Guide: Allt om Software Asset Management

Dagens digitala värld är fylld av en mängd olika programvarulösningar, och just därför har behovet av Software Asset Management (programvaruhantering på svenska) blivit allt viktigare. De flesta organisationer har nu ett komplext nätverk av programvarulicenser och prenumerationer som måste hanteras noggrant för att säkerställa regelefterlevnad, optimal resursallokering och operationell effektivitet.

Som IT-ledare eller företagare behöver du kunna behärska Software Asset Management för att också förstå din operativa miljö. För organisationer är det viktigt för att effektivt hantera resurser och säkerställa en positiv avkastning på deras investeringar i programvara. 

I den här artikeln har vi samlat all nödvändig information som du kan behöva för att implementera effektiv Software Asset Management i din organisation.  

Vad är Software Asset Management?

Software Asset Management, eller SAM som det också kallas, kan beskrivas som en metod för att hantera företagets programvarulicenser. Det säkerställer också att varje programvara inom företaget uppfyller sitt syfte och används både effektivt och ändamålsenligt. 

Processen omfattar allt från den initiala anskaffningen till den slutliga avvecklingen av programvaran.

På senare tid har det skett en förändring från att enbart tala om SAM till att istället använda begreppet Technology Intelligence (TI). TI omfattar både Software Asset Management, Hardware Asset Management, SaaS Management och Cloud Management Platforms. I den här guiden kommer vi dock att fortsätta använda termen SAM. 

Definitionen av “software asset”

Software asset kan vara vilken programvarulösning som helst som har skapats eller förvärvats för att uppfylla ett affärsbehov. Även om software assets är immateriella, representerar de ett verkligt ekonomiskt värde för organisationen på grund av deras operativa påverkan och de intäkter de kan bidra till att generera.  

Kostnader för programvarutillgångar 

Kostnaden för att förvärva programvara – oavsett om det sker genom direktköp, prenumeration eller licensavtal – representerar en betydande investering för varje organisation. Investeringen inkluderar inte bara den initiala anskaffningen utan även löpande kostnader som uppgraderingar och supporttjänster. I vissa fall kan vissa kostnader i samband med köp eller utveckling av programvara till och med kapitaliseras och inkluderas i balansräkningen.

Operativ påverkan på användning av programvara 

Förutom att hålla koll på bokföringen, kan Software Asset Management verkligen boosta produktiviteten och effektiviteten i en organisation. Rätt verktyg kan göra verksamheten smidigare, höja medarbetarnas arbetsinsats och ge en bättre kundupplevelse. Det här är något som i sin tur kan öka intäkterna och ge företaget ett försprång. Å andra sidan, om programvaran inte används ordentligt eller är överflödig, kan den bli en onödig kostnad utan att ge något tillbaka. Därför är det viktigt att ha en smart strategi för Software Asset Management och få ut maximalt värde. 

Hur kan du använda SAM?

Software Asset Management öppnar upp möjligheter när du börjar få kontroll över dina programvarulicenser. Grunden är att inventera dina programvarulicenser och ta reda på:

• Hur många licenser företaget har
• Hur många olika programvaror företaget har köpt eller betalar för
• Vilka tillverkare som levererat dessa programvaror
• Hur programvarorna används: hur många som använder dem och hur ofta de används
• Om användarna har rätt licenser för den version av programvaran de har installerat

När denna information blir tydlig kan du fatta strategiska beslut.

Application rationalization är en process där företagets appar granskas för att avgöra vilka applikationer som bör avvecklas, behållas, flyttas, omlokaliseras, omstruktureras eller omdefinieras. Läs mer om application rationalization här. 

Mål med Software Asset Management 

1. Operativ effektivitet: SAM effektiviserar processerna kring programvarudistribution, provisionering/deprovisionering och daglig användarhantering.
   
   
2. Programvaruoptimering: Säkerställer att alla programvarutillgångar används till sin fulla kapacitet för att undvika onödiga utgifter för extra licenser eller prenumerationer.
   
   
3. Strategisk planering: Förbättrar beslutsfattandet kring inköp och avveckling av programvara genom att anpassa programvaruanvändningen till företagets mål och framtida behov.
   
   
4. Kostnadsbesparingar: Håller en uppdaterad inventering av programvarulicenser och prenumerationer för att identifiera icke godkänd, duplicerad eller underutnyttjad programvara som kan återanvändas eller omfördelas för att minska kostnaderna.
   
   
5. Riskhantering: Genom att hålla koll på användningen och den juridiska statusen för din programvara minimerar SAM säkerhetsrisker och operativa störningar.
   
   
6. Förbättrad säkerhet: Skannar regelbundet programvarutillgångar för att skydda mot sårbarheter och hot mot cybersäkerhet.
   
