Vad är application rationalization?

Application rationalization (applikationsrationalisering på svenska) är en strategisk metod för att utvärdera affärsapplikationer för att avgöra vilka som bör behållas, ersättas, avvecklas eller konsolideras. Lär dig mer om application rationalization nedan. 

Introduktion 

Informerade affärsbeslut driver innovativa företag. Ditt företag har lyckats när ni fattat välgrundade, integrerade affärsbeslut som gynnar hela organisationen. Och av just den anledningen är application rationalization nu viktigare än någonsin. En flexibel applikationsportfölj gör det möjligt att nå snabba reaktioner på förändringar inom affärer, teknik och marknad. 

För att företagets application rationalization ska bli framgångsrik måste du se till att affärsverksamheten är i linje med företagets IT. Oavsett om du precis har börjat med rationalisering, eller om du är en erfaren expert, kommer du att hitta värdefulla insikter och praktiska råd som kan säkerställa ett smidigt initiativ för application rationalization. 

Vad är application rationalization?

Application rationalization är ett strategiskt sätt att utvärdera affärsapplikationer för att avgöra vilka som ska behållas, ersättas, avvecklas eller konsolideras. Det innebär att analysera kostnader, värde och risk för att uppnå övergripande mål och syften. 

Det här är en omfattande metod som innefattar en rad tekniker och processer som är utformade för att säkerställa ett smidigare och mer effektivt applikationslandskap.

Application rationalization är som att rensa din garderob. Precis som när du sorterar bland kläderna och enbart behåller det du faktiskt använder, behöver du också resa bland dina datorprogram. 

En utgångspunkt för andra IT-aktiviteter

Som en av IT-teknikerna för kostnadsoptimering lägger application rationalization grunden för andra kostnadsbesparande insatser, inklusive: 

• Optimering av programvarulicenser
• SaaS Avveckling av applikationer
• Optimering av servrar och datalagring
• Projekt-rationalisering
• Eliminering av redundanser
• Standardisering av gemensamma teknikplattformar

Application rationalization innebär att specifikt välja applikationer baserat enbart på deras positiva effekt på verksamheten. Men också om att balansera värdet och kostnaden för alla befintliga och föreslagna applikationer, ständigt övervaka applikationernas värde i realtid och justera därefter.

Varför behöver man rationalisera applikationer? 

Ungefär 70 % av en organisation har ingen dokumentation över den aktuella versionen av sin applikationsportfölj att referera till. De negativa följderna av denna brist på dokumentation kan kosta mycket pengar. Utan application realization riskerar organisationen att: 

• Inte kunna reagera i tid på förändrade affärsförhållanden 
• Inte göra nödvändiga uppdateringar och ändringar av buggar
• Behålla IT-projekt med lågt värde
• Inte kunna effektivt planera, optimera och modernisera olika aspekter av IT- och affärslandskapet
• Få ökade kostnader
• Missade affärsmöjligheter 

Rationalisering av en IT-portfölj är inte bara ett effektivt sätt att identifiera kapital för återinvestering, utan det stödjer också effektiv kommunikation mellan IT-ledare och affärspersonal. 

Vilka är fördelarna med application rationalization? 

Application rationalization gör det enklare att rensa bland appar och sänka IT-kostnaderna. Flera studier visar att genom att eliminera ineffektivitet i IT-landskapet kan man frigöra hundratals miljoner dollar i besparingar, samt frigöra IT-budgeten för innovation. 

1. Minskade IT-kostnader: Efter genomförd rationalisering är det inte ovanligt att hitta nya alternativ för att spara pengar. De sparade pengarna kan återinvesteras i innovativa satsningar som IoT (artificiell intelligens och maskininlärning).
2. Minimera onödiga IT-utgifter: Med en stark strategi för application rationalization och kontinuerligt underhåll kommer ditt företag kunna samla den information som behövs för att förhandla om nödvändigheten av framtida applikationer.
3. Eliminera redundans: När rationaliseringsprojektet är avslutat blir det lätt att hitta de applikationer som utför liknande funktioner. Genom att avsluta liknande applikationer minimeras IT-kostnaderna.
4. Minska utbildningsbehov: Varje applikation som används i en organisation kräver viss support från leverantörer eller intern personal – vilket kostar pengar. Om färre applikationer används, minskar kostnaderna för att underhålla apparna.

Den största utmaningen med application rationalization

1. Brist på samarbete 

Oengagerade medarbetare kan hindra dina ansträngningar att genomföra en effektiv och framgångsrik application rationalization. Det bästa sättet att börja engagera dem är att med hjälp av fakta dela de totala kostnaderna för de befintliga apparna. 

2. För många appar och stora utgifter 

Om du överväger application rationalization har du förmodligen insett att du har hundratals applikationer och väldigt många utgifter i relation till dem. Det här gör såklart processen lite mer utmanande eftersom det är mycket att gå igenom. Däremot kommer en enkel minskning av antalet appar leda till en betydande vinst – och göra processen allt lättare. 

3. Oanvända applikationer 

Att köpa något nytt är enkelt och vanligtvis också mycket spännande. Vi använder vissa appar en gång och glömmer sedan bort dem helt. Försök att maximera användningen av befintliga applikationer innan du köper ytterligare. 

Så, hur bemöter vi dessa utmaningar? Och kanske den viktigaste frågan: Hur lyckas vi faktiskt samla in all data? Det kommer vi diskutera nedan. 

Vill du få en bättre översikt över företagets utgifter? Pleo hjälper dig med det. Våra rapporter ger dig insyn i alla utgifter, från prenumerationer till dagliga köp. Du kan attestera i realtid och begära mer information med några klick om något saknas. Pleo hanterar inte bara kortutgifter utan även egna utlägg, milersättning, traktamente och prenumerationer – allt på samma plattform. Läs mer om Pleos utgiftshantering här. 

