SMV Guide: Sådan digitaliserer du din økonomifunktion

Økonomifunktionen bliver ofte overset, når der skal effektiviseres processer i de danske SMV’er. Derfor har vores gode venner fra CapWorks udfærdiget en guide, der i 5 trin beskriver hvordan SMV’er kan automatisere og digitalisere økonomifunktionen, for at lette arbejdsgange og få mere tid til at fokusere på deres kerneforretning. 

5 trin til en mere effektiv økonomifunktion. 

Hvordan digitaliserer du din økonomifunktion, så denne bliver mere effektiv? Det er et spørgsmål som er super relevant at forholde sig til, men som nogle SMV’er desværre spørger sig selv om alt for sjældent. I vækstmiljøer er økonomifunktionen nemlig nogle gange præget af det såkaldte BMW-syndrom. Dette betyder egentlig blot, at når man har nået et vist niveau vækstmæssigt, så er man tilfreds og ønsker ikke at tage chancer eller optimere forretningen yderligere.

Når det kommer til økonomifunktionen, så stiller man sig ofte tilfreds med, at denne fungerer. Den brillerer og stråler ikke. Den er ikke et kernepunkt i virksomheden inden for digitalisering eller automatisering, men den fungerer. Regningerne bliver betalt til tiden, og medarbejderne får den løn, de skal have, men ikke mere end det.

I denne guide gennemgår vi fem trin til en mere effektiv økonomifunktion. Vi tager dig med på en kort og præcis digital rejse, hvor vi kommer med optimeringsforslag inden for alt fra firmakortløsninger til lønadministration, så du i sidste ende sidder tilbage med mere tid til at udvikle din forretning.

Med andre ord, og for at blive i bilverdenen, vil du, når du har implementeret nedenstående, stå tilbage med økonomifunktionens svar på en toptunet Ferrari.

Udgiftsrapporter

Der er intet mere frustrerende end håndtering af kvitteringer. Lige meget om du er medarbejder, økonomiansvarlig eller noget helt tredje, så er det at håndtere kvitteringer et besværligt foretagende.

For medarbejderen, som eksempelvis kunne være en Account Manager, der ofte har meget repræsentation, er det utrolig irriterende at opbevare kvitteringerne. De ryger ned i pungen eller ind i bilen og bliver glemt indtil den økonomiansvarlige rykker for dem. Og for den økonomiansvarlige er det ligeså frustrerende at skulle rykke for kvitteringerne og herefter modtage dem sammenkrøllede, hvor halvdelen af teksten enten er forsvundet eller falmet væk på grund af solen i bilen.

Processen er frustrerende lige meget, hvordan man vender og drejer det, og derfor er det vigtigt at gøre noget ved det nu! Med en løsning som eksempelvis Pleo firmakortet med dertilhørende app kan du optimere denne type af proces betydeligt. Med Pleo app’en kan du hurtigt og nemt tage et billede af kvitteringen, og herefter er den tilgængelig for den økonomiansvarlige med det samme. Dette skaber en stor del gennemsigtighed i en proces, der ofte er kendt for at være triviel, tung og træls.

Integrationsmulighederne sparer samtidig den økonomiansvarlige for en masse manuelle processer, idet vedkommende på under et minut kan overføre posteringerne direkte til det givne økonomisystem. Dette sparer tid, og i sidste ende fører det til færre fejl, da de manuelle processer automatiseres.

Det er i sig selv op ad bakke med udlæg, fordi det er irriterende for medarbejdere at have penge ude at flyve. Desværre ender det oftest med, at medarbejderne enten ikke får afleveret deres kvittering, såfremt der er tale om et lille udlæg, eller slet ikke gider at lave udlægget. Derfor kan det være en super god idé at investere i en firmakortsløsning som Pleo, hvor man får du en notifikation via app’en, når man har brugt kortet.

På denne måde sikrer du, at dine medarbejderne får afleveret deres kvitteringer med det samme, at de bliver involveret og engageret i processen, og at de bliver det uden irritation over at have penge ude at flyve.  

Pleo – effektiv udgiftsrapportering

Timer og tidsregistrering

Gennem de seneste år har flere og flere virksomheder set dagens lys. Særligt har vi set en hel del virksomheder, der lever af at sælge timer, vokse sig større og større. Derfor har vi dedikeret et afsnit til at beskrive et ofte glemt aspekt af økonomifunktionen, nemlig hvordan din virksomhed kan optimere og digitalisere tidsregistrering og salg af timer.

Mange virksomheder, der er projektbaserede eller lever af at sælge timer, kæmper nemlig oftest med at mængden af timer, der bliver brugt på en given kunde, overstiger den reelle indtægt. Derfor er det vigtigt at benytte sig af et værktøj, der giver mulighed for at identificere problemet inden førnævnte bliver en realitet. Her anbefaler vi, at du kigger nærmere på projektstyringsværktøjet WorkBook.

