Sluta slösa tid – så gör du möten värdefulla

Timme efter timme i möten, där telefonen smygtittas på under bordet och tankarna vandrar till det arbete som samlas på hög – samtidigt som frågor diskuteras som enkelt kunde ha lösts via mail. Känns det bekant? Du är långt ifrån ensam.

Faktum är att 80 % av cheferna har insett att deras nuvarande mötesstruktur är hopplös.

De klassiska mötena håller på att dö ut. Långa PowerPoint-presentationer, ändlösa diskussioner utan riktning och timmar som spenderas på allt annat än det som faktiskt är viktigt – det fungerar helt enkelt inte längre.

De traditionella mötena är utformade för en annan tid. En tid utan smartphones, snabb kommunikation och medarbetare som förväntar sig mer än att bara sitta och lyssna. Idag handlar det om engagemang, effektivitet och verkliga resultat. 

I den här artikeln kommer vi därför att ge dig verktygen för att förändra företagets möteskultur, så att era möten går från att vara en irriterande tidstjuv till ett effektivt verktyg som faktiskt driver företaget framåt.

En snabb överblick av det viktigaste 

• 80 % av cheferna har övervägt eller håller på att genomföra förändringar i mötesstrukturer och samarbetssätt som en reaktion på den "överbelastning" som kan uppstå vid för mycket samarbete.
  
  
• Svenska chefer spenderar i genomsnitt 13 timmar i veckan på möten.
  
  
• 61 % av företag tror att AI kan bidra till bättre samarbete inom organisationen – här kan AI-mötesassistenter göra stor skillnad för möteskulturen.

"Möteströtthet": Ett växande problem

Samarbete är i grunden en bra sak, men för att det ska vara av värde behöver det också vara effektivt. Möten och gott samarbete ska fungera som en katalysator för innovation och framdrift, och kan vid motsatsen istället bli ett hinder. 

Många likställer tyvärr felaktigt samarbete med att sätta sig i ett möte.

Alltför många ineffektiva och irrelevanta möten har skapat ett stort och växande problem: "möteströtthet". Och det är inte bara en dålig känsla – det är ett verkligt och systemiskt problem som långsamt dränerar energin i din organisation.

Enligt en undersökning från 2017 av Svenska Möten lägger chefer i genomsnitt cirka 13 timmar per vecka på interna möten, inklusive förberedelser och administration.

När så många timmar varje vecka ägnas åt möten blir frågan oundviklig: Hur mycket av den tiden används egentligen effektivt?

Svaret är: alldeles för lite.

Enligt en undersökning från McKinsey uppger 80 % av ledare att de har övervägt eller redan håller på att genomföra förändringar i mötesstrukturer och samarbetssätt som en reaktion på den "överbelastning" som kan uppstå vid för mycket samarbete.

Konsekvenserna av denna möteströtthet är omfattande – både för individen och för företaget som helhet.

På en personlig nivå kan tröttheten leda till:

• Mentalt stress från att ständigt behöva skifta fokus
• Mindre tid för fokuserat arbete och kreativitet
• Utmattning, vilket resulterar i sämre beslut
• Minskad motivation

Läs även: Minimera stress på arbetsplatsen i 5 steg

Men det är inte bara de enskilda medarbetarna som drabbas – hela företaget påverkas. När anställda gång på gång upplever innehållslösa möten händer något psykologiskt: De tappar förtroendet för systemet. De börjar se möten som slöseri med tid, snarare än som ett verktyg för samarbete.

Om du är osäker på om din verksamhet lider av möteströtthet, kan du börja leta efter följande tecken under era möten:

• Deltagare som är fysiskt närvarande men mentalt frånvarande
• Ständiga meddelanden under mötet
• Brist på engagemang och initiativ

Om du känner igen det här bör du omedelbart se över företagets möteskultur. 

Det första steget är att erkänna problemet. När du gör det blir det betydligt enklare att arbeta mot möten som är ett verktyg istället för en börda.

Möten ska ge mer energi än de tar. Det handlar om kvalitet, inte kvantitet.

Mötenas DNA: Vad skiljer bra möten från dåliga möten?

Du känner säkert igen det. Känslan av att sitta i ett möte som fyller dig med energi och idéer – men också känslan av att sitta i ett möte där du önskar att du var någon annanstans.

Men har du någonsin funderat på vad hemligheten är bakom de möten som verkligen gör skillnad?

De mest effektiva mötena har vanligtvis dessa fyra faktorer gemensamt:

• Kristallklar riktning: Från första sekund vet alla exakt varför de är där. Ingen onödig pratstund, inga sidospår – fullt fokus på det konkreta syftet.
• Synlig framdrift: Beslut fattas, och mötet är inte bara tomt prat. Varje deltagare lämnar mötet med tydliga uppgifter och deadlines.
• Engagemang: Deltagarna är mentalt närvarande, inte bara fysiskt (eller virtuellt). De bidrar aktivt, lyssnar och bygger vidare på varandras idéer.
• Respekt för tiden: Mötet styrs effektivt, håller sig till ämnet och avslutas i tid.

