Låt oss vara ärliga – i många företag är ekonomiavdelningen ofta osynlig och begränsad till kalkylblad och budgetarbete. De andra avdelningarna söker sig endast till dem när pengar ska begäras eller kvitton lämnas in. Många tänker: "Det är ju deras ansvar."
Men det här blir kostsamt i längden.
I The Finance and Business Synergy Report svarade hela 60 % av företagen att deras medarbetare saknar den grundläggande ekonomiska förståelsen för att fatta välgrundade beslut.
Det är ett skrämmande högt antal. För när folk inte vågar fråga ekonomiavdelningen om råd, eller när ekonomiavdelningen inte får vara med under beslutsfattandet, slutar det ofta med felinvesteringar och bortkastade resurser.
Många tror att ju färre som blandar sig i ekonomin, desto bättre. Men i verkligheten är det ofta tvärtom.
I den här artikeln kommer vi att titta närmare på hur du kan vända situationen till din fördel. Vi dyker ner i konkreta exempel på hur ett bra samarbete kan lyfta hela företaget, vilka faktorer som vanligtvis står i vägen för samarbetet, och hur du kommer igång med den här utvecklingen.
En snabb överblick av det viktigaste
- 60 % av företagen saknar grundläggande ekonomisk förståelse för att fatta goda beslut.
- 72 % anser att ett förbättrat samarbete mellan ekonomiavdelningen och de andra avdelningarna skulle göra företaget mer ekonomiskt framgångsrikt, motståndskraftigt och flexibelt.
- Endast 32 % upplever att de förstår de andra avdelningarnas roll och inflytande tillräckligt.
- Siloskapande, icke-progressiv mentalitet och ekonomisk nervositet är de tre största hindren för samarbete mellan avdelningar.
Varför samarbete är så meningsfullt
Varför är samarbete så viktigt, tänker du kanske.
För att illustrera vikten av bra samarbete tittar vi närmare på två intressanta siffror från The Finance and Business Synergy Report. Det är en rapport som vi har sammanställt här på Pleo, och som ger insikter från över 2 800 finansiella beslutsfattare i Europa.
Här svarar hela 72 % av de tillfrågade att de anser att förbättrat samarbete mellan ekonomiavdelningen och de andra avdelningarna kan göra företaget mer ekonomiskt framgångsrikt. Samtidigt kan det kan hjälpa dem att bli mer motståndskraftiga och flexibla inför de allt mer oförutsägbara yttre faktorerna.
Men även om många förstår vikten av bra samarbete, är det endast 32 % som säger sig vara mycket överens om att de förstår de andra avdelningarnas roll och inflytande tillräckligt. Det finns alltså möjlighet till förbättring.
"Samarbete är avgörande för affärsframgång, och de bästa företagen bör sträva efter att deras team arbetar och vinner tillsammans. Om det är en sak min karriär har lärt mig, så är det att inga viktiga resultat kan uppnås utan bra samarbete."
– Søren Westh Lonning, CFO, Pleo
För att konkretisera vikten av samarbete mellan avdelningarna kan vi ta ett typiskt medelstort tillverkningsföretag som ett exempel. Företaget kanske kämpar med svängande intäkter och ständiga budgetöverskridanden.
Låt oss säga att säljteamet jagar omsättning utan att känna till de verkliga kostnaderna. Produktionsavdelningen skulle troligtvis bara fokusera på output utan att förstå kapitalutgifterna. Och ekonomiavdelningen skulle sitta frustrerad med den övergripande överblicken, men utan att ha något verkligt inflytande på de dagliga besluten.
Tänk dig nu att företaget börjar arbeta tillsammans över avdelningarna.
Ekonomiavdelningen skulle kunna börja hålla korta, veckovisa möten med varje avdelning. Här skulle de översätta komplexa siffror till konkreta handlingsmöjligheter.
Säljarna skulle kunna se vilka produkter som faktiskt ger vinst. Produktionschefen skulle förstå värdet av att minska lagernivåerna. Och inköp skulle lära sig att se bortom styckkostnaden och beakta de totala kostnaderna. I ett sådant scenario skulle man kunna föreställa sig att intäkterna skulle öka avsevärt, medan kostnaderna skulle minska.
Men det viktigaste skulle vara arbetsglädjen. Folk skulle känna sig bättre förberedda för sina uppgifter, och samarbetet mellan avdelningarna skulle skapa en helt ny dynamik. För när försäljning och ekonomi talar samma språk, när produktion förstår de finansiella konsekvenserna, och när alla drar åt samma håll – ja, då händer något magiskt.
Det handlar inte om att alla ska vara ekonomer, utan om att skapa en gemensam förståelse för hur våra beslut påverkar företagets ekonomi.
De typiska utmaningarna med samarbete
Som siffrorna pekar på, förstår de flesta faktiskt varför samarbete är så viktigt. Men verkligheten är att ett bra samarbete är lättare sagt än gjort.
Men vad är det då som hindrar så många företag från att skapa ett bra samarbete över avdelningar?
En av de vanligaste hindren är de så kallade silos som isolerar avdelningarna från varandra.
Enligt uppgifter från The Finance and Business Synergy Report anser 68 % av företagen att silos – oavsett om de är kommunikationsmässiga, organisatoriska eller hierarkiska – gör det svårt för ekonomiavdelningen att samarbeta effektivt med andra team.
Ladda ner rapporten här och få hela analysen.
