Representation: Vad är det och när är den avdragsgill?

Representation handlar om kostnader som företag har för att främja affärsrelationer och verksamheten. Det kan vara enklare förtäring, teaterbesök eller andra aktiviteter som stärker banden med kunder och medarbetare.

I denna artikel förklarar vi när representation är avdragsgill, både för interna och externa utgifter, och hur du bokför utgifterna korrekt. Läs vidare för att få koll på vad som gäller och hur du hanterar representation i ditt företag. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Representation är kostnader som stärker affärsrelationer, t.ex. fika eller personalaktiviteter – antingen internt eller externt.
  
  
• Den är avdragsgill om den är kopplad till verksamheten, affärssyfte och rimlig nivå. Fika okej – måltider och alkohol är inte längre avdragsgilla.
  
  
• Bokföring sker på olika konton beroende på om utgiften är avdragsgill och om den är intern eller extern.
  
  
• Pleo förenklar hantering av representation genom att beräkna avdrag, koppla deltagare och automatisera bokföring.

Vad är representation? 

Så vad betyder då representation? Representation, eller representation fees på engelska, är en samlingsbenämning för kostnader som gynnar verksamheten och som ofta kan vara avdragsgilla.

Det kan till exempel röra sig om enklare förtäring, teaterbesök eller andra aktiviteter som stärker affärsrelationer. Låter det trevligt? Det är det också!

För att en kostnad ska räknas som avdragsgill representation måste den ha en tydlig koppling till verksamheten och ofta ske i samband med affärsförhandlingar.

Tidigare var även måltider avdragsgilla, en förmån som försvann årsskiftet 2017.

Vill du veta mer? Vi går igenom alla detaljer nedan.

När är representationen avdragsgill?

Representation är avdragsgill när den uppfyller vissa kriterier och har en tydlig koppling till verksamheten. Det finns två huvudtyper av representation: intern (för anställda) och extern (mot kunder, leverantörer eller affärspartners).

Villkor för avdragsgill representation

För att representationen ska vara avdragsgill måste den:

• Ha ett direkt samband med verksamheten.
• Ske i syfte att skapa eller bevara affärsrelationer.
• Vara skälig i omfattning och kostnad.

Vad är avdragsgillt?

• Enklare förtäring (exempelvis kaffe, frukt och smörgåsar vid möten).
• Kostnader för evenemang (exempelvis teaterbesök, idrottsevenemang eller konferenser).
• Intern representation såsom personalfester och kickoffs, inom vissa ramar.

Vad är inte längre avdragsgillt?

• Måltider och alkohol (avskaffades som avdragsgill kostnad vid årsskiftet 2017).
• Lyxbetonade evenemang som inte har en tydlig affärsmässig koppling.

Även om vissa kostnader inte är avdragsgilla i företaget, kan momsavdrag ibland medges på en del av beloppet. Skatteverket har specifika regler för hur detta beräknas.

Vad är intern representation? 

Intern representation avser utgifter för aktiviteter och evenemang som riktar sig till företagets anställda. Det kan inkludera personalfester, kickoffs, jubileumsfiranden, interna konferenser och andra sammankomster som syftar till att främja trivsel, motivation och sammanhållning inom organisationen.

De här utgifterna kan vara avdragsgilla, men det finns särskilda regler kring vad som är tillåtet och i vilken omfattning. Till exempel kan enklare förtäring vara avdragsgill, medan avdrag för måltider är begränsat.

Syftet med intern representation är att stärka arbetsmiljön och företagskulturen, snarare än att direkt gynna affärsrelationer, vilket skiljer den från extern representation.

Vad är extern representation? 

Extern representation är utgifter som ett företag har i samband med affärsmässiga relationer med externa parter, såsom kunder, leverantörer eller samarbetspartners. Syftet är att skapa och upprätthålla goda affärsrelationer, vilket kan ske genom exempelvis affärsmiddagar, evenemang, teaterbesök eller andra aktiviteter.

