om möjligheter till effektivisering och var man bör prioritera investeringar.  

Läs även: Så bygger du en smart IT-strategi

Vad är målet med Application Portfolio Management? 

APM hjälper företag att få ordning på sina växande IT-portföljer, både vad gäller lokala och molnbaserade appar och tjänster. Målet är att göra applikationslandskapet så smidigt och kostnadseffektivt som möjligt, samtidigt som det stöttar verksamhetens mål. 

Det handlar om att hitta och ta bort överflödiga, gamla eller ineffektiva applikationer för att hålla portföljen i toppform.

I grunden går APM ut på att ge företaget den insikt som behövs för att fatta smarta IT-beslut som går hand i hand med affärsmålen. Dessutom är Application Portfolio Management ett viktigt första steg mot att bygga en effektiv företagsarkitektur.

APM hjälper din organisation att hantera stora och ständigt växande IT-portföljer, inklusive både lokala och molnbaserade applikationer och tjänster. Målet är att effektivisera och optimera applikationslandskapet i linje med verksamhetsmålen. Det här innebär att identifiera redundanta föråldrade och underpresterande applikationer för rationalisering och ersättning – för att säkerställa att portföljer förblir smidiga, kostnadseffektiva, och i linje med övergripande affärsstrategier. Det huvudsakliga målet med APM är att ge ditt företag de nödvändiga insikter som behövs för att fatta beslut om IT och att knyta dessa till bredare affärsmål. Application Portfolio Management är också det första steget i att bygga en effektiv företagsarkitektur.  

Varför är Application Portfolio Management viktigt? 

Under åren har ditt företag förmodligen köpt eller prenumererat på flera applikationer från olika leverantörer. Ett företag kan ha prövat den senaste teknologin eller köpt en app för att lösa ett problem som var akut vid den tiden. 

Det är inte bara IT-avdelningar som väljer nya appar – individuella team och anställda installerar dem ofta också. Ditt företag kan få flera appar för samma uppgift. När appar blir äldre är det möjligt att de inte integreras väl med nyare teknik. Om de inte har uppdaterats kan de också utgöra en säkerhetsrisk. När vissa appar inte längre används regelbundet tillför de inget värde. Oanvända appar tar upp utrymme i systemet och slösar med en organisations IT-budget.

APM förenklar IT-infrastruktur och utgifter 

Det är möjligt att ditt företag spenderar onödiga pengar på ett överskådligt ekosystem utan tydlig översikt. APM klargör kaoset genom att utveckla en översikt som gör det möjligt att fatta mer informerade beslut om att förenkla och kontrollera företagets IT-infrastruktur och utgifter. 

Application Portfolio Management förbättrar insynen genom att samla all data på ett ställe. Det hjälper IT-teamet att förestå tillgångarnas kapaciteter, ömsesidiga beroenden och livscykler. Denna kunskap hjälper din organisation att avgöra om redundanta eller ineffektiva appar ska tas bort, uppdateras eller ersättas. Ditt företag kommer att minska kostnaderna genom att avbryta oanvända prenumerationer och öka effektiviteten och produktiviteten, vilket innebär mer kapital att återinvestera. Dessutom minskar en optimerad teknikstack riskerna kring säkerhet och efterlevnad, samtidigt som den banar väg för smidigare processer.

Vilka är de viktigaste funktionerna i Application Portfolio Management?

Application Portfolio Management täcker en hel del. Bland annat hjälper det till att minimera IT-portföljen genom att ta bort onödiga eller dubbla appar, vilket frigör resurser som kan användas bättre på andra håll. 

Att hålla koll på apparnas livscykel är också viktigt. Det här hjälper ditt företag att förstå när det är dags att förnya, uppdatera eller byta appar. 

APM ger en klar bild av hur appar hänger ihop med andra system och verktyg. 

IT-teamet kan se vilka teknologier som kopplar ihop allt och hur data flödar mellan systemen, samt vilka som är ansvariga för att hålla allt igång. 

När du letar efter lösningar för Application Portfolio Management är det viktigt att välja en plattform som kan hantera alla delarna och som erbjuder realtidsrapportering, så att du kan fatta bättre och mer informerade beslut om företagets IT-hantering. 

