Firmakortet er for mange virksomheder et uundværligt værktøj i hverdagen, men med de mange forskellige løsninger på markedet kan det føles uoverskueligt at vælge det rette. Så hvordan finder du det kort, der bedst understøtter netop din virksomheds behov og processer?
Hos Pleo kender vi vigtigheden af at matche løsning til behov – det er kernen i det, vi selv tilbyder. Derfor har vi samlet denne guide til dig, der gerne vil have styr på dine firmakort. Vi kigger på, hvilke funktioner der reelt betyder noget, hvem der tilbyder hvad og hvordan du helt konkret bærer dig ad med at træffe det bedste valg for din virksomhed.
- Dit firmakort skal passe til din virksomheds specifikke behov og processer – der findes ikke én universel løsning på markedet, som er "den bedste" for alle.
- Udover gebyrer og basale funktioner er især administration (bilagshåndtering, kontrol, integration til regnskab) en afgørende faktor, der kan spare jer for meget tid.
- Der findes forskellige typer af udbydere (traditionelle banker, fintech-platforme, internationale specialister), og deres tilgang til firmakort og administration varierer markant.
- Den bedste måde at vælge er ved at analysere jeres egne vaner, prioritere hvilke faktorer der er vigtigst for jer og afprøve de løsninger, der bedst matcher jeres behov, i praksis.
Vigtige faktorer at overveje, når der skal vælges firmakort
At vælge det rigtige firmakort til din virksomhed handler i virkeligheden om at finde en løsning, der gør hverdagen lettere og din økonomi mere overskuelig.
Firmakortet er jo sjældent bare et stykke plastik; det er et værktøj, der skal passe til netop jeres måde at drive virksomhed på.
Her er de ting, du skal have for øje, når du dykker ned i mulighederne:
Omkostningerne skal under lup: Selvom et firmakort ser billigt ud ved første øjekast, gemmer djævelen sig ofte i detaljen. Du skal selvfølgelig kigge på det årlige gebyr – hvad koster det bare at have kortet? Men det er lige så vigtigt at se på transaktionsgebyrerne. Hvad koster det, hvis en medarbejder hæver kontanter? Eller endnu vigtigere for mange: Hvad er gebyrerne og vekselkurserne, når kortet bruges i udlandet?
Disse små beløb kan hurtigt løbe op, hvis din virksomhed handler internationalt eller rejser meget.
Læs også: Omkostningsstyring – sådan går du fra kaos til kontrol
Hvilke superkræfter har kortet? Udover at kunne betale for ting, kommer nogle firmakort med en række ekstra fordele. Rejseforsikringer kan f.eks. være guld værd, hvis du eller dine ansatte ofte er på farten – det sparer jer for besværet og udgiften ved at købe separate forsikringer. Et andet eksempel er adgang til lækre lounges i lufthavne, som kan gøre rejsetiden mere behagelig.
Læs også: Den store guide til skattefri rejsegodtgørelse (diæter)
Og så er der bonusser eller cashback-ordninger, der simpelthen giver en lille del af jeres forbrug tilbage. Tænk derfor over, hvilke af disse "superkræfter" der reelt skaber værdi for din virksomhed i hverdagen.
Administrationen må ikke dræne jer: Her ligger ofte den helt store tidsrøver. Hvordan får bilagene ben at gå på – fra lommen til bogføringen? Den gode firmakort-løsning bør have smarte løsninger til at digitalisere bilagene (at kunne tage et billede med telefonen – også kaldet fakturascanning – er et kæmpe plus!) og koble dem automatisk til den rigtige transaktion.
Læs også: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Det administrative system skal også gøre det nemt at udstede kort, spærre dem og ikke mindst sætte grænser for, hvor meget og hvad der kan bruges penge på. Tænk på, hvor meget tid I bruger på udgiftsrapporter i dag, og forestil dig, hvor meget I kunne spare med en effektiv løsning.
Hvor meget krudt er der på kortet? Behovet for kredit eller en høj forbrugsgrænse afhænger meget af jeres forretningsmodel og pengestrømme. Har I store, sjældne udgifter, eller mange små, hyppige?
Derudover er det vigtigt at kunne sætte individuelle forbrugsgrænser per medarbejderkort. Det giver tryghed og kontrol over, at kortene kun bruges inden for de aftalte rammer.
Er kortet med på den digitale bølge? Der er efterhånden mange, der bruger deres telefoner som betalingskort gennem Apple eller Google Pay. Den bekvemmelighed ved at kunne betale med sin telefon sætter mange pris på, og derfor bør du også kigge efter, hvorvidt udbyderen tilbyder muligheden for digitale firmakort, som kan tilgås fra mobilen.
De forskellige veje til firmakort
Når du har besluttet dig for, hvad du kigger efter i et firmakort, er næste skridt at finde ud af, hvor du skal lede. Der er nemlig forskellige typer af udbydere, og de tilbyder ikke bare forskellige kort, men også forskellige tilgange til, hvordan firmakort passer ind i din virksomheds hverdag.