Med WorkBook har du fuldstændig styr på dit projekts ressourcer. Du kan planlægge og definere dine projekter optimalt på baggrund af de forskellige grupper af ressourcer, som du har til rådighed. Samtidig har du mulighed for at opsætte notifikationer, der gør dig opmærksom på rentabiliteten af dine jobs og medarbejdere, så du undgår projekter, hvor indsatsen er større end outputtet. Du kan eksempelvis tidsregistrere salgsfremmende aktiviteter direkte på dine leads, og når disse bliver til en reel kunde, så kan du flytte tidsregistreringer og de dertilhørende udgifter med over i projektet. På denne måde sikrer du, at du også tager højde for pre-sales fasen i et givent projekt.

Med integrationer til eksempelvis Pleo kan du også sikre dig en større indsigt i de ofte uforudsete udgifter, der er forbundet med et projekt. Her kan der eksempelvis være tale om repræsentation. Hvis du derudover har ansat konsulenter, som er dedikeret til et givent projekt, så er det også relevant at have et real-time indblik i projektets omkostninger i form af udgifter til diverse hardware etc. i forbindelse med konsulenternes opstart.

For at blive ved ovenstående eksempel, hvor du ansætter til et givent projekt, så får du helt sikkert også brugt en masse tid på rekruttering og videndeling i forbindelse med ansættelsen, som der også skal tages højde for, når rentabiliteten skal vurderes.

Alt dette kan WorkBook hjælpe dig med, og derfor anbefaler vi, du kigger nærmere på dette værktøj.

Workbook – effektiv projekt- og økonomistyring

Godkendelse og betaling af fakturaer

Scanning, godkendelse og betaling af fakturaer kan hurtigt blive en tung og kedsommelig proces, men heldigvis findes der mange forskellige værktøjer, der kan gøre din hverdag med disse processer betydelig lettere. I nedenstående vil vi præsentere dig for tre af vores foretrukne værktøjer, der kan digitalisere og optimere ovenstående.

Bilagscan: Med Bilagscan kan du slippe for besværlige bilagindsamlinger, menneskelige tastefejl og tidskrævende indtastningsprocesser. Du kan, som navnet også antyder, scanne dine bilag og slippe for traditionelle arbejdsgange og ressourcekrævende processer.

Du kan håndtere fysiske bilag 10 gange billigere end ved manuel indtastning, og din økonomiansvarlige vil opleve billigere og bedre bogføring. Din virksomhed vil også få flere data at arbejde med, og dine medarbejdere vil slippe for krøllede bilag, der forsvinder.

Hos CapWorks har vi bygget integrationerne til WorkBook og e-conomic. De gør det muligt for dig at aflæse alle typer af bilag i Bilagscan og automatisk bogføre disse til enten WorkBook eller e-conomic. Herved effektiviseres og minimeres dit bogholderi, så din virksomhed kan gøres mere profitabel. 

Roger.ai & Ibistic: Man hører sjældent om nogen, der bryder sig om at betale deres regninger. Derfor findes der også værktøjer til at automatisere sådanne processer.

Roger.ai analyserer indholdet af fakturaen, og på baggrund af dette kan systemet sætte fakturaen til betaling på forfaldsdatoen eller før – dette afhænger af din opsætning. Her kan du både opsætte simple eller komplekse godkendelsesflows med regler om, hvem der skal godkende hvad og hvornår. Du og din kollega kan godkende eller afvise betalingen direkte fra mobilen.

Du kan også vælge at kigge nærmere på Ibistic. Her har du også mulighed for at automatisere arbejds- og godkendelsesprocesser i forbindelse med jeres fakturahåndtering.

Lige meget hvad du vælger, så er der oceaner af tid at spare på den lange bane ved implementering af en af ovenstående. Så det er bare med at komme i gang!

Bank Connect: Med Bank Connect sikrer du dig, at alle dine bankposter automatisk bliver overført fra din bank til dit økonomisystem. Dermed slipper du for at lave bankfiler, og din økonomiansvarlige får meget bedre informationer til at foretage korrekt og hurtig bogføring. 

Priser afhænger af hvilken bank, du anvender, men i de fleste tilfælde vil en ordning som denne være gratis eller koste et mindre gebyr.

Lønadministration

Så er vi kommet til lønadministrationen, hvor vi vil give dig en indsigt i, hvordan du optimerer og automatiserer dine lønadministrative processer som eksempelvis nem indlæsning af løndata, godkendelsesflow, bankoverførsler og bogføring.

Inden for lønadministration er der særlig meget tid at hente. Her har vi nemlig at gøre med nogle tunge og manuelle processer, som hurtigt kan optimeres ved valg af det rigtige lønsystem.