Vem är ansvarig för Application Portfolio Management?

Vem som ansvarar för APM på ett företag beror på organisationens storlek. CIO, CTO och IT-chefer är involverade i Application Portfolio Management. Du kan även ha en anställd Enterprise Architect vars syfte är att utföra APM som en del av ett bredare arkitekturprojekt.

Vissa företag har en person som är dedikerat ansvarig för att övervaka IT-miljön och arbetar med intressenter för att hålla inventeringen och informationen uppdaterad. De är ansvariga för att koppla APM till affärsmål. Ett företag kan också ha teknikchefer som övervakar IT-tillgångar och spårar livscykler.

APM kräver samarbete och tvärfunktionell kommunikation samt tillförlitlig data om användning och utgifter för en korrekt, datadriven bedömning av IT-tillgångar. Därför har även företagsledare, applikationsägare och användare ett visst ansvar—de måste tillhandahålla IT-organisationen eller teamet som leder APM-initiativet med information om inventering och data om affärsvärde, teknisk prestanda och användarnöjdhet.

Exempel på Application Portfolio Management

APM har flera användningsområden. Här är några exempel:

1. Implementering av digital transformation: APM är avgörande vid genomförandet av en storskalig digital transformation. Det möjliggör för en organisation att dokumentera befintliga äldre system, förstå den potentiella påverkan av att ersätta dem och mäta effekterna i realtid.
2. Minskning av IT-komplexitet: APM kan minska IT-komplexiteten genom att identifiera överlappande och redundanta appar. Genom att anpassa applikationer ökar även effektiviteten. Programvara för företagsarkitektur skapar en snabbare, automatiserad process för rationalisering av applikationsportföljen för att eliminera redundanser av applikationer. Som ett resultat blir anställda inte överväldigade av antalet appar i systemet, eller osäkra på vilken som är bäst för en specifik uppgift.
3. IT-säkerhet och efterlevnad: APM kan hjälpa företag att säkerställa och bevisa IT-säkerhet och efterlevnad. Till exempel genom att dokumentera sina åtgärder för cybersäkerhet och protokoll med hjälp av inspelad appdata. 

Vad är bästa praxis för Application Portfolio Management?

Nu har du förhoppningsvis lite bättre förståelse för både fördelarna och utmaningarna med APM. Genom att följa våra råd kring Application Portfolio Management kan du säkerställa framgångsrik hantering. 

1. Det är avgörande att APM-arbetet stödjer aktuella affärsfunktioner och strategiska mål för hela företaget. Se till att ingen viktig teknologi tas bort när IT-teamet anpassar portföljen, och fråga appanvändare vad de behöver för att utföra sina jobb. Ha en beredskapsplan på plats för att minimera störningar. 
2. Innan du beslutar om att förnya licensen för befintliga appar eller implementera nya, ska du överväga den förväntade avkastningen (ROI). Använd gratis testversioner för att bekräfta att den nya tekniken verkligen är den rätta lösningen. Upprätta en formell godkännandeprocess för att köpa eller förnya applikationer och dokumentera dem ordentligt för framtida referens.
3. Framgångsrik APM kräver engagemang från företagsledare, så involvera dem när du sätter upp mål och utvärderar data.
4. Ge regelbundna rapporter om applikationsmått och information om projektet, och använd ett enkelt språk utan teknisk jargong för att engagera alla intressenter. Det handlar inte bara om att uppdatera om framsteg—dela framgångar och milstolpar i hela organisationen för att demonstrera värdet av APM.
5. Möjliggör stark kommunikation mellan EAs och användare och se till att alla förstår processen och vilken information de behöver tillhandahålla.
6. Ge alla verktyg för att tillhandahålla appinformation, från enkla enkäter till automatiserad datainsamling. En möjlighet är att ställa in API för att hämta data från tredjepartslösningar och granska SSO-inloggningar för att se vem som använder applikationer. 
7. Hantering av applikationsportfölj är inte en enskild uppgift utan ett pågående projekt. Använd alla aspekter av APM för att kontinuerligt övervaka och underhålla företagets IT-landskap. Det här kommer att säkerställa att verksamheten alltid har rätt stöd för nuvarande och framtida affärsbehov—och att dessa är i linje med affärsmålen.