Vad är SaaS Management och varför är det viktigt?

SaaS Management handlar om att hålla koll på de cloud-baserade program som ditt företag använder varje dag. Med hjälp av SaaS Management slipper du slösa pengar på onödiga abonnemang och hantera allt det administrativa på egen hand – som att sätta upp nya verktyg och hålla ordning på bokföringen. Men också se till att eventuella risker med tredjepartsverktyg är under kontroll. I den här artikeln får du all information du kan tänkas behöva för att integrera SaaS Management i din verksamhet. 

Vad är SaaS? 

SaaS (Software as a Service) är en modell för att distribuera mjukvaror där programmen inte installeras direkt på din dator. Istället nås de via en webbsida eller app, och det är leverantören som ansvarar för infrastrukturen och den tekniska expertisen. Allt du behöver är en internetuppkoppling för att använda tjänsten. Några exempel på SaaS-företag är Salesforce, Hubspot, BambooHR, Figma, Docusign och GitHub.

Definitionen av SaaS Management

Låt oss nu börja med att titta lite närmare på vad SaaS Management egentligen är. SaaS Management handlar om att proaktivt hålla koll på, optimera och styra alla de molnbaserade applikationerna ditt företag använder. Det innebär att du sköter inventering, licenser och förnyelser för att se till att allt är i ordning. De fyra nycklarna här är: total insyn, optimering av licenser, kostnadsbesparingar och undvikande av risker. Mer om vikten av att implementera SaaS Management i din verksamhet kan du läsa lite längre ner i artikeln. 

Cloud vs SaaS – vad är skillnaden?

Kostnadsbesparingar och IT-effektivitet är de stora drivkrafterna bakom första generationens Cloud-appar. Idag är däremot moderna SaaS-applikationer mycket mer än så; de har blivit verktyg för innovation som hjälper företag att hantera de utmaningar vi möter i den digitala tidsåldern. Här är några exempel på vad SaaS-appar gör: 

• Utöka funktionerna: Dina SaaS-appar kan nu integreras med samarbetsverktyg som Slack och Zoom, vilket gör samarbetet enklare och mer effektivt.
• Kraften hos små företag: Tack vare Cloud, mobila enheter och sociala medier kan små företag och startups snabbt skapa innovativa produkter och nå ut till marknader med en hastighet som tidigare var omöjlig.
• Konsumenternas nya krav: Med tillgång till mobiler och sociala medier har konsumenter fler val och mer information än någonsin tidigare.

Varför behövs en SaaS Management process? 

Det finns många fördelar med SaaS Management, och just därför också flera anledningar till varför den här processen behövs.  

Till att börja med bidrar SaaS Management till att du får tillgång till avancerade program på ett smidigt sätt. Du slipper köpa, installera, uppdatera eller underhålla någon hårdvara eller programvara för att ge dina användare tillgång till SaaS-appar. Med SaaS kan ditt företag, oavsett storlek eller budget, ha råd med kraftfulla affärsprogram som ERP och CRM, utan att behöva bygga och hantera egen infrastruktur.

Du betalar bara för det du faktiskt använder. Med SaaS justeras kapaciteten automatiskt efter hur mycket du använder, vilket hjälper dig att spara pengar.

Du kör appar direkt i webbläsaren. De flesta SaaS-appar funkar direkt i webbläsaren, så du behöver inte ladda ner eller installera något särskilt. Även om vissa appar kan kräva tillägg, slipper du köpa och installera speciell programvara för dina användare.

Med SaaS kan din personal enkelt få tillgång till appar och data från vilken internetansluten dator eller mobil enhet som helst. Du behöver inte tänka på att utveckla appar som funkar på olika enheter – det har leverantören redan fixat. Dessutom säkerställer en pålitlig leverantör att dina data är skyddade, oavsett vilken enhet som används.

Kom åt dina data var som helst. Eftersom allt är lagrat i molnet kan dina användare nå sin information från vilken enhet som helst med internet. Och om en dator eller enhet strular, så är dina data fortfarande säker och tillgängliga i molnet.

