Stærke relationer mellem økonomiafdelingen og andre teams er nøglen til et bedre cashflow

Økonomi påvirker alle i din virksomhed. Uanset om det er marketingafdelingen, der har brug for et større budget til den seneste annoncekampagne, eller salgsafdelingen, der spørger, hvor mange rabatter de kan tilbyde, så spiller økonomiafdelingen en vigtig rolle i enhver organisation.

Men økonomiafdelingens forhold til andre teams er ikke altid, som det bør være. Denne funktion er ofte isoleret fra andre afdelinger, som tænker, at økonomiafdelingen sidder tungt på pengekassen, selvom denne afdeling faktisk ofte baner vejen for succes.

Alle områder af din forretning kan drage fordel af en stærkere relation til økonomiafdelingen. Jo bedre denne relation er, desto mere åbne vil dine teams være omkring deres økonomiske behov. Dette gør CFO’er bedre i stand til at forudsige virksomhedens fremtidige økonomiske situation og tage mere fornuftige beslutninger angående cashflow. Det kan også hjælpe dem med at identificere ineffektivitet og muligheder for nedskæring af omkostninger.

Afdelinger som it, marketing og kundeservice kan – på den anden side – få indblik i, hvordan økonomiafdelingen planlægger budgetter for hver afdeling, og hvor mange penge de har at gøre godt med i løbet af året. De vil desuden have nemmere ved at foreslå forbedringer til deres arbejdsgange og få en dybere forståelse for den vigtige rolle, som økonomiafdelingen spiller i forhold til at holde virksomheden kørende.

Så hvordan kan du forbedre forholdet mellem økonomiafdelingen og de andre afdelinger for virksomhedens skyld?

Åbn op for deling af oplysninger

Økonomiafdelingen anses ofte som værende gemt væk. Mange har den fordom om dem, at de holder sig for selv og ikke laver andet end at indtaste tal i forældede regneark, hvilket gør det svært for folk at forstå, hvad de rent faktisk laver i dag.

Medarbejdere i økonomiafdelingen kan starte med at forpligte sig til at dele vigtige oplysninger og opdatering på møder i virksomheden. Måske har I et ugentligt eller månedligt “town hall”-møde, hvor alle kan få indblik i, hvordan det går med virksomheden. Hvorfor ikke bede om 10 minutter her? Sørg for, at alle præsentationer bliver optaget og er tilgængelige online, hvis nogle er på ferie eller af andre årsager ikke kan deltage. På den måde er der ingen undskyldning for ikke at være opdateret på tallene.

Det er vigtigt, at de oplysninger, du deler, er nemme at forstå – og ikke bare fra en økonomimedarbejders perspektiv. Undgå at bruge komplicerede sætninger og forkortelser – det er ikke alle, der kender forskellen på ARR og EBITDA. Hvis du skal bruge forkortelser, bør du sørge for at tilføje en ordliste med alle definitioner og forklaringer.

Vær en aktiv lytter

Den her går ud til kontorgængerne.

Når du laver kaffe i køkkenet eller spiser frokost i pauseområdet, kan du med fordel lytte til, hvad dine kolleger siger om økonomi. Hvad brokker folk sig over? Hvilken økonomisk proces giver dem hovedpine denne uge? Jo mere du opfanger, desto bedre bliver du til at implementere ændringer på forhånd. Denne proaktive adfærd vil opmuntre folk til at komme og snakke med dig, hvis de ikke er enige i den måde, noget bliver gjort på, eller hvis de har idéer til forbedringer.

Hvis du ikke arbejder fra kontoret, kan du oprette en online Q&A, hvor folk har mulighed for at dele deres feedback. Planlæg et månedligt Zoom-møde med én eller to medarbejdere fra økonomiafdelingen og opfordr folk til at deltage, hvis der er noget, de er i tvivl om. Jo bedre folk forstår dine processer, desto mere tid sparer du på at forklare tingene til dem. Du kan endda lave en dedikeret kanal til spørgsmål og forslag på Slack eller Teams, for eksempel.

Implementer en tydelig indkøbspolitik

En god indkøbspolitik bør dække så mange scenarier som muligt for at reducere antallet af mulige spørgsmål, forvirring og overforbrug.

