Uanset branche har vi brug for at betale for ting i forbindelse med vores arbejde. Fra kontorchefen, der skal sikre, at der er fyldt op af kontorartikler, til salgsteamet, der skal købe togbilletter til et kundemøde – du kender det.
Men når alle udgifter fra alle afdelinger samles i én stor pærevælling, bliver det en udfordring for virksomheder at bevare overblikket. Jo flere penge medarbejderne bruger, desto nemmere har du ved at miste overblikket over virksomhedens økonomi.
Lad os sige, at du er en softwarevirksomhed, og du har brug for at outsource et par af dine bedste webudviklere til et projekt. I den forbindelse vil der helt automatisk opstå udgifter såsom betaling for softwarelicenser og transportomkostninger for teamet, der kører ud til kunden og installerer produktet. Mens alt det foregår, skal der holdes overblik over alle udgifter, hvilket naturligvis kan være en smule svært, når det ikke står klart, hvem der har brugt hvad og hvor. Din økonomi kan føles ude af kontrol, når kvitteringer og anmodninger om tilbagebetaling af private udlæg flyver ind fra højre og venstre.
I stedet for at føle dig helt rundtosset vil du så ikke hellere have et skræddersyet system, der dækker din virksomheds behov? Et system, der optimerer dine arbejdsgange, og som giver dig et detaljeret overblik over alle udgifter på tværs af hele virksomheden?
Fuld fleksibilitet og komplet kontrol 💪
… er præcis det, Pleo tilbyder økonomiafdelinger – en række effektive værktøjer, der hjælper med at kontrollere din virksomheds forbrug og ruster dig til at nå dine mål uden at gå på kompromis med virksomhedens budgetter og politikker.
Lad os kigge nærmere på, hvordan Pleos forskellige værktøjer til forbrugskontrol kan hjælpe forskellige virksomheder.
Uanset om du vælger ét værktøj eller hele baduljen, får du overblik over, hvem der bruger hvad og hvornår, og du kan trygt stole på, at dit budget ikke overskrides.
Håndter dit teams udgifter mere effektivt
Det er helt normalt, at en virksomhed har perioder, hvor det er nødvendigt at bruge pengene med omtanke. Måske er du nødt til at holde skarpt øje med regnskabet, fordi din virksomhed befinder sig i en vigtig vækstfase, eller måske giver den generelle økonomi anledning til at tænke dig om en ekstra gang, inden du bruger penge.
Uanset hvordan din situation ser ud, tilbyder vi en række værktøjer, som hjælper dig med at holde styr på virksomhedens forbrug. I vores produkt kan du justere det meste efter behov for at undgå uønskede udgifter. Du kan for eksempel starte med at opsætte forbrugsgrænser.
Pleo giver mulighed for at vælge mellem en månedlig eller en samlet forbrugsgrænse. Måske vil du sætte et loft for dit teams månedlige forbrug på 4.500 DKK, eller måske vil du sætte en grænse pr. køb? Hvis du f.eks. sætter et loft på 1.500 DKK pr. transaktion for en bruger, vil alle brugerens køb over dette beløb automatisk blive afvist. Du kan selvfølgelig også vælge slet ikke at sætte en grænse for kortbetalinger.
Vores løsning inkluderer også muligheden for at opsætte midlertidige forbrugsgrænser. Med denne funktion kan administratorer midlertidigt ændre en brugers forbrugsgrænse i en bestemt periode. Det kan være særligt praktisk, hvis en medarbejder skal købe noget ud over det sædvanlige.
Et eksempel kunne være, at en medarbejder fra dit salgsteam skal på forretningsrejse, men flybilletterne og hotelbookingen overstiger deres forbrugsgrænse. I det tilfælde skal din virksomheds administrator blot opsætte en ny midlertidig forbrugsgrænse, så medarbejderen nemt kan booke fly og hotel i den definerede periode. Efter rejsen vil medarbejderens forbrugsgrænse automatisk vende tilbage til den oprindelige grænse.
“Forbrugsgrænser gør det fantastisk nemt at holde sig til budgettet og undgå overforbrug. Med denne kontrolfunktion er vi i stand til at stille flere spørgsmål til købet og vurdere, om det er nødvendigt.”
— Frederik Kirkeby Beth, Head of Operations hos True Gum
Kontrollér brugen af kontater og pengestrømme
Med Pleo kan du nemt og enkelt blokere for kontanthævninger . Hvis du gerne vil undgå, at medarbejdere kan hæve kontanter med deres firmakort, fordi det gør det sværere at bevare overblikket, kan du med få klik deaktivere funktionen i Pleos mobil- eller webapp. Det hjælper dig med nemmere at styre, hvordan dine medarbejdere bruger deres Pleo-kort.
