Ekonomiavdelningen i fokus: Från problemlösare till tillväxtmotor

De senaste åren har präglats av omfattande förändringar i vår värld. Både när det gäller globala politiska förhållanden och de snabba framstegen inom teknologi och innovation.

Utvecklingen inom det teknologiska området utmanar inte minst många företag att ompröva sina arbetsmetoder och hitta nya sätt att anpassa sig för att förbli konkurrenskraftiga.

Det gäller även för ekonomiavdelningar världen över. En avdelning som traditionellt har setts som företagets "problemlösare" – de som håller ordning på siffrorna, säkerställer regelefterlevnad och håller budgetarna i schack. Men i takt med att tiderna förändras räcker inte denna roll längre till.

Det krävs nytänkande där ekonomiavdelningen kliver fram som en avgörande drivkraft för företagets tillväxt och utveckling.

Vill du veta mer om hur ekonomiavdelningen kan ta steget från skuggorna och bli en central kraft i företagets tillväxt? Läs vidare och ta reda på hur ditt företag kan ta de rätta stegen mot en mer strategisk och värdeskapande roll.

En snabb överblick av det viktigaste

• 44 % av företags ekonomiavdelningar har ökande ambitioner, medan 40 % står inför minskade budgetar, vilket skapar press att leverera mer värde med färre resurser.
• Hela 73 % av företagen ser främst ekonomiavdelningen som en backoffice-funktion, vilket begränsar dess potential som en strategisk tillväxtmotor.
• Endast 34 % av företagen upplever att tvärfunktionella beslut fattas snabbt och med hög kvalitet, vilket visar på en stor förbättringspotential genom bättre samarbete.
• Ekonomiavdelningen måste gå från att vara reaktiva administratörer till proaktiva partners som bidrar till tillväxt genom datadrivna beslut och strategisk insikt.

Den nya verkligheten för ekonomiavdelningen

Det senaste året har inneburit en komplex mix av utmaningar som har satt även de mest erfarna ekonomiavdelningarna på prov. Geopolitiska spänningar har skapat osäkra marknadsförhållanden, medan ekonomiska svängningar och störningar i leveranskedjorna har krävt ständig uppmärksamhet och anpassning.

Detta har lett till en motsägelsefull verklighet där behovet av både försiktighet och innovativt tänkande måste balanseras.

I denna nya situation ser vi en tydlig förändring i ekonomiavdelningens fokus. Tidigare låg tyngdpunkten på strikt ekonomisk kontroll och riskminimering, men nu finns ett akut behov av att identifiera och driva tillväxtmöjligheter.

Detta skifte kräver nya kompetenser och en grundläggande förändring av hur ekonomiavdelningen arbetar.

Särskilt intressant är den paradox som många ekonomiavdelningar upplever: 44 % rapporterar ökade ambitioner, samtidigt som 40 % står inför budgetnedskärningar. Det visar siffror från vår rapport The Finance and Business Synergy Report, baserad på insikter från över 2 800 finansiella beslutsfattare i Europa.

Denna dynamik med lägre budgetar och ökade ambitioner skapar ett extraordinärt tryck att leverera mer värde med färre resurser – en utmaning som endast kan lösas genom nytänkande och strategisk omställning.

Bryt med dåtidens roll

En av de största utmaningarna för ekonomiavdelningens utveckling ligger i hur organisationerna själva uppfattar teamet. Siffror från The Finance and Business Synergy Report visar att hela 73 % av företagen fortfarande ser ekonomiavdelningen främst som en backoffice-funktion som hanterar kvitton och administration.

Ladda ner rapporten här och ta del av hela analysen.

Denna syn är inte bara föråldrad – den begränsar direkt företagets förmåga att utnyttja ekonomiavdelningens fulla potential.

Det är därför dags att omdefiniera ekonomiavdelningens roll. I stället för att vara reaktiva administratörer av historiska siffror måste ekonomiavdelningar världen över ta steget till att bli proaktiva affärspartners som bidrar med framåtblickande analyser och strategisk insikt.

Hör Søren Westh Lonning, CFO här på Pleo, berätta om hur han ser på den nya roll som ekonomiavdelningar behöver ta.  [Tidskod: 04.13 - 05.51]

Pleo Talks - Pleo

Det är förstås lättare sagt än gjort. Denna förändring kräver ett uppbrott med gamla vanor och tankemönster, både inom ekonomiavdelningen och i organisationen som helhet.