Det kan eksempelvis være, at dit team rejser meget i forbindelse med deres arbejde. I det tilfælde bør det fremgå tydeligt af din indkøbspolitik, hvor meget medarbejdere kan bruge om dagen på mad, drikke, transport og overnatning. Hvis du ikke ønsker, at dine medarbejdere bruger penge på taxa, kan du indskrænke indkøbspolitikken til kun at dække offentlig transport.

Hvis du ikke formår at definere, hvad medarbejdere må bruge penge på i en virksomhedskontekst, kan det hurtigt medføre, at de bruger flere penge end det, du havde tænkt. Husk, at det, der måske virker okay for én, kan være noget helt andet for andre.

Brug Pleos værktøj til at lave din egen indkøbspolitik til at nedfælde retningslinjer for, hvordan medarbejdere i din virksomhed må bruge virksomhedens midler. Sørg for at holde nye (og eksisterende) medarbejdere opdaterede på eventuelle ændringer for at forhindre overforbrug.

Fortæl om dine planer for fremtiden

Folk kan godt lide at vide, hvad der skal ske. Så hvis du har planer om at reducere marketingteamets budget, bør du fortælle dem det, så de kan nå at forberede sig. De vil takke dig for at blive advaret på forhånd, eftersom en sådan information ellers kunne have gjort det arbejde, de allerede har lagt i et givent projekt eller kampagne, helt overflødigt.

Og glem ikke, at denne form for kommunikation bør gå begge veje. Hvis it-afdelingen eksempelvis har planer om at indgå en dyr softwarekontrakt det næste kvartal, kan du bede dem om at holde dig opdateret på beslutningen, så du bedre kan håndtere forventninger angående virksomhedens cashflow.

Kombiner økonomi med strategi

Vi har allerede snakket meget om, at 2023 er året, hvor CFO’ens rolle bliver mere strategisk.

I stedet for kun at fokusere på virksomhedens udgifter automatiserer CFO’er administrativt arbejde for at få mere tid til at arbejde sammen med CEO’en om vigtige beslutninger. Fordelen ved dette er, at CFO’en bringer en masse data og overblik over virksomhedens forbrug med til bordet, som gør CEO’en i stand til at tage mere strategiske beslutninger. Ved at styrke forholdet mellem økonomiafdelingen og ledelsen får CFO’en ikke bare en plads ved forhandlingsbordet, men også en stemme, når det kommer til virksomhedens fremtid.

Er du ikke helt sikker på, hvordan du kommer i gang? Download vores gratis guide til CFO’en for at få et dybdegående indblik i CFO’ens overgang til strategisk forretningspartner samt CFO’ens rolle under en økonomisk recession.

Gør det nemmere for alle at håndtere udgifter

De fleste kommer udelukkende i kontakt med økonomiafdelingen, når de mangler at aflevere kvitteringer for arbejdsrelaterede køb eller har brug for at blive mindet om at registrere deres udgifter inden månedsafslutningen. Men der findes værktøjer, som kan automatisere virksomhedsudgifter og dermed gøre det nemmere for både økonomiafdelingen og medarbejderne.

Med Pleo, for eksempel, kan medarbejdere nemt købe det, de har brug for til deres arbejde, tage et billede af kvitteringen og uploade det i appen. De kan tilføje kategorier, tags og noter, hvis de vil, som giver økonomiafdelingen den nødvendige kontekst for hvert køb. Medarbejdere slipper for at bekymre sig om at skulle lægge ud af egen lomme, og økonomiafdelingen behøver ikke at jagte medarbejdere for at indhente manglende kvitteringer eller oplysninger om udgifter. Pleo gør med andre ord en ende på sure e-mails og voksenskældud.

En anden fordel med Pleo er, at økonomiafdelingen bruger mindre tid på kedelige og tidskrævende processer. Du kan eksempelvis læse mere om, hvordan vi hjalp vores kunde Baltic Assist med at reducere den tid, de brugte på udgiftshåndtering, med hele 80 %.

Et bedre samarbejde mellem økonomiafdelingen og resten af virksomheden er altså altafgørende for at få tingene til at køre på skinner. Det åbner op for bedre kommunikation og giver alle et bedre indblik i, hvordan det går virksomheden fra et økonomisk perspektiv. Og det giver økonomiafdelingen mulighed for at hjælpe virksomheden på vigtige forretningsområder i stedet for at være en stopklods.