Stärk samarbetet mellan IT- och ekonomiavdelningen

Kanske tänker du att ekonomiavdelningen och IT-avdelningen är två vitt skilda delar av verksamheten som inte påverkar varandra nämnvärt? Tänk om. Båda avdelningarna kommer med värdefulla bidrag till företaget som hjälper er framåt. När ekonomiavdelningen värnar om ett nära samarbete med andra avdelningar finns det många fördelar att hämta.

En snabb överblick av det viktigaste

• Digitalisering är en nyckelfaktor för företagets framgång, och både IT- och ekonomiavdelningen har ett gemensamt intresse av att implementera rätt teknologiska lösningar. 
• Ekonomiavdelningen har insikt i företagets affärsmål och kan hjälpa IT att allokera resurser bättre. Ett samarbete med IT kan minska teknisk skuld och säkerställa att tekniska investeringar är långsiktigt hållbara.
• Med ökande cyberhot och molnbaserade system är IT-säkerhet en kritisk faktor för ekonomifunktionen. IT kan skydda känsliga ekonomiska data och förebygga bedrägerier, vilket minskar risken för driftstopp och ekonomiska förluster.
• När IT och ekonomi arbetar tillsammans skapas bättre datadrivna beslut, effektivare resursanvändning och högre säkerhet. 

IT och ekonomi = sant

Digitalisering är högsta prioritet för många företag just nu. Det möjliggör hållbar tillväxt och är nyckeln till att hålla sig aktuell på en mer konkurrenskraftig marknad. För att inte tala om hur mycket pengar du kan spara på att digitalisera företagets processer.

Men för att lyckas krävs en stark insats av både ekonomi och IT-avdelningen. Som tur är har båda samma intresse i att göra det optimala valet och investera i rätt teknologi. Att de båda avdelningarna samarbetar i den här typen av frågor känns egentligen självklart. 

IT-chefen behöver resurser för att kunna implementera de nya teknologierna. Och ekonomichefen håller i plånboken. I ett drömscenario involveras ekonomichefen i ett tidigt skede. Då hinner IT-chefen förklara vilka möjligheter och risker som investeringen kommer med. Med den informationen i ryggen kan ekonomichefen ta ett välinformerat beslut om huruvida lösningen passar företagets mål eller inte.

Ekonomiavdelningen kan effektivisera IT-avdelningen

Ekonomiavdelningen har förmodligen stenkoll på företagets affärsmässiga mål. De behöver den grunden att stå på för att kunna planera för framtiden och allokera resurser på ett bra sätt. De sitter med andra ord på verktygen som kan hjälpa IT-avdelningen att sätta en budget som följer företagets mål. Båda parterna får möjlighet att sätta sin vinkel på den, och det är alltid positivt att kunna förklara för- och nackdelar med olika tillvägagångssätt.

För IT-chefer kan det här innebära minskad teknisk skuld. Ju större företagets tekniska skuld är, desto mer sannolikt är det att programvaruutvecklingen hålls tillbaka. Med ekonomiavdelningens hjälp kan IT-avdelningen få bukt med den tekniska skulden och skapa bättre förutsättningar för att kunna bistå organisationen i framtiden.

IT kan stärka säkerheten i de ekonomiska processerna

IT-säkerhet är viktig för alla företag, särskilt de som har valt att ha medarbetare på distans. När alla data finns tillgängliga i molnet ökar riskerna. Ekonomiavdelningen ansvarar för känslig data som behöver skyddas bakom lås och bom. Här kan IT-avdelningen bidra med sin expertis.

PwC konstaterade att 51% av de tillfrågade verksamheterna hade blivit utsatta för någon form av bedrägeri under de senaste två åren, och ofta innebär det att systemet ligger nere. Det är alla ekonomiavdelningars värsta mardröm – när företaget inte är igång kommer inga pengar in. Det ligger alltså i båda avdelningarnas intresse att säkra känsliga data.

Läs mer om hur vi på Pleo håller dina pengar säkra.

IT- och ekonomiavdelningen: De viktigaste bitarna av samarbetet  

Gemensamma mål och visioner

För en framgångsrik digital transformation behöver ekonomi och IT en enad vision och gemensamma mål. Genom att samarbeta kan de säkerställa att teknologiska lösningar implementeras på ett sätt som stärker både den finansiella prestandan och den operativa effektiviteten. Det här förutsätter en kontinuerlig dialog och en ömsesidig förståelse för varandras roller och ansvarsområden.