   
7. Livscykelhantering: Hanterar hela livscykeln för programvarutillgångar, från anskaffning och distribution till underhåll och slutlig avveckling, på ett kostnadseffektivt sätt.
   
   
8. Leverantörshantering: Utvecklar och upprätthåller strategiska relationer med programvaruleverantörer för att förhandla fram bättre villkor, hantera kostnader och säkerställa kvalitet i support och service.

Processen bakom Software Asset Management

1. Granskning av programvarulicenser och prenumerationer

Att göra regelbundna granskningar av programvarulicenser och prenumerationer är superviktigt för att hålla koll på företagets tillgångar av programvara. Genom att granska vad du har, var licenserna finns och hur de används, kan du se till att allt fungerar smidigt och att du inte slösar på onödiga utgifter. När du har koll på dina tillgångar blir det lättare att fatta kloka beslut om inköp och användning, vilket gör verksamheten både effektivare och mer kostnadseffektiv.

2. Spårning av programvarutillgångar

Att hålla koll på dina programvarulicenser och prenumerationer är avgörande för att hantera dem effektivt. Det innebär att du regelbundet måste skapa och uppdatera en komplett lista över alla dina programvarutillgångar, inklusive versioner, användare och licenser eller prenumerationer. En välskött inventering ger dig inte bara en klar översikt över vilka resurser du har, utan gör det också enklare för dina anställda att få tillgång till den programvara de behöver.

När din verksamhet växer kan det bli allt svårare att manuellt hålla reda på alla tillgångar. Då är det smart att använda ett system för Software Asset Management. Systemet ska enkelt kunna skalas upp i takt med företagets tillväxt och hantera en växande mängd licenser och prenumerationer utan att tappa effektivitet eller kontroll.

3. Provisionering och deprovisionering av programvarulicenser

Provisionering och deprovisionering avser processen för att bevilja och återkalla programvarulicenser för anställda. Att säkerställa en snabb process för att bevilja eller återkalla programvaruåtkomst i enlighet med anställdas behov sparar pengar, effektiviserar processer och ökar effektiviteten. Att erbjuda en så smidig onboarding-process som möjligt bidrar även till medarbetarnas trivsel och den totala produktiviteten.

4. Daglig hantering av programvarulicenser och slutanvändare

Den dagliga hanteringen av licenser och användare är där SAM verkligen visar sitt värde genom kontinuerligt underhåll och kontroll. Det innefattar att övervaka programvaruanvändning, hantera licensförnyelser och säkerställa att licensrestriktioner och efterlevnadskrav följs.

5. Övervakning av programvaruanvändning

Kontinuerlig övervakning av användningen hjälper dig att fatta välgrundade beslut och säkerställa att du endast betalar för det som faktiskt används. Det här är också avgörande för att upprätthålla efterlevnad och ge bevis på användning vid programvarugranskningar. Övervakning av användning möjliggörs genom verktyg för programvaruhantering som erbjuder realtidsinsikter i användarbeteende och utnyttjandegrad.

IT-governance beskriver de processer, strategier och verktyg som organisationer använder för att säkerställa effektiv användning av IT. Läs mer om IT-governance här. 

Vilka konkreta fördelar kommer med Software Asset Management?

Spara pengar

Den mest uppenbara fördelen med Software Asset Management är att företaget kan spara pengar, främst på två sätt:

1. Identifiera och ta bort onödiga programvarulicenser

Många företag köper programvarulicenser i stora partier och använder en standardiserad fil med programvara för att installera på nya datorer. Men det är sannolikt att alla anställda inte behöver samma program. Med SAM kan du spara pengar genom att anpassa varje användares enhet med just de applikationer som de verkligen behöver.

2. Undvik straffavgifter vid programvaruversioner

Genom att ha koll på vilka licenser som används och att dessa är betalda kan företaget undvika straffavgifter vid en revision. Dessutom slipper du onödig oro för revisionens resultat och dess potentiella konsekvenser.

Ger en säkrare maskinpark

En funktion som påminner dig så snart det finns uppdateringar tillgängliga för dina programvaror minskar risken för att missa viktiga säkerhetsuppdateringar. Det här minskar tiden dina enheter är utsatta för säkerhetshål och andra risker.

Underlättar efterlevnad av GDPR-krav

Dataskyddsförordningen, GDPR, kräver att företag har koll på och kan redovisa vilka applikationer som hanterar personuppgifter och vilka medarbetare som har tillgång till dessa applikationer.

Lättare att efterleva GDPR-kraven

Dataskyddsförordningen, GDPR, kräver att företag har koll på och kan visa vilka applikationer som hanterar personuppgifter och vilka medarbetare som har tillgång till dessa applikationer.