4 utmaningar som SaaS Management hjälper till att lösa

SaaS medför också flera utmaningar för moderna företag. Övergången från traditionell mjukvaruhantering (Software Asset Management) till SaaS Management kräver ett förändrat tankesätt. SaaS Management kan hjälpa till med att:  

Eliminera blinda fläckar

Det som tidigare var en centralt inköpt och hanterad tillgång av IT-, ITAM- och SAM-team, köps nu av enskilda anställda och affärsenheter. I genomsnitt hanterar IT 28 % av en organisations SaaS-portfölj sett till kostnader, och bara 17 % sett till antalet applikationer. I kontrast kontrollerar affärsenheterna den största delen av portföljen – 67 % av SaaS-utgifterna och 48 % av applikationerna. 

Begränsa och minska utgifterna

För de flesta organisationer är kostnadskontroll en stor utmaning. Men också att få ut så mycket värde som möjligt från varje app eller investering i mjukvara. Att bevisa värdet eller avkastningen på investeringen för SaaS är svårt att kvantifiera, vilket gör att okontrollerade utgifter kan ha en betydande påverkan på resultatet.

Idag spenderar det genomsnittliga företaget 450 miljoner kronor årligen på SaaS. Utöver det slösar organisationer i genomsnitt 180 miljoner kronor varje år på oanvända licenser.

Hanterar shadow IT

Appar går ofta under radarn och granskas inte av andra avdelningar. Så hur händer detta? Enskilda anställda ansvarar för ungefär 3 % av ett företags SaaS-utgifter, och 35 % av antalet applikationer. 

Mer än en tredjedel av dina appar kommer sannolikt från inköp gjorda av anställda – eftersom nästan 1 av 10 anställda (7 %) tar upp SaaS som en utgift. Om du har 300 appar i din portfölj, innebär det att drygt 100 appar är ogranskade, vilket ökar säkerhets-, finansiella och operativa risker för din organisation. Här kan du läsa mer om shadow IT och vad det innebär. 

Tecken på att du behöver en tydlig strategi för SaaS-hantering

Eftersom SaaS är digitalt, molnbaserat och lättillgängligt för alla att använda eller ladda ner, behöver ditt företag en annan strategi för att hantera det. Och ja, som vi nu har gått igenom innebär en smidig process och strategi för SaaS Management flera fördelar. 

Så vilka är då de tydligaste tecknen på att du behöver en omfattande strategi för SaaS-hantering? Här är sju sådana att hålla utkik efter:

• Ingen tydlig policy för SaaS-anskaffning

Utan en klar policy för hur man köper och hanterar SaaS kan ditt företag snabbt hamna i ett virrvarr av olika verktyg. Utan riktlinjer för urval och integration kan det bli ineffektivt och säkerhetsriskerna kan öka.

• För få eller för många licenser

Det gäller att hitta rätt balans. För få licenser kan göra att teamet inte kan arbeta effektivt, medan för många kan leda till onödiga kostnader. Att optimera licensavtalen är därför viktigt för att använda resurserna på bästa sätt.

• Ingen koll på användning av SaaS-appar

Om du inte har koll på hur anställda använder SaaS-appar kan det bli svårt att förbättra arbetsflöden och upptäcka vilka verktyg som används för lite. Det kan leda till slöseri med resurser på programvara som inte används.

• Överlappande SaaS-appar

Om flera appar har samma funktioner kan det skapa förvirring och öka komplexiteten. Det kan störa samarbetet och minska effektiviteten i företaget.

• Ingen granskning av SaaS-anskaffningar

Utan en bra granskning kan du riskera säkerhetsproblem, problem med kompatibilitet eller integrationssvårigheter. Det är viktigt att ha en systematisk metod för att anskaffa nya SaaS-lösningar.

• Ingen koll på totala SaaS-kostnader

Om du inte håller reda på prenumerationsavgifter, integrationskostnader och dolda utgifter, blir det svårt att budgetera och optimera dina SaaS-investeringar.

• Missade eller oväntade förnyelser

Om du glömmer förnyelsedatum eller inte är förberedd på förändringar i licensavtal kan det leda till driftstopp. Det kan påverka verksamheten och får inköpsavdelningen att snabbt behöva förnya prenumerationer i tid.