Så hänger relationen mellan ekonomiavdelningen och andra team ihop med kassaflödet

Ekonomiavdelningen har kontakt med alla i företaget. Marknadsavdelningen efterfrågar högre budget för en stor annonskampanj, säljteamet undrar hur stora rabatter de kan ge – på många sätt är ekonomiavdelningen själva hjärtat i organisationen.

Men relationen mellan ekonomiavdelningen och andra avdelningar är inte alltid på topp. Ofta tycker andra team att ekonomiavdelningen snålar i onödan, medan de i själva verket jobbar med att säkra företagets tillväxt och välmående.

Hela verksamheten kan tjäna på att stärka den här relationen. Ju bättre samarbete, desto öppnare blir teamen kring finansieringsbehov, och desto bättre kan ekonomerna förutse företagets ekonomi. Det gör att ekonomiavdelningen tar smartare beslut kring kassaflödet. Det kan också underlätta när du vill identifiera ineffektivitet och möjligheter att spara.

IT-avdelningen, marknadsavdelningen och kundsupporten får samtidigt insyn i hur ekonomiavdelningens budgetar sätts och hur mycket pengar företaget har att röra sig med under det kommande året. För att inte tala om att de kommer känna sig mer bekväma med att föreslå förbättringar och förändringar som rör ekonomin, och få en större förståelse för ekonomiavdelningens roll i bolaget.

Så, hur kan du förbättra samarbetet mellan ekonomiavdelningen och alla andra team?

Dela information

Många ser ekonomiavdelningen som en separat del av företaget, som håller sig för sig själva och förlorar sig i kalkylark. En del kan ha svårt att förstå vad de faktiskt gör varje dag.

Ett bra steg är att låta ekonomerna dela viktig information och uppdateringar kring företagets ekonomi under möten. Kanske har du ett möte varje vecka eller månad där du samlar alla medarbetare för att dela information om hur det går för företaget? Föreslå att ekonomiavdelningen får 10 minuter för att berätta om de ekonomiska bitarna. Se till att presentationerna spelas in och finns tillgängliga online.

Det är också viktigt att tänka på vilka mottagarna av informationen är. Se inte bara på siffrorna ur en ekonoms perspektiv. Försök undvika komplicerade uttryck och förkortningar. Alla vet inte vad BR och RR står för. Och om du måste använda dig av förkortningar – dela gärna en ordlista med definitioner och förklaringar.

Lyssna aktivt

Det här är riktat till kontorsnissarna.

Ta till dig av vad du hör i lunchrummet eller vi kaffemaskinen. Vad säger folk om ekonomin? Vad klagas det på? Vilka ekonomiska processer stressar den här veckan? Ju mer du fångar upp, desto enklare blir det att förbättra läget i tid. Den typen av proaktivt beteende kommer att uppmuntra folk att komma och prata med ekonomiavdelningen när de har något på hjärtat.

Om du jobbar på distans ska du aldrig underskatta en digital frågestund för att ge medarbetare möjlighet att lätta sitt hjärta. Organisera ett månatligt Zoom-möte med en eller två personer från ekonomiavdelningen och uppmuntra folk att delta om de har några funderingar. Ju mer insyn medarbetarna har i de ekonomiska processerna, desto mindre tid behöver du lägga på att förklara saker för dem. Ett annat bra knep är att dedikera en kanal för ekonomirelaterade frågor på Slack eller i Teams.

Ha en tydlig utgiftspolicy

En bra utgiftspolicy ska ge svar på de frågor medarbetare kan tänkas ha kring vilka utgifter som godkänns. Det ska inte finnas något som helst utrymme för frågor, förvirring eller för höga kostnader.

Kanske reser ditt team mycket i jobbet. I så fall bör din utgiftspolicy tydligt beskriva hur mycket medarbetarna kan spendera på mat, dryck, tågbiljetter, bränsle och logi. Om du inte vill att dina medarbetare slösar pengar på taxi bör det framgå att företaget endast ersätter resor med kollektivtrafik. Kommunicera vad som gäller så undviker du att medarbetarna spenderar över budget. Kom ihåg – vad en person värderar som "rimligt" kan vara helt annorlunda för någon annan.

Använd Pleos verktyg för att göra en egen utgiftspolicy om du vill göra en utgiftspolicy från grunden. Se till att nyanställda informeras när de börjar jobba på företaget, och håll medarbetare uppdaterade om eventuella förändringar.

Kommunicera framtidsplanerna

Folk vill gärna veta vad som är på gång. Om du planerar att dra ner marknadsföringsbudgeten är det bäst att förbereda teamet i god tid. De kommer att tacka dig för förvarningen och hinna förbereda sig inför förändringen.

Glöm inte heller att be om samma typ av kommunikation tillbaka. Om IT-avdelningen skriver ett nytt kvartalskontrakt för en tung programvara, be om att få reda på det i förväg, så att du kan hantera kassaflödet därefter.

Kombinera ekonomi och strategi

Det viskas lite överallt om att CFO-rollen är i förändring och att det kommer att bli märkbart under 2023.

Istället för att fokusera på företagets redovisning ser vi att CFO-rollen vänder sig mer och mer åt strategihållet. Den löpande redovisningen automatiseras för att frigöra tid för strategifrågor. Det leder i sin tur till att CFO:n kan följa utgifter i realtid, presentera mer korrekta rapporter och samarbeta bättre med företagets VD för mer verklighetsbaserade beslut.

Vet du inte riktigt var du ska börja? Ladda ner vår CFO-handbok gratis. Där får du tips och råd kring hur CFO-rollen kan anpassas efter den ekonomiska situationen.

Gör hanteringen av pengar smidigare för alla

Många medarbetare har sin första kontakt med ekonomiavdelningen när de har glömt lämna in ett kvitto eller behöver påminnas om att rapportera utlägg i slutet av månaden. Men det finns verktyg som automatiserar utgiftshanteringen och gör livet enklare för både ekonomiavdelning och medarbetare.

Med Pleo kan medarbetare köpa vad de behöver i jobbet, fota kvittot och ladda upp det i appen. De kan lägga till kategorier, taggar och kommentarer om de vill, så att ekonomiavdelningen kan placera utgiften i ett sammanhang. Medarbetarna slipper ligga ute med privata pengar och ekonomiavdelningen slipper krångla med att jaga kvitton och detaljer kring köp.

Dessutom slipper ekonomiavdelningen lägga tid på tråkiga, tidskrävande arbetsuppgifter.

När ekonomiavdelningen har ett nära samarbete med andra avdelningar fungerar företaget bättre. Det öppnar upp för bättre kommunikation och ger alla bättre insyn i den ekonomiska delen av organisationen. Så att alla kan hjälpas åt och sopa undan hinder som kan dyka upp i de ekonomiska processerna.