Har du någon gång känt att din arbetsdag slukas upp av små, repetitiva uppgifter, medan dina bästa idéer får vänta? Då är du inte ensam.
På många företag kvävs medarbetarnas kreativitet av manuella processer och administrativa rutiner. Det här är såklart synd, eftersom det är den kreativa energin som ofta driver både innovation och tillväxt i företaget.
Så hur skulle det se ut om de mest monotona uppgifterna sköttes automatiskt. Förmodligen skulle det leda till en vardag där du har tid att fokusera på de utmaningar och uppgifter som verkligen gör skillnad – och som faktiskt är motiverande att lösa.
Låter det här som en avlägsen dröm? Det behöver det inte vara.
Genom att effektivisera företagets arbetsprocesser och automatisera en del av de tråkiga, repetitiva uppgifterna kan du och dina kollegor frigöra tid för att utveckla era idéer och skapa verkligt värde.
I den här artikeln tittar vi närmare på hur du och dina medarbetare kan släppa loss kreativiteten genom att förenkla det dagliga arbetsflödet. För när den tunga bördan av "oviktiga" uppgifter lyfts bort från dina axlar blir det plötsligt lättare att tänka nytt och ta företaget till nästa nivå.
En snabb överblick av det viktigaste
- Varje medarbetare fattar cirka 17 500 beslut per dag, men alltför många handlar om administrativa uppgifter som skulle kunna automatiseras, så att kreativiteten inte går förlorad.
- Automatisering frigör tid för mänsklig interaktion och kreativt tänkande, men teknologin bör stödja – inte ersätta – mänskliga relationer.
- 76 % av beslutsfattare inom finans anser att verktyg för utgiftshantering skapar större värde än interna kommunikationsplattformar, vilket visar potentialen i att automatisera rutinmässiga processer.
Visionen om en arbetsplats utan friktion
Vad är egentligen en friktionsfri arbetsplats?
Enbart i Europa fattar var och en av alla 150 miljoner medarbetare omkring 17 500 beslut under en arbetsdag. Det blir hisnande 2–3 miljarder arbetsrelaterade beslut – varje dag.
Varje beslut har potentialen att antingen skapa eller minska värde.
Men hur många av dessa beslut ägnas åt administrativa uppgifter som skulle kunna automatiseras?
Tänk om våra arbetsdagar enbart bestod av beslut som faktiskt skapar värde – strategiska val, kreativa lösningar och mänskliga relationer. Om vi slutade med manuell kvittohantering och istället gick över till automatisk kvittohämtning, och sa hejdå till timslång rapportering som inte leder någonstans.
Det frigör inte bara tid – utan också mental energi. När du slipper lägga din hjärnkapacitet på administrativa uppgifter öppnas dörren för djupare fokus och kreativt tänkande.
Men kom ihåg att bara för att vi vill minska friktionen betyder det inte att vi vill ta bort kontakten – snarare tvärtom.
Genom att eliminera administrativa bördor skapar vi mer utrymme för meningsfull mänsklig interaktion – som de spontana kaffepauserna där briljanta idéer föds. Eller fokuserade projektmöten där alla kan bidra fullt ut eftersom deras tankekraft inte går till att lösa praktiska bekymmer.
Det handlar om att använda teknologi för att stärka – inte ersätta – de mänskliga relationerna.
För att närma sig målet om en friktionsfri arbetsplats måste vi förstå "beslutshierarkin" – att identifiera vilka av dagens 17 500 beslut som skapar verkligt värde genom mänsklig involvering, och vilka som med fördel kan överlåtas till intelligenta och automatiserade system.
Det handlar om att hitta rätt balans. Automatisering ska kännas som en hjälpande hand – inte som en kall axel.
Hör Mette Hindborg Gade, Chief Product Officer här på Pleo, berätta mer om den friktionsfria arbetsplatsen.
3 konkreta tips för att frigöra kreativitet
För att verkligen sätta fart på kreativiteten i ditt företag räcker det naturligtvis inte att bara prata om hur viktig den är – du måste också undanröja de praktiska hinder som står i vägen.
1. Automatisera de repetitiva uppgifterna
De flesta arbetsdagar är fyllda med små, manuella processer som inte ger något verkligt värde, men som fortfarande stjäl tid. Det kan till exempel vara rapportering, fakturering eller reseräkningar. Genom att använda AI och automatiseringsverktyg kan du minska dessa rutinuppgifter och frigöra medarbetarnas energi till mer meningsfulla aktiviteter.
Faktum är att siffror från vår rapport The Finance and Business Synergy Report – med insikter från över 2 800 finansiella beslutsfattare i Europa – visar att 76 % av de tillfrågade företagen anser att verktyg för utgiftshantering skapar mer värde än interna kommunikationsplattformar.
Vad du kan göra: Kartlägg alla återkommande uppgifter och undersök var de kan automatiseras. Överväg programvara som effektivt kan hantera godkännandeprocesser och fakturering, så att dina medarbetare kan fokusera på att utveckla nya produkter, förbättra kundupplevelser eller lösa komplexa problem.
2. Rensa upp i mötena
Många företag har en dålig möteskultur. Antingen hålls massor av möten där information delas som lika gärna skulle kunna förmedlas över mejl, eller så är mötena dåligt strukturerade och/eller dåligt förberedda. Dessa möten är utmattande och stjäl tid som skulle kunna användas till fokuserat arbete.
Vad du kan göra: Inför tydliga riktlinjer för när ett möte är nödvändigt och vem som bör delta. Du kan också överväga att införa mötesfria dagar eller kanske fasta mötesfria block under arbetsveckan, där alla har ro att arbeta koncentrerat. När du sedan håller möten, se till att de är fokuserade och har ett klart syfte, så att deltagarna lämnar mötet med konkreta beslut och uppgifter.
3. Skapa en innovationskultur
Kreativitet begränsas ofta av rädsla för att misslyckas eller göra saker "fel". Om du vill ha engagerade medarbetare som löser problem på nya sätt, måste du ge dem utrymme att utforska nya idéer och experimentera.
Vad du kan göra: Se till att etablera tydliga ramar där man kan testa koncept utan att vara rädd för konsekvenserna av små misstag. Håll innovationsdagar, hackathons eller workshops där team arbetar med idéer för allt från nya produkter till förbättringar av processer, arbetsflöden och samarbete.