Få mere kontrol over særlige udgifter
Pleo tilbyder avancerede kontrolfunktioner til kort, som hjælper med at forhindre, at medarbejderne bruger for mange penge eller bruger penge på tidspunkter, der ikke er passende.
Med kontrolfunktioner til kort kan du for eksempel blokere kontanthævninger. Køb foretaget med kontanter gør det sværere at holde styr på virksomhedens forbrug, og derfor kan det være en fordel, hvis medarbejderne slet ikke kan hæve kontanter på virksomhedens firmakort.
Du kan også blokere ugedage, så medarbejderne kun kan bruge deres Pleo-kort på bestemte dage. Det betyder, at du slipper for at gå og bekymre dig om, at nogen bruger deres Pleo-kort i weekenden, hvis det ikke er meningen.
Medarbejderne kan altid tjekke virksomhedens retningslinjer for forbrug, hvis de er i tvivl om, hvorfor et køb er blevet afvist. Her kan økonomiteamet samle opdaterede retningslinjer, som forklarer, hvad medarbejderne kan bruge penge på i forskellige sammenhænge. På den måde er alle indforståede med, hvad der er acceptabelt, og alt forbrug sker i overensstemmelse med virksomhedens politik.
Men hvad nu hvis vigtige transaktioner bliver afvist, fordi forbruget er for højt? Med Sub-Wallets kan du øremærke midler, som kun kan bruges til specifikke formål. Det giver bedre kontrol over virksomhedens pengestrøm, og du sikrer, at vigtige betalinger altid går igennem. Det er nemt og effektivt.
Få mere kontrol over udgifter, gennemgang og godkendelse
Med Pleo vil der ikke længere være nogen udgifter, der falder mellem to stole.
En måde, du kan føle dig mere i kontrol på, er ved at opsætte tærskler. Denne funktion gør det muligt at skræddersy processen for godkendelse af udgifter baseret på beløb. Det kan for eksempel være, at du kun vil have din CFO til at gennemgå og godkende udgifter på mere end 4.000 DKK. Alle udgifter, der falder under denne tærskel, vil blive gennemgået af økonomiafdelingen.
Hvis du synes, dét er fedt, så vil du elske vores godkendelsesproces i flere trin. Med gennemgang på teamniveau kan du give en bestemt leder retten til at godkende teammedlemmers udgifter. Du kan eksempelvis bede HR-chefen om at være ansvarlig for at godkende alle HR-teamets kvitteringer. I tillæg til gennemgang på teamniveau har vi gennemgang på virksomhedsniveau, som er tiltænkt økonomiafdelingen, herunder administratorer og bogholdere. Dette godkendelsestrin gør det muligt for dem at godkende udgifter i hele virksomheden. Tilsammen kan de to værktøjer give dig et ekstra lag synlighed og endnu mere indsigt i forbruget i din virksomhed.
Du kan også udpege en ekstra person til at godkende fakturaer og vælge mellem flere betalingsplaner. Pleo giver mulighed for at betale fakturaer efter 15, 30 eller 60 dage eller på selve betalingsdatoen, alt efter hvordan virksomhedens pengestrøm ser ud. Du kan glæde dig over, at vi også registrerer eventuelle duplikerede fakturaer helt automatisk, så du ikke risikerer at betale den samme regning to gange.
Og vi er slet ikke færdige – du kan udpege godkendere af udgifter baseret på tags, hvilket er en helt genial løsning for projektledere. I korte træk får godkenderen besked om at godkende udgifter, der er knyttet til et bestemt tag – også kendt som omkostningscentre. Da projekter ofte er sat op ved hjælp af tags, bliver det muligt at sammenholde udgifter og tags og dermed få endnu bedre overblik.
Vi har selvfølgelig gemt det bedste til sidst: Med vores trinvise godkendelse kan du sørge for, at økonomiteamet ikke får tilsendt udgifter til gennemgang, før team- eller tag-godkendere har haft mulighed for at godkende dem. Pleos trinvise godkendelsesproces er meget mere overskuelig og sparer en masse tid, eftersom økonomiteamet først kommer på banen, når team- eller tag-godkendere har godkendt en udgift.
Undgå, at dine Pleo-kort falder i de forkerte hænder
Vi har udviklet en række korrigerende kontrolfunktioner, der hjælper med at rette fejl eller uregelmæssigheder og afhjælper eventuelle økonomiske risici i din virksomhed.
