4 værktøjer, der gør bilagshåndtering meget nemmere

Bilagshåndtering kan være en tidskrævende og frustrerende proces, især når den ikke er organiseret effektivt. Heldigvis findes der nu flere værktøjer, der kan lette byrden og gøre processen hurtigere, mere præcis og langt mindre stressende. 

Fra automatiserede systemer til brugervenlige apps, der sparer tid og reducerer fejl, er der en række løsninger, der kan hjælpe din virksomhed med at håndtere bilag nemt og effektivt. 

I denne artikel vil vi gennemgå de bedste værktøjer til bilagshåndtering, som kan optimere din arbejdsdag og gøre arbejdet med dit regnskab mere effektivt.

• Automatiseret bilagshåndtering sparer tid ved at fjerne behovet for manuel indtastning og sortering af bilag.
• Integration med regnskabssystemer sikrer, at bilag automatisk overføres til de rette poster i regnskabet.
• Forbedret synlighed og kontrol gør det muligt at få et realtidsoverblik over virksomhedens udgifter og manglende bilag.

Hvad er bilagshåndtering?

Bilagshåndtering handler kort fortalt om at holde styr på den dokumentation, der viser, hvad din virksomhed bruger penge på – f.eks. kvitteringer, fakturaer og kontoudtog. 

Når du køber noget på vegne af virksomheden, skal det kunne dokumenteres i regnskabet, både af hensyn til fradrag, moms og lovgivning. Et bilag kan være en fysisk kvittering fra en butik, en digital faktura på mail eller et skærmbillede fra en app. Så længe det dokumenterer en konkret udgift, tæller det som et bilag.

Men bilagshåndtering handler om mere end blot at samle og sortere kvitteringer og fakturaer. Det er en systematisk proces, der dækker hele bilagets rejse: fra det øjeblik det opstår eller modtages, til det er korrekt behandlet, bogført og sikkert arkiveret. 

Det ultimative mål med effektiv bilagshåndtering er krystalklart: 

Det handler om at sikre, at du altid har præcis og tilgængelig dokumentation for hver en krone, der bevæger sig ind og ud af din virksomhed. 

Det lyder simpelt, men som de fleste ved af erfaring, kan det hurtigt blive kompliceret.

De typiske udfordringer i hverdagen

Selvom princippet er enkelt, støder de fleste virksomheder på de samme frustrerende problemer, når teorien skal omsættes til praksis.

Den forsvundne kvittering er den klassiske udfordring. Du betaler for noget vigtigt, men kvitteringen forsvinder i tasken, bliver ulæselig efter en tur gennem vaskemaskinen, eller du glemmer simpelthen at tage den med fra butikken. Resultatet er en banktransaktion, som revisoren ikke kan matche med dokumentation.

Det digitale kaos er den moderne version af problemet. Kvitteringer kommer nu som e-mails, PDF-filer, app-notifikationer og midlertidige links. De ender spredt ud over forskellige indbakker, telefoner og computere. Når du så skal finde kvitteringen for den software-licens, du købte for tre måneder siden, skal du lede gennem utallige mapper og håbe på det bedste.

Tidsrøveren rammer alle, der håndterer bilag manuelt. Du bruger værdifuld tid på at sortere, taste information ind i regneark og forsøge at matche kvitteringer med banktransaktioner. Det er timer, der kunne have været brugt på at udvikle virksomheden i stedet for at administrere dokumenter.

Kommunikationsudfordringen opstår, når flere personer er involveret. Måske køber en sælger noget på rejse, en projektleder bestiller materialer, og en assistent håndterer kantineudgifter. Uden et centralt system bliver det hurtigt umuligt at holde styr på, hvem der har købt hvad, og hvor dokumentationen er.

Problemet forstærker sig selv: Jo mere besværligt systemet er, jo mindre motiverede bliver folk til at bruge det ordentligt, hvilket gør det endnu mere kaotisk.

Fordelene ved digital bilagshåndtering

At skifte fra fysiske kvitteringer og manuelle processer til digital bilagshåndtering er ikke bare en teknisk opgradering. Det er en fundamental forbedring af, hvordan din virksomhed fungerer dagligt.

Her er nogle af de vigtigste fordele:

• Mindre administration: Når bilag automatisk gemmes, kategoriseres og matches med transaktioner, sparer både medarbejdere og bogholdere værdifuld tid.
• Mindre risiko for fejl og rod: Digitale systemer fanger manglende bilag, dubletter og forkerte datoer, før det bliver et problem.
• Realtidsoverblik: Du kan til enhver tid se, hvilke bilag der er på plads, og hvilke der mangler, uden at vente på månedens afslutning.
• Lettere samarbejde: Medarbejdere kan uploade kvitteringer direkte fra mobilen, og revisoren har adgang til alt via samme platform.
• Bedre compliance: Mange løsninger sikrer, at du automatisk lever op til krav om dokumentation, opbevaring og datasikkerhed.

Digital bilagshåndtering betyder ganske enkelt: mindre bøvl, mere kontrol og færre bekymringer.

Den nye bogføringslov

Hvis du endnu ikke har digitaliseret din bilagshåndtering, er det nu, du bør komme i gang. 

Med den nye bogføringslov bliver det nemlig et krav for langt de fleste virksomheder at opbevare bilag digitalt og bruge et digitalt bogføringssystem. Loven indføres trinvist fra 2024 og stiller skærpede krav til, hvordan bilag registreres, gemmes og dokumenteres. Det betyder, at mapper med papirbilag og manuelle processer i praksis bliver udfaset.

For mange virksomheder er det her et wake-up call. Det handler ikke kun om at følge reglerne, men også om at sikre sig en mere effektiv, sikker og fremtidssikret økonomistyring.