Datahantering och analys

En av de största utmaningarna för företag idag är att effektivt hantera och analysera stora datamängder. Ett tätt samarbete mellan finans och IT är avgörande för att utveckla robusta system som säkerställer tillgång till pålitlig realtidsdata. Detta ger CFO:er möjlighet att fatta välgrundade beslut baserade på aktuella och korrekta uppgifter.

Säkerhet och regelefterlevnad

I takt med den ökande digitaliseringen blir säkerhet och regelefterlevnad allt viktigare. IT-avdelningen har en central roll i att skydda företagets data och säkerställa att tekniska lösningar följer gällande regelverk och standarder. För att säkerhetsåtgärder ska vara både kostnadseffektiva och en del av företagets övergripande riskhantering krävs ett nära samarbete med finansavdelningen. 

Innovationsdriven samverkan

För att driva innovation och digital transformation behöver företag skapa en kultur där finans och IT samarbetar och utforskar nya teknologier tillsammans. Genom att riva ner organisatoriska silos och främja en tvärfunktionell arbetsmiljö kan företag maximera synergier och dra nytta av kombinerad expertis.

Så kickstartar du samarbetet

Strategi och teknologi jobbar bra ihop.

Beräkna kostnaden för uteblivet samarbete

Det första steget är att analysera vad ett bristande samarbete mellan ekonomi- och IT-avdelningen faktiskt kostar. Om digitaliseringen av ekonomiavdelningen kräver ett fungerande samarbete med IT, vad blir då priset om det fungerar dåligt? För att övertyga VD:n om vikten av ett stärkt samarbete, presentera en konkret affärsmässig beräkning.

Skapa en ömsesidig förståelse

För att samarbetet ska fungera måste båda avdelningar ha insikt i varandras mål och utmaningar. Vet ekonomichefen vilka prioriteringar IT-chefen har för kvartalet? Hur ser budgeten ut? Och vice versa. Att införa ett regelbundet veckomöte mellan representanter från båda avdelningar kan bidra till bättre kommunikation och förståelse.

Involvera teamet i förändringsprocessen

När ny teknologi implementeras är det viktigt att få medarbetarna att känna sig delaktiga. Om ett team fokuserar på att lära sig en ny programvara, säkerställ att de förstår hur kunskapen ska användas vidare och vilken positiv förändring det kommer att leda till. Människor engagerar sig mer när de ser ett tydligt syfte med sitt arbete.

Dela upp stora investeringar i hanterbara steg

Stora teknologiska satsningar kräver en tydlig plan. Genom att bryta ner processen i mindre, hanterbara delar blir den lättare att genomföra parallellt med de dagliga arbetsuppgifterna. Sätt realistiska mål och se till att de bidrar till en bättre arbetsmiljö. Det är viktigare att resultatet blir bra än att processen går snabbt.

Överkommunicera – och gör det igen

Effektiv kommunikation är nyckeln till ett lyckat samarbete. Informationen bör upprepas på flera olika sätt – via månadsmöten, mejl eller Slack-meddelanden. Testa exempelvis konceptet Lunch & Learn, där du informerar om kommande planer samtidigt som deltagarna får gratis lunch.

Ett samarbete som gynnar båda parter

Ekonomi- och IT-avdelningen har mycket att vinna på ett starkare samarbete. Ekonomiavdelningen får bättre insyn i affärsmål, medan IT får stöd för att uppnå sina interna mål. Med relativt enkla åtgärder kan samarbetet stärkas och leda till ökad effektivitet och lönsamhet för hela företaget.

De största vinsterna med ett stärkt samarbete mellan IT- och ekonomiavdelningen

Ett stärkt samarbete mellan IT- och ekonomiavdelningen ger flera fördelar, bland de främsta är:

1. Bättre beslutsfattande – Tillgång till realtidsdata och avancerade analysverktyg gör att CFO:er kan fatta mer informerade och strategiska beslut.
2. Effektivare resursanvändning – Genom att samordna investeringar i teknologi säkerställs att digitala lösningar är kostnadseffektiva och stödjer affärsmålen.
3. Förbättrad säkerhet och regelefterlevnad – Ett nära samarbete gör det lättare att uppfylla regulatoriska krav och implementera säkra finansiella system.
4. Ökad innovation och affärsutveckling – Genom att kombinera teknisk och ekonomisk expertis kan företag identifiera nya möjligheter och effektivisera sina processer.
5. Optimerat kassaflöde och finansiell planering – Automatiserade system och datahantering bidrar till bättre likviditetsprognoser och riskhantering.
6. Högre operativ effektivitet – Digitalisering och automatisering av ekonomiprocesser minskar manuellt arbete, förbättrar noggrannheten och frigör resurser för mer värdeskapande uppgifter.