Rationalisera applikationer i 6 steg

1. Bestäm omfattningen för application rationalization 

Varje rationaliseringsinsats ska enbart fokusera på applikationer som stödjer specifika affärsfrågor och organisationens enheter – självklart med hänsyn till de strategiska affärsmålen. Att rationalisera alla applikationer på en gång har visat sig leda till framgång. 

När du bestämt dig för omfattningen av dina insatser för application rationalization kan du med fördel ta hänsyn till din verksamhetsmodell. Det finns fyra olika typer av verksamhetsmodeller baserade på graden av processstandardisering och processintegration:

• Diversifierad verksamhetsmodell: Självständiga affärsenheter med olika affärsmodeller. Optimera processer och applikationer inom varje affärsenhet individuellt.
• Koordinerad verksamhetsmodell: Unika affärsenheter med starkt koordinerade transaktioner. Rationalisera informationsresurser med målet att etablera en enda källa för sanning.
• Enhetlig verksamhetsmodell: Ett enda företag med globala processstandarder. Utför applikation rationalization med bred omfattning som möjliggör företagsövergripande system för att upprätthålla standarder och maximala möjliga förbättringar.
• Replikerad verksamhetsmodell: Självständiga men mycket liknande affärsenheter. Etablera standardiserad infrastruktur och applikationskomponenter för globala effektiviseringar, en affärsenhet i taget.

Under den här fasen är det viktigt att involvera affärs- och IT-ledare i planeringsprocessen för att prioritera, delegera och stödja pågående rationaliseringsprojekt. Med den extra hjälpen från andra affärsperspektiv kommer den övergripande bilden alltid att vara i linje med strategin.

2. Bygg din inventering

En applikationsinventering är helt enkelt en lista över alla mjukvaruapplikationer som används i organisationen just nu. Den inkluderar information om vad applikationerna gör, hur viktiga de är för verksamheten, vem som ansvarar för dem och andra användbara detaljer.

Det finns två sätt att skapa en applikationsinventering, beroende på hur stor din organisation är:

• Kalkylblad: Snabbt och enkelt, men kräver manuellt arbete. Perfekt för mindre organisationer utan en stor mängd applikationer och med enklare struktur.
• Professionella verktyg: Om du behöver hålla koll på ett mer komplext IT-landskap kan du använda specialverktyg för företagsarkitektur eller applikationshantering. Dessa verktyg är bäst för medelstora och stora organisationer med flera avdelningar och hundratals applikationer.

En bra applikationsinventering ger värdefulla insikter om organisationens app-landskap. Hur framgångsrik din application rationalization blir beror på hur komplett och korrekt den insamlade informationen är.

3. Utvärdera applikationsportfölj 

Utvärderingen kan vara allt från superenkelt till lite mer avancerat, beroende på var din organisation befinner sig och vilka behov ni har.

• Enkel modell (pragmatisk metod): Den här modellen bygger på att alla applikationsägare svarar på anpassade enkäter. För varje applikation samlar ni in information om dess funktionalitet, tekniska status, strategiska värde, kostnader och datarelaterade aspekter. Med dessa kriterier kan ni utvärdera vilka applikationer som ska behållas, avvecklas eller ersättas.
• Avancerad modell för att utvärdera applikationer: Här bedöms applikationerna utifrån hur bra de fungerar och hur viktiga de är. Kritikaliteten bedöms på en skala från -2 (inte alls viktigt) till 2 (avgörande för framgång), där 0 betyder att funktionen är obligatorisk. Stödet bedöms också från -2 (inte stödd) till 2 (perfekt implementerad), där 0 står för standardstöd. Mellanvärden som 1 och -1 kan användas för mer nyanserade bedömningar.

4. Definiera målbilden

I slutet av detta steg kommer du kunna fatta ett beslut om varje applikation. Det finns olika metoder för att bestämma hur ditt applikationslandskap ska se ut framöver. Oavsett vilken metod du väljer, finns det fyra vanliga utfall:

• Behåll: Behåll applikationen och fundera på att investera mer i den. Tolerera applikationen om den gör sitt jobb (viss nytta och i gott skick), eller om det inte finns något bättre alternativ.
• Uppdatera: Modernisera applikationer som har stort värde för verksamheten men som använder äldre teknik.
• Migrera: Avsluta applikationen och migrera data och användare till en annan befintlig applikation (för överflödiga appar). Standardisera flera applikationer på en gemensam plattform, slå ihop applikationer (fysiskt eller logiskt), eller ersätt den med en kommersiell lösning.
• Eliminera: Ta bort appar som inte har något syfte utan att ersätta dem (t.ex. applikationer som inte används, har lågt värde eller är baserade på föråldrad teknik).

5. Planera en implementerings-roadmap 

Application rationalization kommer att ske i olika faser –  omedelbart eller på medellång och lång sikt. Fokus ligger på att ta bort onödiga appar, migrera data, konsolidera lösningar och ibland göra större omskrivningar eller uppgraderingar.

Det är superviktigt att få med affärsledare, IT-ledare och företagsarkitekter för att gå igenom förslagen och skapa en skräddarsydd plan för hur allt ska genomföras.

Det här kommer att öka transparensen och få verksamheten och IT att gå i takt. När kartläggningsfasen är klar bör det finnas tydliga arkitekturstandarder och strukturer redo för framtida analyser.

6. Gör det till en pågående process

Nu när portföljen officiellt är optimerad är det viktigt att kontinuerligt underhålla landskapet. Enstaka insatser för application rationalization kan spara pengar för organisationen i början, men det saknar det långsiktiga värde som kontinuerligt arbete erbjuder.