Læs mere om den nye bogføringslov her

4 værktøjer, der gør din bilagshåndtering meget nemmere

Der findes efterhånden et væld af værktøjer og platforme, der lover at gøre bilagshåndtering lettere. Men som med alt andet teknologi er der stor forskel på, hvad der fungerer i teorien, og hvad der faktisk gør hverdagen bedre i praksis. 

Her er en gennemgang af de mest relevante løsninger, og hvad de reelt kan bidrage med.

1. Pleo

Pleo ændrer fundamentalt måden, som virksomheder håndterer bilag på. I stedet for at tænke på bilagshåndtering som en efterfølgende proces, integrerer Pleo det direkte i selve betalingsøjeblikket – og det fungerer, hvis vi selv skal sige det, ret genialt.

Men du skal selvfølgelig ikke bare tage vores ord for det. Tag ordet fra de tusindvis af glade kunder, som har anmeldt os på G2 og Gartner Peer Insights, hvor vi begge steder får 4,5/5 stjerner. 

Her beskrives Pleo som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Når dine medarbejdere betaler med et Pleo-kort, starter bilagshåndteringen automatisk. Systemet sender en push-besked til deres telefon med det samme og beder om kvitteringen. Du tager et billede, og systemet aflæser automatisk beløb, leverandør og dato. Hvis beløbene ikke matcher, får du besked med det samme – så du slipper for kedelige overraskelser senere.

Det smarte er kategoriseringen. Pleo lærer af jeres købsmønstre og foreslår automatisk de rette kategorier. Kaffe bliver til "Forplejning", software til "IT-udgifter", og benzin til "Transport". Medarbejderne skal bare bekræfte, og bilaget er klar til bogføring.

Godkendelsesprocessen er også bygget ind. Du kan sætte automatiske budgetter og godkendelsesgrænser, så de fleste køb går igennem uden manuel handling. For større udgifter får den relevante leder besked med det samme og kan godkende med et enkelt tryk.

Samtidig kan Pleo integreres med et væld af andre systemer – f.eks. de populære bogføringssystemer Billy og Dinero. Det betyder, at alle bilag automatisk lander de rigtige steder i regnskabet.

Læs mere: Læs hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. Dext

Dext (tidligere Receipt Bank) har specialiseret sig i at forvandle papir- og PDF-bilag til strukturerede data. Systemet er særligt stærkt til virksomheder, der stadig modtager mange fysiske fakturaer og kvitteringer.

Platformen bruger avanceret OCR-teknologi til at læse selv dårlige kvitteringer og kan håndtere dokumenter på flere sprog. Du kan sende bilag til systemet via e-mail, uploade gennem via app eller endda videresende fakturaer direkte. Dext læser så alle relevante data og kategoriserer automatisk.

Styrken ligger i nøjagtigheden. Systemet håndterer komplekse fakturaer med flere momslinjer og kan endda ekstrahere linjeposter fra detaljerede kvitteringer. For virksomheder med komplekse bogføringsbehov er det en solid løsning.

Svagheden er brugeroplevelsen. Det kræver mere manuel opsætning end nyere løsninger, og medarbejderne skal være mere disciplinerede omkring at uploade dokumenter. Det fungerer bedst, når I har en dedikeret person til at håndtere processen.

3. Dinero

Dineros bilagscanning er bygget direkte ind i deres bogføringssystem, hvilket giver en strømlinet oplevelse for virksomheder, der allerede bruger Dinero til fakturering og regnskab.

Systemet fungerer enkelt: Du tager billeder af kvitteringer gennem Dinero-appen, og systemet læser automatisk beløb, dato og leverandør. Da det er integreret i bogføringssystemet, havner bilagene automatisk på de rigtige konti uden yderligere handling.

Fordelen er den enkle integration. Du slipper for at eksportere data mellem systemer eller bekymre dig om, hvorvidt ting hænger sammen. Alt sker inden for Dineros økosystem, hvilket gør det overskueligt og pålideligt.

Begrænsningen er fleksibiliteten og funktionaliteten, der ikke er lige så avanceret som mere specialiserede systemer. Systemet fungerer kun optimalt, hvis hele din økonomi kører gennem Dinero. For virksomheder med mere komplekse behov eller andre bogføringssystemer, kan det være for begrænset.

4. Adobe Scan

Adobe Scan er en gratis app, der kan scanne dokumenter og konvertere dem til søgbare PDF-filer. Det er ikke et komplet bilagshåndteringssystem, men kan være et nyttigt værktøj for meget små virksomheder.

Appen er overraskende god til at genkende tekst og kan automatisk beskære og optimere billeder af kvitteringer. Du kan organisere scannede dokumenter i mapper og dele dem via cloud-tjenester som Dropbox eller Google Drive.

Fordelen er prisen – det er gratis – og enkelheden. Alle kan lære at bruge det på få minutter. For enkeltmandsvirksomheder eller freelancere, kan det være tilstrækkeligt som en midlertidig løsning.

Ulemperne er åbenlyse: Ingen automatisk kategorisering, ingen integration til bogføringssystemer og ingen godkendelsesprocesser. Du skal selv holde styr på alt, hvilket hurtigt bliver uoverskueligt, når volumen vokser.

Det vigtigste at huske er, at det bedste værktøj er det, som dit team faktisk bruger konsekvent. En avanceret løsning, som folk undgår at bruge, er værdiløs sammenlignet med et simpelt system, som alle omfavner. 

Start med at identificere dine største udfordringer – er det forsvundne kvitteringer, den manuelle indtastning eller manglende overblik? – og vælg derefter det værktøj, der løser præcis det problem på den enkleste måde.