Men en av de viktigaste faktorerna som verkligen skiljer bra möten från dåliga är förberedelsen.

Om ett möte är väl förberett ökar chanserna avsevärt att mötet blir produktivt och givande.

Innan du skickar ut en mötesinbjudan bör du kunna besvara följande frågor:

• Vad är det viktigaste beslutet vi ska fatta?
• Varför är just dessa personer nödvändiga?
• Vad är den exakta dagordningen?
• Hur lång tid kräver detta egentligen?

Förutom förberedelsen innan bör du också säkerställa att alla dina möten har en mötesledare som styr riktningen, en sekreterare som dokumenterar beslut och deltagare som kommer förberedda och deltar aktivt.

Så här effektiviserar AI er möteskultur

Man kan göra väldigt många saker med AI. Du kan skriva, skapa bilder, video och mycket mer. I vår rapport The Finance and Business Synergy Report, som ger insikter från över 2 800 finansiella beslutsfattare i Europa, tror 61 % också på att AI kan förbättra samarbetet i deras företag.

Men det som kanske kommer som en överraskning är att AI också kan förbättra samarbetet genom att effektivisera er möteskultur.

Flera AI-verktyg har utvecklats för att fungera som mötesassistenter. De kan inte bara automatisera arbetsuppgifter och spara tid, utan också ge värdefulla insikter som hjälper till att förbättra möteskulturen.

Med en AI-mötesassistent kan du till exempel generera exakta protokoll direkt efter mötet eller få en överblick över vilka som deltar mest i mötet. På så sätt kan du använda AI-mötesassistenten för att ta reda på om ett teammöte ofta drar ut på tiden för att en viss person tar över. 

Läs mer: The 9 best AI meeting assistants in 2024

Tips för en bättre möteskultur

Men hur förbättrar man då sin möteskultur?

Det finns flera saker du kan titta på.

Mötesformat 

Coronapandemin gjorde virtuella möten till en självklar del av arbetslivet, och sedan dess har den digitala möteskulturen växt allt mer. Samtidigt har fysiska möten fortfarande en viktig roll – men hur avgör man vilken mötesform som passar bäst?

Fysiska möten är oslagbara för att bygga relationer, brainstorma eller lösa komplexa utmaningar där närvaro och interaktion spelar en stor roll. Virtuella möten däremot lämpar sig väl för snabba avstämningar och kunskapsdelning, särskilt när teamet är geografiskt utspritt.

Men kom ihåg att virtuella möten kräver exakt samma mängd förberedelser som ett fysiskt möte.

Ibland kan virtuella möten kännas mindre strukturerade eftersom det är lätt att ta genvägar. Men just därför är det viktigt att ha en tydlig agenda och se till att alla deltagare vet vad som förväntas av dem innan mötet.

Utan denna struktur riskerar virtuella möten att präglas av ineffektivitet och slöseri med tid – precis som ett fysiskt möte skulle vara utan ordentlig förberedelse.

Möteslängd 

Möteslängden är en annan sak du kan titta på. Många möten är onödigt långa och skulle lätt kunna genomföras på kortare tid. I många företag är det en standard att ett möte är 1 timme eller kanske 45 minuter långt.

Om det är fallet i ditt företag är det dags att utmana den här rutinen.

Ofta räcker 30 minuter för ett bra och effektivt möte – om det är ordentligt förberett vill säga. Den lite kortare tiden tvingar er att fokusera och bli mer konkreta. Samtidigt tar det bort mycket av småpratet som många möten brukar börja med.

Självklart kan inte alla möten lösas på 30 minuter, men väldigt många kan. Så om ni kontinuerligt har problem med att hålla mötena på 30 minuter, kanske det är dags att titta på förberedelsen eller mötesstrukturen.

Val av deltagare 

Valet av deltagare är också avgörande. Du vill ha de rätta personerna med, och det finns ingen anledning att slösa bort folks tid med ett onödigt möte. Därför bör du nöja dig med att bjuda in dem som verkligen kan bidra aktivt och som har beslutsfattande kompetens.

Se på det så här: Om en person inte skulle gå miste om något väsentligt genom att vara frånvarande, så bjud inte in den personen.

En bättre möteskultur handlar alltså inte bara om att hålla färre möten, utan om att säkerställa att de möten som faktiskt hålls är värdeskapande för alla deltagare. Genom att välja rätt format, förkorta mötenas längd och noggrant välja deltagare kan du förhoppningsvis minska bortslösad tid.