Skab økonomisk harmoni med Pleos funktioner til forbrugskontrol

Uanset branche har vi brug for at betale for ting i forbindelse med vores arbejde. Fra kontorchefen, der skal sikre, at der er fyldt op af kontorartikler, til salgsteamet, der skal købe togbilletter til et kundemøde – du kender det.

Men når alle udgifter fra alle afdelinger samles i én stor pærevælling, bliver det en udfordring for virksomheder at bevare overblikket. Jo flere penge medarbejdere bruger, desto nemmere har du ved at miste overblikket over virksomhedens økonomi.

Lad os sige, at du er en softwarevirksomhed, og du har brug for at outsource et par af dine bedste webudviklere til et projekt, I har fået. I den forbindelse vil der helt automatisk opstå udgifter såsom betaling for softwarelicenser og transportomkostninger for teamet, der kører ud til kunden og installerer produktet. Mens alt det foregår, skal der holdes overblik over alle udgifter, hvilket naturligvis kan være en smule svært, når det ikke står klart, hvem der har brugt hvad og hvor. Din økonomi kan føles ude af kontrol, når kvitteringer og anmodninger om tilbagebetaling af private udlæg flyver ind fra højre og venstre.

I stedet for at føle dig helt rundtosset vil du så ikke hellere have et skræddersyet system, der dækker din virksomheds behov? Et system, der optimerer dine arbejdsgange, og som giver dig et detaljeret overblik over alle udgifter på tværs af hele virksomheden?

Fuld fleksibilitet og komplet kontrol 💪

… er præcis det Pleo tilbyder økonomiafdelinger – en række effektive værktøjer, der hjælper med at kontrollere din virksomheds forbrug og ruster dig til at nå dine mål uden at gå på kompromis med virksomhedens budgetter og politikker.

Lad os kigge nærmere på, hvordan Pleos forskellige værktøjer til forbrugskontrol kan hjælpe forskellige virksomheder.

Håndter dit teams udgifter mere effektivt

Man kan vist roligt sige, at det har været nogle turbulente år – især for pengepungen. Og takket være den økonomiske nedgang, vi går i møde, har din virksomhed sandsynligvis planer om at bruge pengene med omtanke.

Men det betyder ikke, at du behøver at skrotte din indkøbspolitik helt. I vores produkt kan du justere det meste efter behov for at undgå uønsket forbrug. Du kan for eksempel opsætte individuelle forbrugsgrænser på firmakort eller pr. køb.

Med Pleos forbrugsgrænser kan du sætte et loft for dit teams månedlige forbrug på alt fra 4.000 kr. til 17.000 kr. – du bestemmer helt selv! Du kan selvfølgelig også vælge slet ikke at opsætte en forbrugsgrænse. Der findes to forskellige slags forbrugsgrænser:

1. Forbrugsgrænse på kort (månedlig/total)
2. Forbrugsgrænse pr. køb

Den månedlige/totale forbrugsgrænse på kort er et loft på det beløb, en bruger kan købe for. Det er en "blød grænse", hvilket betyder, at hvis beløbet for den tidligere transaktion ligger under denne grænse, så vil den næste transaktion gå igennem, selvom den overskrider grænsen.

Du kan også opsætte en forbrugsgrænse pr. køb, så enhver transaktion, der overstiger den angivne grænse, bliver afvist, eller månedlige eller totale forbrugsgrænser på kort.

Læs mere om, hvordan du opsætter forbrugsgrænser.

Som noget nyt introducerer vi også midlertidige forbrugsgrænser, som gør det muligt for administratorer midlertidigt at ændre en brugers forbrugsgrænse i en bestemt periode. Det kan være særligt praktisk, hvis en medarbejder skal købe noget ud over det sædvanlige.

Et eksempel kunne være, at en fra dit salgsteam skal på forretningsrejse, men flybilletterne og hotelbookingen overstiger deres forbrugsgrænse. I det tilfælde skal din virksomheds administrator blot opsætte en ny midlertidig forbrugsgrænse, så medarbejderen nemt kan booke fly og hotel i den definerede periode. Efter rejsen vil medarbejderens forbrugsgrænse automatisk vende tilbage til den oprindelige grænse.

Begræns brugen af kontanter

Med Pleo kan du nemt og enkelt blokere for kontanthævninger. Hvis du gerne vil undgå, at medarbejdere kan hæve kontanter med deres firmakort, fordi det gør det sværere at bevare overblikket, kan du med få klik deaktivere funktionen i Pleos mobil- eller webapp. Det hjælper dig med nemmere at styre, hvordan dine medarbejdere bruger deres Pleo-kort.

Få mere kontrol over særlige udgifter

Med Pleo vil der ikke længere være nogen udgifter, der falder mellem to stole.

En måde, du kan føle dig mere i kontrol på, er ved at opsætte tærskler. Denne funktion gør det muligt at skræddersy processen for godkendelse af udgifter baseret på beløb. Det kan for eksempel være, at du kun vil have din CFO til at gennemgå og godkende udgifter på mere end 4.000 kr. Alle udgifter, der falder under denne tærskel, vil blive gennemgået af økonomiafdelingen.

Hvis du synes, dét er fedt, så vil du elske vores godkendelsesproces bestående af flere trin. Med teamgennemgang kan du give en bestemt leder retten til at godkende teammedlemmers udgifter. Du kan eksempelvis gøre HR-chefen om at være ansvarlig for at godkende alle HR-teamets kvitteringer. I tillæg til teamgennemgang har vi virksomhedsgennemgang, som er tiltænkt økonomiafdelingen, herunder administratorer og bogholdere. Dette godkendelsestrin gør det muligt for dem at godkende udgifter i hele virksomheden. Tilsammen kan de to værktøjer give dig et ekstra lag synlighed og endnu mere indsigt i forbruget i din virksomhed.

Undgå, at dine Pleo-kort falder i de forkerte hænder

Vi har udviklet en række korrigerende kontrolfunktioner, der hjælper med at rette fejl eller uregelmæssigheder og afhjælper eventuelle økonomiske risici i din virksomhed.

For det første har du mulighed for at spærre kort. Uanset om din medarbejder har et fysisk eller virtuelt kort (eller begge dele), kan du vælge at spærre kortet på få sekunder for at stoppe yderligere misbrug. Det er særligt praktisk, hvis du mistænker svindel på deres konto, eller hvis du har bemærket usædvanlig aktivitet.

Med få klik kan du også fjerne brugere fra din virksomheds Pleo-konto. Hvis en medarbejder for eksempel er stoppet, kan du nemt fjerne adgang til deres Pleo-kort med få klik i appen.

Bevar overblikket over alle udgifter 

Vi ved, hvor vigtigt det er hele tiden at have overblik over virksomhedens udgifter. Derfor har vi designet nogle værktøjer, der giver dig endnu mere kontekst, når du gennemgår udgifterne.

Kategorier er virkelig et smart værktøj til afstemninger. Når nogen betaler for noget med deres Pleo-kort, kategoriserer vores system automatisk betalingen baseret på forhandleren. Det kan være alt fra underholdning og rejser til mad og drikke eller lignende. Disse kategorier hjælper økonomiafdelingen med at få den nødvendige information om forskellige køb, og samtidig sikrer de, at det hele stemmer overens med dine konti og momskoder.

Hvis der skulle være brug for endnu flere detaljer, har administratorer og bogholdere mulighed for at oprette tags, der hjælper dem med at registrere forskellige finansielle dimensioner i forbindelse med virksomhedens forbrug. Dimensionerne kan implementeres fra Dinero eller e-conomic, eller du kan vælge at starte fra bunden i Pleo – du bestemmer. Tags kan bruges til at forklare, hvilket projekt et køb er relateret til, hvilket team der har købt hvad, og hvilken kunde købet relaterer sig til.

Eller hvad med vores helt nye funktion tagbudgetter? Tagbudgetter gør det muligt for administratorer at lave budgetter og oprette brugerdefinerede tags, der hjælper dig med bedre at visualisere og holde styr på udgifter i realtid. Forestil dig, at du har et byggefirma, der håndterer mange forskellige kunder. Med tagbudgetter kan du oprette et tag til hver kunde og lave budgettet ud fra det. Du får en notifikation, så snart du har brugt hhv. 75 % og 100 % af budgettet, så du aldrig mister kontrollen over dit forbrug.

Hvis du har svært ved at bevare overblikket over, hvor din virksomheds penge ryger hen, kan det være værd at se på, hvordan du effektivt kan kontrollere udgifterne. Pleos funktioner til forbrugskontrol kan skræddersyes efter din virksomheds behov og dermed skabe økonomisk harmoni for både medarbejdere og økonomiafdelingen.