Förvandlingen från administrativ kontrollant till strategisk sparringpartner handlar inte bara om att förändra arbetsprocesser – det handlar också om en grundläggande kulturförändring.

Ekonomiavdelningen måste gå från att vara de som säger "nej" till budgetöverskridanden till att bli de som säger "hur" till nya möjligheter.

Därför behöver nya kompetenser byggas upp inom affärsförståelse, kommunikation och strategiskt tänkande, samtidigt som den finansiella expertis som utgör grunden för en trovärdig ekonomistyrning bevaras.

Vägen till strategiskt värdeskapande

För att ekonomiavdelningen ska kunna utvecklas och spela en större roll i företagets tillväxt och framgång finns det några avgörande områden som kräver fokus.

Det handlar om att stärka både förmågor, samarbete och kvaliteten i beslutsprocesserna.

Idag räcker det inte att ekonomiavdelningen är tekniskt skicklig med siffror och rapportering. Det behövs en förstärkning av både de tekniska och de mänskliga sidorna.

Det innebär att man måste bli bättre på att arbeta med data, använda avancerade verktyg och utnyttja de teknologiska möjligheterna till fullo. Samtidigt måste man kunna samarbeta nära med kollegor från andra avdelningar, förstå deras behov och kommunicera komplexa insikter på ett sätt som alla kan använda i sitt arbete.

För att ekonomiavdelningen ska kunna skapa strategiskt värde måste ett starkt samarbete byggas upp över hela organisationen. Det handlar om att ta initiativ till dialog, vara tillgänglig och arbeta som en partner snarare än enbart en kontrollfunktion.

När ekonomiavdelningen känner till andra avdelningars utmaningar och mål kan de i högre grad vara med och fatta bättre beslut samt säkerställa att resurserna används så effektivt som möjligt.

Slutligen bör fokus ligga på ökad beslutskvalitet. I Decision making in the age of urgency – en stor McKinsey-undersökning från 2019 – var det endast 34 % av de tillfrågade som upplevde att beslut som involverar flera avdelningar fattades snabbt och med hög kvalitet.

Det visar att det finns en stor potential för förbättring.

Ekonomiavdelningen kan spela en viktig roll här genom att säkerställa transparenta processer och använda data för att göra besluten mer precisa och bättre grundade. När beslutskvaliteten ökar, stärks både samarbetet och företagets resultat.

Så skapar ekonomiavdelningen verklig förändring

Att omvandla ekonomiavdelningen till en drivkraft för tillväxt kräver mer än ambitioner – det kräver handling.

Här är några konkreta steg som kan hjälpa till att nå målet:

• Implementering av datadrivna beslutsprocesser

Där det tidigare har varit ett problem att få tillräckligt med data, är verkligheten idag en helt annan. Data finns i överflöd, och det är därför viktigt att utnyttja dem på rätt sätt.

Här kan ekonomiavdelningen hjälpa företaget genom att införa beslutsprocesser som bygger på (de rätta) data och analyser istället för magkänsla. Med realtidsinsikter kan man agera snabbt och fatta beslut som både är precisa och strategiska.

• Utveckling av proaktiva partnerskap

Ekonomiavdelningen ska inte bara vänta på att de andra avdelningarna kommer med frågor eller problem. Istället ska man vara proaktiv och delta i dialogen tidigt.

Det kan vara genom att delta i strategimöten, ge råd om budgetar eller erbjuda insikter som kan hjälpa till att driva projekt framåt. Genom att vara en aktiv sparringpartner kan ekonomiavdelningen bli en ovärderlig del av företagets framgång.

• Balans mellan riskhantering och innovation

Traditionellt har ekonomiavdelningen haft fokus på att hålla koll på pengarna och minimera risk. Och det är fortfarande viktigt. Men om man enbart fokuserar på att undvika misstag, riskerar man att gå miste om möjligheter för tillväxt.

Det handlar om att hitta balansen där det samtidigt finns utrymme för att experimentera och tänka nytt. Genom att ge lite flexibilitet och våga prova nya saker kan ekonomiavdelningen bidra till att främja innovation utan att tappa kontrollen.