För att utgifterna ska vara avdragsgilla måste de ha en tydlig koppling till verksamheten och ofta ingå som en del av affärsförhandlingar.

Hur bokför man representation?

Nedan ger vi exempel på hur du ska tänka när du bokför representation för ditt företag. 

Bokföring av avdragsgill representation – enklare förtäring

Företaget har bjudit en kund på kaffe och bullar, vilket räknas som avdragsgill representation eftersom det inte ersätter en måltid. Kostnaden för fikat var 140 kr inklusive moms. Eftersom beloppet för mat och dryck inte överstiger 300 kr per person, kan hela momsen dras av.

Bokföra avdragsgill representation – teaterbiljetter och golf

Företaget bjuder en kund på ett teaterbesök. För kostnader som teaterbiljetter och greenfee gäller ett maximalt avdrag på 180 kronor per person och tillfälle.

I exemplet nedan gäller ett teaterbesök för två personer till en kostnad av 300 kr inklusive moms. Detta klassas som avdragsgill representation.

Ej avdragsgill representation – bokföra måltid

Företaget har bjudit tre leverantörer på middag, vilket inte är en avdragsgill kostnad eftersom det ersätter en måltid. Middagen kostade 1200 kr inklusive moms, och eftersom kostnaden överstiger 300 kr per person kan momsen inte dras av på det belopp som överstiger 300 kr per person.

Hur uppskattat och härligt är det inte med personalrepresentation? 

Ta chansen att bjuda på en fantastisk personalaktivitet och skapa minnen som dina medarbetare kommer att ha glädje av under lång tid framöver.

Kom ihåg att företagets utgifter för personalrepresentation bokförs på konto 7630 – Personalrepresentation eller ett passande underkonto. Förslagsvis kan du använda konto 7631 – Personalrepresentation, avdragsgill, eller 7632 – Personalrepresentation, ej avdragsgill.

Mat på personalfest: 

Kringkostnader i samband med personalfest: 

Hotellövernattning i samband med personalfest på annan ort:

Resor i samband med personalfest på annan ort:

Hantera din representation i Pleo

Visste du att du kan hantera din representation med hjälp av Pleo? Vi berättar hur det går till. 

Ägaren av en utgift kan lägga till andra deltagare om utgiften är kategoriserad som Måltider & Dryck eller Underhållning.

Attestansvariga kan se vilka deltagare som har lagts till i utgiftsinformationen. Ekonomiansvarig kan filtrera och granska alla representationsutgifter på Export-sidan i webbappen.

Om deltagare läggs till i en utgift, kan ekonomiansvarig använda Pleo för att beräkna både avdragsgilla och ej avdragsgilla delar av utgiften.

Typen av representation (t.ex. fika) måste väljas manuellt, och ekonomiansvarig behöver lägga till konton för avdragsgill och ej avdragsgill representation under inställningarna. Ekonomiansvarig kan även justera nettobeloppet och momsen, och dessa belopp är länkade – vilket innebär att om ett belopp ändras, justeras det andra i proportion.

Hur fungerar representation i praktiken med hjälp av Pleo?

Låt oss förklara hur representation fungerar i praktiken med hjälp av ett exempel: 

Säljchefen Alice tar med sig kollegan Oscar och kunden Stina ut på middag. Mötet är mycket givande och Alice bestämmer sig därför att bjuda dem på fika veckan därpå för att diskutera vidare.

I båda fallen kan Alice lägga till både Oscar och Stina som deltagare till utgiften i Pleo, tillsammans med en kommentar om syftet kring representationsutgiften.

När hans Pleo-administratör registrerat vilken typ av representation det handlar om (exempelvis fika eller lunch), kommer Pleo att räkna ut hur mycket moms som får lyftas och sedan är utgifterna redo att bokföras.

Kom igång redan idag

Har du gått och väntat på en lösning som den här? Boka ett möte med oss redan idag och kom igång med Pleo och representation på nolltid.

Har du redan hunnit testat funktionen och har frågor eller feedback till oss? Du är alltid välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.