Koppla ihop utläggen med Fortnox: En steg-för-steg-guide

I de flesta företag uppstår samma situationer: en medarbetare betalar för en resa, en lunch eller ett mindre inköp i arbetet. Själva köpet går snabbt – men arbetet efteråt kan ta betydligt längre tid. Kvitton ska samlas in, kostnader ska registreras och allt ska till slut bokföras korrekt.

För att göra processen enklare använder många företag Pleo tillsammans med Fortnox. Pleo hjälper till att samla alla utgifter, kvitton och kortköp på ett ställe, medan Fortnox ser till att kostnaderna hamnar rätt i bokföringen. När systemen används tillsammans blir det enklare att hålla ordning på företagets utgifter och säkerställa att allt registreras på rätt sätt.

Utan tydliga rutiner kan utlägg snabbt bli svåra att följa upp. Kvitton saknas, kostnader bokförs i efterhand och ekonomiteamet behöver lägga extra tid på manuella korrigeringar. Genom att koppla ihop Pleo med Fortnox blir processen mer strukturerad och överskådlig – från själva köpet till färdig bokföring.

I den här guiden går vi igenom hur du kopplar ihop Pleo med Fortnox steg för steg. Du får bland annat en genomgång av:

• Hur utlägg och kostnader hanteras mellan systemen
• Vilka inställningar som behöver göras i Fortnox innan du börjar
• Hur kvitton, kostnadskonton och utgifter synkas
• Vad du behöver tänka på för att bokföringen ska bli korrekt

När allt är på plats får du en tydlig överblick över företagets utgifter, samtidigt som administrationen minskar och bokföringen blir enklare att hantera.

En snabb överblick av det viktigaste

• Pleo samlar kortbetalningar, utlägg, kvitton och kostnader i samma system, så att inget hamnar utanför kontrollen.
  
  
• Systemet visar tydligt vilka belopp som ska bokföras, vilka utlägg som behöver återbetalas, och gör det möjligt att automatisera hela processen.
  
  
• Medarbetare lägger in utlägg i appen, bifogar kvitto och kategoriserar kostnaden – Pleo hanterar godkännande, återbetalning och integration med bokföringssystem som Fortnox direkt.
  
  
• Pleo ger överblick över alla utgifter i realtid, stödjer attest, minimerar administration och gör det enkelt att hålla korrekt bokföring samt följa företagets policy.

Steg 1: Kontrollera din behörighet i Fortnox

Innan du börjar är det viktigt att du har rätt behörighet i Fortnox. Annars kan kopplingen bli som att försöka öppna en låst dörr med fel nyckel.

1. Logga in i Fortnox.
2. Klicka på din profil uppe i högra hörnet.
3. Välj Administrera användare.
4. Kontrollera att du har behörighet: Bokföring (Bf).

Tips! Om du inte har denna behörighet kan du antingen uppgradera den själv eller be en kollega/redovisningskonsult med rätt behörighet att göra integrationen åt dig. Glöm inte att även dubbelkolla att rätt räkenskapsår är förvalt i Fortnox.

Steg 2: Anslut Fortnox och Pleo

Nu börjar det roliga – att koppla ihop systemen.

1. Logga in i Pleo och gå till Inställningar.
2. Välj Bokföring.
3. Klicka på Fortnox bland alternativen.
4. Logga in med dina Fortnox-uppgifter.
5. Godkänn behörighet.

Och sådär! Nu kan systemen börja kommunicera med varandra.

Läs även vår guide till de bästa bokföringsprogrammen 2026.

Steg 3: Ställ in integrationen

När Pleo och Fortnox är ihopkopplade behöver du ställa in några viktiga konton och serier för att bokföringen ska bli korrekt:

• Verifikationsserie: Välj en bokstav. Många använder t.ex. P för Pleo. Kom ihåg att ställa in som "Manuell kontering" i Fortnox.
• Motkonto för Pleo-kortbetalningar: Skapa gärna ett eget konto, t.ex. 194* – precis som ett bankkonto.
• Motkonto för utlägg: Ett övergångskonto för utgifter innan återbetalning.
• Konto för ingående moms: Vanligtvis 2641 i Sverige.
• Representationskonton: Extern, intern, avdragsgill och ej avdragsgill – se till att välja rätt för din verksamhet.

Tips! När du skapar kategorier i Pleo under Bokföring / Kategorier, kan du använda underkategorier fritt under de 9 huvudkategorierna som finns. Det gör det lättare att hålla ordning på olika typer av utlägg.

Läs mer om vilka verktyg Pleo kan integreras med.

Viktig fakta om Pleo och Fortnox

• Automatisering: Integration mellan Pleo och Fortnox automatiserar överföringen av utlägg, kvitton och kostnadskonton, vilket minskar manuella fel.
  
  
• Realtidsöversikt: Pleo synkar alla köp direkt, vilket ger full kontroll över företagets utgifter i realtid.
  
  
• Kvittohantering: Pleo gör det enkelt att fota och ladda upp kvitton direkt från appen, vilket säkerställer att all dokumentation finns tillgänglig i Fortnox.
  
  
• Säkerhet: Pleo är FSA & PCI-certifierad, vilket innebär att kortdata hanteras med samma säkerhet som i banker.
  
  
• Flexibilitet: Du kan skapa underkategorier i Pleo under de 9 huvudkategorierna, vilket gör det enklare att anpassa bokföringen efter företagets behov.
  
  
• Stöd för flera projekt och avdelningar: Fortnox kostnadsställen kan användas för att spåra utgifter per projekt eller avdelning, vilket gör rapportering mer detaljerad och transparent.

Läs mer om Pleos funktion för utgiftshantering.

Steg 4: Synka utgifter och kvitton

Med integrationen på plats kan du:

• Automatiskt synka alla köp och kvitton till Fortnox.
• Matcha utgifter mot kostnadskonton, moms och kostnadsställen.
• Eliminera manuella fel och spara mycket tid.

Kom ihåg! Be ditt team att fota kvitton direkt i Pleo-appen. Då hamnar allt rätt från början och du slipper jaga kvitton.

Här hittar du även vår guide till digital kvittohantering med Pleo.

Varför bokföra med Fortnox?

Fortnox är en molnbaserad plattform som används av småföretag och redovisningsbyråer i hela Sverige. Det ger dig:

• Effektiv ekonomihantering och administration.
• Tillgång till finansiella tjänster och företagsförsäkringar.
• Smidigare bokföring som låter dig fokusera på annat än pappersarbete.

Mer info hittar du på Fortnox egen webbplats.

Steg 5: Få full kontroll med Pleo + Fortnox

Med integrationen på plats får du:

• Sömlös import: Konton, projektkoder, kostnadsställen och verifikationsserier från Fortnox.
• Smidig export: Alla transaktioner hamnar i rätt verifikationsserie.
• Översikt i realtid: Du kan sätta individuella köpgränser och kategorisera köpen direkt.

Bonus: Pleo påminner teamet om kvitton och hjälper dig undvika misstag som manuell hantering ofta medför.

Frågor? Så här kommer du igång snabbt

1. Gå till Inställningar → Bokföring → Fortnox i Pleo.
2. Följ instruktionerna på skärmen för att få din API-kod från Fortnox.
3. Klistra in koden i Pleo.

Och där har du det! Bara några knapptryck och hela teamets utlägg flyter smidigt in i bokföringen.

Om du vill ha fler steg-för-steg-guider till hur Pleo integreras med Fortnox, kan kan du kika här: Pleo support – Fortnox.