Med dessa åtgärder kan ekonomiavdelningen ta de första stegen mot att bli en central drivkraft för företagets tillväxt och inte bara en avdelning som hanterar siffror och rapporter. Det handlar om att skapa värde – och det börjar med att tänka annorlunda och agera strategiskt.

De viktigaste stegen mot förnyelse av ekonomiavdelningen

Att göra ekonomiavdelningen till en drivkraft för tillväxt kräver att man har en tydlig plan och fokuserar på det viktigaste först. Det handlar inte om att förändra allt på en gång, utan om att ta små men viktiga steg som gör en verklig skillnad – både i ekonomiavdelningen och i resten av företaget.

Genom att rikta uppmärksamheten mot de rätta områdena, använda rätt verktyg och stärka teamets kompetenser kan man skapa en positiv utveckling.

Här är några konkreta idéer för hur du kan komma igång:

• Börja med det viktigaste

Förändringen kan kännas överväldigande om man försöker förändra allt på en gång.

Därför är det viktigt att börja med de områden där ekonomiavdelningen kan skapa mest värde. Här ska du ta reda på vilka nyckelprocesser det är mest meningsfullt att börja titta på – det kan till exempel vara optimering av beslutsprocesser eller utveckling av ett bättre resursöversikt.

När du fokuserar på att strömlinjeforma specifika, centrala uppgifter – istället för att försöka ta allt på en gång – skapas snabba resultat som gör en märkbar skillnad i organisationen.

Det synliggör inte bara ekonomiavdelningens värde, utan skapar också momentum för ytterligare förändringar.

• Automatisera rutiner

En väsentlig barriär för utveckling och förändring är ofta den tid som läggs på repetitiva och tidskrävande uppgifter som budgetuppföljning, bokföring och rapportering.

Därför kan det vara fördelaktigt att implementera automatiserade lösningar. Med dessa kan ekonomiavdelningen frigöra resurser och fokusera på uppgifter som skapar mer värde.

Modern teknologi, som till exempel AI, kan hjälpa till att minimera fel och minska den tid som spenderas på administrativa rutiner. Det ger inte bara effektiviseringar, utan säkerställer också att ekonomiavdelningen kan fokusera på strategiska utmaningar istället för driftsdetaljer.

• Skapa samarbete tvärs över avdelningar

För att ekonomiavdelningen ska bli en integrerad del av företagets tillväxt, är det nödvändigt att stärka samarbetet med andra avdelningar. Detta kräver en proaktiv inställning där ekonomiavdelningen tidigt blir involverad i strategiska projekt och beslut.

Genom att bygga partnerskap och aktivt delta i dialogen med ledningen och andra team kan ekonomiavdelningen skapa en starkare koppling mellan ekonomiska insikter och affärsmål.

• Bygg nya kompetenser
  
  För att ekonomiavdelningen ska kunna ta en mer strategisk roll, är det nödvändigt att investera i teamets utveckling. Kompetenser inom dataanalys och teknologi är avgörande för att kunna leverera djupgående insikter och utnyttja de många data som finns tillgängliga idag.
  Samtidigt är kommunikationsförmåga avgörande för att kunna presentera komplexa ekonomiska analyser på ett sätt som är begripligt och användbart för resten av organisationen.

• Sätt mål och utvärdera framgång
  
  Förändring är en löpande process och det är viktigt att mäta och utvärdera framstegen under vägen. Sätt tydliga mål för vad ni vill uppnå, till exempel snabbare beslutsprocesser, förbättrat samarbete med andra avdelningar eller högre kvalitet i rapporteringen.

Se till att etablera mått som gör det möjligt att följa utvecklingen och justera insatserna om det behövs.

Utvärdering skapar inte bara översikt, utan hjälper också till att säkerställa att transformationen håller sig på rätt spår och att teamet kan fira de resultat som uppnås längs vägen.

Kom ihåg att förändring är en gemensam insats. Det kräver att alla i organisationen är med på resan och att ekonomiavdelningen visar hur de kan vara en värdefull partner.

Det är också en process som kräver både tålamod och uthållighet. Det handlar inte om att förändra allt från en dag till en annan, utan om att ta ett steg i taget och bygga vidare på de små framgångarna.

Varje litet framsteg – om det är automatisering av rutinuppgifter, bättre samarbete eller nya kompetenser – för er närmare målet.