Dessutom svarar 62 % att en otillräcklig mentalitet ofta hindrar samarbetet. Många anställda är fast i sina arbetsmönster och är tveksamma till att omfamna förändring eller se de potentiella fördelarna med att arbeta närmare ekonomiavdelningen.
En annan väsentlig utmaning är den nervositet som många utanför ekonomiavdelningen känner när det gäller att hantera ekonomi. Hela 58 % av företagen erkänner att deras anställda är rädda för att göra misstag eftersom de saknar insikt i ekonomiska processer.
Tre grundläggande element för bättre samarbete
För att få samarbetet att fungera i praktiken finns det tre avgörande element som måste samspela.
Det handlar om människor som måste arbeta tillsammans på nya sätt. Det handlar om att skapa nya rutiner i vardagen som stödjer samarbetet. Och det handlar om att använda rätt digitala verktyg som gör allt enklare – inte svårare.
1. Människor
Tiden har sprungit ifrån idén om den dammiga “bokföringstypen” som gömmer sig bakom högar av kvitton.
Moderna ekonomiarbetare måste vara kommunikatörer och rådgivare. De måste kunna översätta komplexa siffror till ett språk som alla kan förstå.
Men det kräver en insats från båda sidor av skrivbordet.
Att få alla med på laget handlar om att skapa trygghet. Som nämnt känner många sig osäkra när det gäller ekonomi och siffror. Därför är det viktigt att skapa en miljö där det är okej att ställa "dumma" frågor.
Gör diskussioner kring ekonomirelaterade frågor relevanta genom att relatera dem till människors egen vardag.
En säljare ska inte bombarderas med bokföringstermer, utan förstå hur olika försäljningsmodeller påverkar företagets hälsa. En projektledare ska kunna se sambandet mellan resursanvändning och slutresultat.
Det handlar om att bygga en bro mellan teori och praktik.
2. Den dagliga verksamheten
Regelbundna möten behöver inte vara tråkiga statusuppdateringar. Tvärtom. Försök att införa korta, fokuserade ekonomimöten med varje avdelning. Kanske varannan vecka till att börja med.
Här är det viktigt att diskutera aktuella utmaningar och möjligheter. Vad betyder den senaste prisändringen för våra marginaler? Hur påverkar det nya leverantörsavtalet vår likviditet?
Kunskapsdelning handlar om att göra information tillgänglig utan att översvämma folk med detaljer. Skapa till exempel ett enkelt dashboard med de viktigaste nyckeltalen för varje avdelning. Skicka korta, relevanta uppdateringar när viktiga förändringar inträffar. Och kom ihåg att fira framgångarna – när en avdelning når sina mål eller när ett nytt initiativ ger positiva resultat.
Den största utmaningen är ofta "vi och dem"-mentaliteten. Ekonomiavdelningen ses ofta som strikta poliser snarare än sparringpartners. Bryt mönstret genom att vara synlig i vardagen. Ta en kopp kaffe med olika team. Lyssna på deras utmaningar. Visa intresse för deras arbete.
Det är ofta i de informella samtalen som de bästa idéerna uppstår.
3. Smarta system
Tekniken ska vara ett verktyg som underlättar, inte något som slukar tid.
Idag finns det många användarvänliga system som kan automatisera många av de tråkiga, manuella processerna. Det frigör tid för det viktiga: dialog och analys.
Men välj med omsorg – ett nytt system ska vara lätt att använda för alla, inte bara för redovisningspersonalen.
I The Finance and Business Synergy Report svarar 77 % att plattformar för utgiftshantering – som exempelvis Pleo – bidrar till ett effektivt samarbete mellan ekonomiavdelningen och de andra avdelningarna.
Det viktigaste är att teknologin stödjer samarbetet. Ett bra system gör det enkelt att dela insikter, kommentera utvecklingen och följa upp på beslut. Det skapar transparens och förtroende. Och det ger alla möjlighet att fatta bättre beslut baserat på aktuella siffror och trender.
Teknik ska inte ersätta den mänskliga dialogen, utan ge oss en bättre grund för den.
Så kommer du igång
Att förändra samarbetskulturer kring ekonomi kan verka som en stor utmaning. Men precis som med all förändring handlar det om att börja på rätt ställe och ta ett steg i taget.
Börja med att identifiera en avdelning där bättre samarbete kan ge snabba vinster. Det kan exempelvis vara försäljning, där en bättre förståelse för ekonomiska nyckeltal kan leda till mer lönsamma affärer.
När det är gjort handlar det om att undvika den klassiska fallgropen: att försöka förändra allt på en gång.
Istället för att rulla ut stora, nya system över hela organisationen, börja med små, hanterbara projekt. Det kan vara ett veckomöte på en kvart med den utvalda avdelningen där ni går igenom några få men viktiga siffror. Eller så kan det vara att skapa ett enkelt dashboard med de mest relevanta KPI:erna. En annan typisk fallgrop är att göra det för komplicerat. Håll fokus på de siffror och insikter som faktiskt betyder något för den enskilda avdelningen.
Undvik bokföringstermer och fokusera på det praktiska: "Vad betyder dessa siffror för era dagliga beslut?" Det viktigaste är att komma igång. Börja smått, håll det enkelt och bygg gradvis upp. Rom byggdes inte på en dag, och det kommer inte er nya samarbetskultur att göra heller. Men varje dag ni väntar är en dag med förlorade möjligheter till bättre beslut och starkare resultat.