Det rigtige lønsystem kan bidrage til automatisering af en lang række processer som eksempelvis automatisk bogføring af din lønkørsel til dit økonomisystems kassekladde. En automatisering som denne gør din bogføring mere effektiv, men samtidig også bedre. Bogføringen bliver bedre, fordi der er mindre chance for at lave fejl, idet der kun skal eksekveres på de givne tal én enkelt gang i stedet for to.

I takt med at flere processer i virksomheden automatiseres, kan der desværre ofte ske det, at man glemmer det menneskelige aspekt. Ligesom vi nævnte det omkring udgiftsrapportering, er det vigtigt, at du engagerer dine medarbejdere i lønprocessen. Gennem de seneste år har man desværre allerede set alt for mange eksempler, hvor medarbejdere ikke har kunne gennemskue deres løn og lønsedler, og derfor er endt med at have rigtig mange penge til gode. Det skaber utryghed for medarbejdere og mistillid til virksomheden. Flere undersøgelser viser derudover, at hvis man formår at involvere sine medarbejdere i lønprocessen, så får man færre fejl og gladere medarbejdere.

Denne involvering behøver ikke at være analog, manuel og tung. Her er Gratisal et godt eksempel. Gratisal er det første lønsystem i verden, hvor du har mulighed for at sende lønsedler i kladdeformat til godkendelse hos dine medarbejdere inden, at lønnen bliver kørt. Samtidig er det muligt for medarbejdere selv at registrere deres tid og ændre deres stamdata via medarbejder app’en. Via integrationer til LogBuy og MenuPay (tidligere MenuCard) kan medarbejderne også benytte sig af rabatter/fordele til butikker og restauranter. Alt dette foregår, som tidligere nævnt, digitalt og med fokus på aktivering og involvering af medarbejderne.

Mindre fejl giver dog ikke ”kun” gladere medarbejdere. Det koster ca. 10 gange så meget at rette én fejl i lønkørslen, som det ville have gjort at køre den korrekt til at starte med. Her tilbyder Gratisal også realtidsdata, så du altid kan se konsekvenserne af de handlinger du foretager. Dette er med til at give dig et bedre overblik og sikrer i sidste ende, at du minimerer mængden af fejl i dine lønkørsler og får mere tid til at udvikle din virksomhed.

Benytter du dig af et tids-, plannerings- eller ressourcesystem, som eksempelvis Quinyx, Flexybox, ProMark, Planday, Timelog eller Titanplan, er der også meget tid at spare, hvis dit lønsystem enten har en direkte integration til førnævnte eller kan omdanne elementer som eksempelvis tid, overenskomster eller noget helt tredje til lønarter. Her har du både mulighed for at automatisere udvekslingen af data fuldstændig eller gøre den så nem som overhovedet muligt, men stadig med nogle få manuelle processer.

Smartere og bedre rapportering

For at du kan opnå en smartere og bedre rapportering af din virksomheds performance, vil vi anbefale, at du bruger BI-værktøjer som eksempelvis Microsoft Power BI, Budget123 eller Toolpack 365. Økonomi, salg, indkøb, produktion samt projekt- og lagerstyring er nemlig alle afdelinger, der vil mærke værdien af den data-optimering et BI-værktøj kan, og vil, medføre.

Og der er altså intet at være bange for – tværtimod. For selvom Business Intelligence som begreb kan fremstå en smule uhåndgribeligt, er det blot en metode til bedre at kunne overskue, kontrollere og anvende data på tværs af din virksomhed, og den vej igennem optimere din performance.

BI-værktøjer kan sammenholde og præsentere de data, du ønsker. I de typiske dashboard-moduler, der fungerer som fælles platforme, vil alt fra nøgletal til grafer, analyser og tabeller nemlig sikre, at du får så fyldestgørende et overblik som overhovedet muligt, og det er endda over samtlige af virksomhedens aktiviteter, mål, KPI’er og datamængder. Foruden at spare ressourcer på afrapportering, da systemet klarer det meste selv, vil du tillige opleve et bedre samarbejde afdelingerne imellem, da disse nu har adgang til hinandens mål og indsatsområder.

Omsætning, nettoindtjening samt drifts- og lønomkostninger er data med stor værdi for de ledelsesmæssige beslutninger. Med en BI-løsning kan data fra dit ERP- og økonomisystem integreres i én og samme platform, hvorudfra visualiseringer af vigtige økonomiske nøgletal kan fremdrages. Med det detaljerede overblik bliver det nemmere og hurtigere at træffe de rigtige beslutninger.

Antal solgte produkter, mistede kunder, kundetyper, kundeadfærd og salgsmål er data med stor værdi for din salgsafdeling. En BI-analyse kan visualisere kundernes adfærd fra interesse til køb samt salgsresultater og indsatser. På den måde kan du se, hvilke produkter og ydelser, der er mest eftertragtede og profitable for din forretning. Ved hjælp af en performance-måling kan du desuden tjekke op på, om dine sælgere når deres mål. Her er det muligt at få notifikationer, hvis salgstallet ligger under en bestemt procentsats.