Du kan lidt populært sige, at der er forskellige "veje" til at få firmakort, og hver vej har sine egne landskaber, fordele og udfordringer, afhængigt af hvad din virksomhed vægter højest.
Den specialiserede fintech/udgiftsstyringsplatform
Denne vej repræsenterer en moderne og digital tilgang til firmakort og finansiel administration – og det er netop den vej, vi hos Pleo repræsenterer.
Her er firmakortet kernen i en dedikeret softwareplatform, der er designet til at strømline og automatisere håndteringen af virksomhedens udgifter fra start til slut. Hos Pleo får medarbejdere firmakort (fysisk eller digitalt) og en brugervenlig app, hvor de nemt kan dokumentere køb med det samme – bare ved at tage et billede af kvitteringen.
Vores system kobler automatisk bilaget til transaktionen, kategoriserer udgiften og sender den til godkendelse. For din virksomhed giver Pleo et realtids-overblik over alt forbrug, nem styring af kort (udstedelse, spærring, grænser) og en markant reduktion af manuelt administrativt arbejde, da data ofte bogføres automatisk i dit regnskabssystem via vores integrationer.
Denne tilgang er ideel for virksomheder, der ønsker at minimere administrativt besvær, forbedre compliance og have et præcist, løbende overblik over omkostningerne.
Den traditionelle bankløsning
Den klassiske, velkendte vej er den lige sti til din egen bankforbindelse eller en anden traditionel bank.
Her får du firmakortet som en del af bankens standardpakke for erhvervskunder, og administrationen klares typisk via bankens netbank. Fordelen er klar: Du samler dine bankforretninger ét sted, og relationen er ofte allerede etableret. Kortene (typisk Mastercard eller Visa) er pålidelige betalingsmidler. Afhængigt af din bankaftale kan der være et vist forhandlingsrum på vilkår og gebyrer.
Dog er de digitale værktøjer til udgiftsstyring og automatiseret bilagshåndtering i bankernes systemer traditionelt mindre avancerede end hos de specialiserede fintech-udbydere.
For virksomheder med simple behov, der vægter at have alt samlet hos banken, er dette stadig en gangbar vej. Eksempler er kort fra store danske banker som Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Arbejdernes Landsbank og Spar Nord.
De store internationale kortudbydere med fordelsprogrammer
En tredje vej fører til de globale spillere inden for kort – f.eks. American Express eller Eurocard.
Disse udbydere har egne corporate fordelsprogrammer, der ofte henvender sig til mellemstore og større virksomheder, især dem med en del international aktivitet. Her får du adgang til et stærkt globalt netværk og ofte en række premium-fordele, der er særligt relevante på rejser – som omfattende forsikringer og loungeadgang. Administrations- og rapporteringsværktøjerne er typisk designet til at håndtere store volumener.
Selvom disse løsninger tilbyder stærke rejsefordele og global rækkevidde, kan de have en anden prisstruktur, og deres fokus ligger måske mere på selve kortfunktionen og rejsefordelene frem for den brede, automatiserede udgiftsstyring af alle typer bilag, som fintech-platformene typisk excellerer i.
Andre specialiserede betalingsløsninger
Endelig findes der en række andre udbydere, der tilbyder firmakort som en del af mere specifikke eller nicheprægede betalings- eller finansielle løsninger. Disse kan variere bredt i deres fokus og funktionalitet.
Det kan være platforme, der specialiserer sig i online-betalinger, abonnementsstyring eller tilbyder meget simple, digitale administrationsværktøjer som en del af et bredere finansielt tilbud.
For virksomheder med meget specifikke behov, der ikke dækket optimalt af de mere brede kategorier, kan en af disse specialiserede veje være relevant. Et eksempel herpå er OneMoneyWay.
Sådan vælger du det rigtige firmakort for DIN virksomhed
Nu hvor du har styr på de forskellige ting, der kendetegner et firmakort – altså hvad du skal kigge efter – samt hvilken type løsninger der er tilgængelige, kommer den vigtigste del:
At finde ud af, hvad der er det rigtige kort for din virksomhed.
Der er nemlig ikke noget universelt "bedste" kort, kun det, der passer bedst til jer. Derfor bør du stille dig selv disse fem følgende spørgsmål:
- Hvad er vores virksomheds behov og vaner? Før du overhovedet kigger på kort, skal du kigge indad. Hvordan bruger I reelt penge i dag? Er det mest online til abonnementer? Bruger dine medarbejdere ofte kortet på farten? Har I mange små udgifter, eller få store? Hvor meget tid bruger I på at samle bilag og godkende udgifter nu? En ærlig snak om jeres nuværende situation er første skridt.
- Hvad er vigtigst for os i et firmakort? Med din virksomheds vaner in mente skal du nu prioritere de faktorer, vi talte om før (omkostninger, funktioner, administration osv.). