Derfor ender digitalisering af bogholderiet ikke som endnu et kuldsejlet it-projekt

Kristian Konradsen er gæsteblogger hos Pleo. Til daglig arbejder han som CCO og Digitaliseringskonsulent ved Zignifikant i Århus, hvor han primært beskæftiger sig med virksomhedens kunder med online forretninger. Dette er Kristians første blogindlæg i hans serie om digitaliseringen af bogholderiet.

Du har sikkert hørt om – eller måske selv oplevet – hvor galt det kan gå, når et firma begynder at ændre på deres bogføring og de arbejdsgange og systemer, som knytter sig til det.

Mange kuldsejlede it-projekter har netop fundet sted i bogholderiet, og flere store virksomheden som f.eks. ILVA har næsten været ved at miste livet i processen.

Så hvorfor skulle du begynde at overveje at digitalisere dit firmas bogholderi? Det forklarer jeg dig her!

Der er mange grunde til, at vi har set så mange it-projekter i danske virksomheder ende galt. Typisk skyldes det dog, at der skal ændres på alt for mange af hverdagens rutiner på en gang. Samtidig bliver velkendte arbejdsgange oftest vendt fuldstændigt på hovedet for at passe bedst muligt til den måde, it-systemet arbejder på. Og i den proces tabes vigtige detaljer måske på gulvet. Det ender senere med at skabe problemer andre steder.

Det er set masser af gange hos de store, kendte firmaer som f.eks. ILVA. De og møbelkæden Idemøbler var næsten ved at knække nakken på et administrativt it-projekt, som kørte fuldstændigt af sporet tilbage i 2015. Det kostede anseelse og tillid hos kunderne. Så meget, at de i en periode vendte ILVA og deres møbelkæde ryggen.

Det var en situation som tog mange år at rette op på, og som har kostet JYSK-koncernen, der ejer bolighuset og møbelkæden, mange penge i løbet af de seneste 5 år.

Digitalisering af bogholderiet foregår i små, lette trin

Men sådan foregår digitalisering af bogholderiet ikke i dag, hvis den planlægges og gennemføres på en gennemtænkt måde. Det kan du læse mere om her.

Her bevares de eksisterende arbejdsgange og systemer, mens de trivielle og oftest papirbaserede arbejdsgange fjernes og automatiseres. Det giver en mere effektiv og mindre tidskrævende implementeringsproces med mindre risiko for fejl.

Det giver en mere effektiv og mindre tidskrævende implementeringsproces med mindre risiko for fejl.

Det er noget, der mærkes på både effektiviteten og arbejdsglæden. Ikke bare i bogholderiet, men også hos medarbejderne andre steder i firmaet. For de slipper for at skulle holde styr på papirbilag og kvitteringer og for den manuelle godkendelsesproces af fakturaer på papir.

En digital rygrad giver en "hurtigere" virksomhed

Digitaliseringen og automatiseringen af de processer, som tidligere sløvede arbejdsgangene i bogholderiet, betyder, at firmaets rygrad begynder at arbejde hurtigere.

Med digitaliseringen af de papirbaserede arbejdsgange går der ikke nær så lang tid, før bilagene er godkendt – og der er ingen bilag, som forsvinder, fordi nogen har glemt en kvittering i en butik eller forlagt en faktura. Samtidig bliver arbejdet med at godkende fakturaer meget lettere og nemmere at få tid til i hverdagen.

Det giver ledelsen nogle regnskabstal, som ikke halter flere måneder bagud. Derfor kan de lede og træffe beslutninger for virksomheden på et mere oplyst grundlag og nemmere rette op i tide – f.eks. i en pludselig opstået situation, som vi oplevede det med corona-pandemien.

Din konkurrenceevne bliver også meget bedre. For du kan tilføje nye produkter og ydelser og få firmaet til at vokse, uden at det giver ekstra omkostninger til administration og bogføring.

Større arbejdsglæde og en mere meningsfyldt hverdag

Samtidig får du som sagt gladere medarbejdere. De bliver mere effektive, og får mere tid til det, de egentlig er ansat til, fordi de tunge og trivielle arbejdsgange tages ud af hverdagen.

Det giver dem en mere meningsfyldt arbejdsdag, hvor de føler, at de gør en forskel for både firmaet, kollegaerne og ikke mindst kunderne.

Det overskud mærker kunderne selvfølgelig også i deres kontakt med firmaet. Så skal vi svinge os helt op på den store klinge, får du en større kundetilfredshed og loyalitet fra kunderne ved at digitalisere dit bogholderi.

Hvordan kommer du sikkert igennem digitaliseringen af bogholderiet?

Det lyder jo alt sammen meget godt, tænker du. Men når store firmaer som ILVA og alle de andre er ved at bukke under, når de skal indføre ny it og nye arbejdsgange, hvordan skal det så gå dig og dit firma?

Her er den gode nyhed, at der er meget langt fra at indføre et komplet, nyt it-system og til at skabe en digital rygrad i virksomhedens administration.

Den kan skabes ved på følgende måde:

1. Hele organisationen er med på ideen, og ved, at det koster både ekstra tid og penge i starten.
2. Du vælger en rådgiver, som kender værktøjerne og ikke bare vil sælge et nyt regnskabsprogram.
3. Du vælger en implementeringsstrategi, hvor digitaliseringen indføres i flere små og lette trin.

Så start med de lavthængende frugter som f.eks. indkøb på firmakortet og digitalisering og automatisering af modtagelsen af fakturaer fra leverandørerne. Det kan gøres med digitale tjenester, som allerede bruges med succes af mange andre firmaer.

Fortsæt derefter med resten af de administrative processer, efterhånden som du og medarbejderne er klar til det. Så skal du nok lykkes med digitaliseringen af din bogføring og opbygningen af en digital rygrad i dit firma.

I de kommende indlæg ser jeg nærmere på både fremgangsmåden og en række af de værktøjer, som kan hjælpe dig godt i gang med at bygge en effektiv digital rygrad i dit firma.