For det første har du mulighed for at spærre kort. Uanset om dine medarbejdere har et fysisk eller virtuelt kort (eller begge dele), kan du vælge at spærre kortet på få sekunder for at stoppe yderligere misbrug. Det er særligt praktisk, hvis du mistænker svindel på deres konto, eller hvis du har bemærket usædvanlig aktivitet.
Med få klik kan du også fjerne brugere fra din virksomheds Pleo-konto. Hvis en medarbejder for eksempel er stoppet, kan du nemt fjerne adgang til deres Pleo-kort med få klik i appen.
Vil du springe let og elegant over de manuelle trin? Forbind din Pleo-konto til dit HRIS-system. Hvis en medarbejder forlader virksomheden, deaktiveres vedkommendes adgang til Pleo helt automatisk – det er én ting mindre, du skal bekymre dig om.
Bevar overblikket over alle udgifter
Vi ved, hvor vigtigt det er hele tiden at have overblik over virksomhedens udgifter. Derfor har vi designet nogle værktøjer, der giver dig endnu mere kontekst, når du gennemgår udgifterne.
Lad os først kigge på forbrugsanalyser. Denne funktion giver det fulde overblik over virksomhedens forbrug i realtid med alt fra visuelle diagrammer til rapporter og dashboards. Det er en gave til økonomiafdelingen, som på den måde hurtigt kan spotte dobbeltbetalinger eller overforbrug inden for bestemte kategorier. Analyserne gør det samtidig langt nemmere at optimere forbruget og tage klogere købsbeslutninger.
Derudover får du budgetter. Med denne funktion kan administratorer holde øje med forbruget på tværs af alle betalinger og udgiftstyper, fra kort og tilbagebetalinger til fakturaer. Budgetejere og økonomiteams kan følge nøje med i, om projekter eller afdelinger er på rette kurs i forhold til deres tildelte budgetter, og alle oplysninger er tilgængelige i realtid.
Det fører os videre til revisionsspor. Det er en detaljeret optegnelse over hver eneste transaktion – hvem der har brugt hvad, hvem der har godkendt betalingen, hvad der er blevet gjort, og hvornår det er blevet gjort. Kort sagt får du en indbygget log over virksomhedens forbrug, hvor alt er overskueligt og velorganiseret, så du nemmere kan se, om nogle af forbrugsmønstrene eller processerne kan forbedres, og hvornår det hele skal være klar til interne kontroller.
Længere oppe omtalte vi kategorier – en anden smart funktion, der forbedrer synligheden over forbruget.
Når en medarbejder foretager et køb med sit Pleo-kort, kategoriserer vores system automatisk betalingen baseret på forhandleren. Det kan være alt fra underholdning og rejser til mad og drikke eller lignende. Disse kategorier hjælper økonomiafdelingen med at få den nødvendige information om forskellige køb, og samtidig sikrer de, at det hele stemmer overens med virksomhedens forbrugspolitik.
Hvis der skulle være behov for endnu flere detaljer, har administratorer og bogholdere mulighed for at oprette tags, der hjælper dem med at registrere forskellige finansielle dimensioner i forbindelse med virksomhedens forbrug. Dimensionerne kan implementeres fra Dinero eller Visma e-conomic eller oprettes direkte i Pleo, alt efter hvad der fungerer bedst for dig. Tags kan bruges til at forklare, hvilket projekt et køb er relateret til, hvilket team der har købt hvad, og hvilken kunde købet relaterer sig til.
Tidligere nævnte vi gennemgang af tags – så hvad med budgetter? Administratorer kan oprette et budget med et personligt tag, så det er nemmere at visualisere og holde styr på udgifter i realtid.
Forestil dig, at du har et byggefirma, der håndterer mange forskellige kunder. Du kan oprette et tag til hver kunde og lave budgettet ud fra det. Du får en notifikation, så snart du har brugt hhv. 75 % og 100 % af budgettet, så du aldrig mister kontrollen over dit forbrug.
“Vi er vilde med, at vi kan have forskellige indstillinger for forskellige personer i virksomheden. Vi kan give driftsafdelingen flere adgangstilladelser og højere forbrugsgrænser, mens resten af virksomheden er underlagt et strengere godkendelsesflow.” – Harry Woods, Financial Controller hos BeZero Carbon
Hvis du har svært ved at bevare overblikket over, hvor din virksomheds penge ryger hen, kan det være værd at se på, hvordan du effektivt kan kontrollere udgifterne. Pleos funktioner til forbrugskontrol kan skræddersyes efter din virksomheds behov og dermed skabe økonomisk harmoni for både medarbejdere og økonomiafdelingen.
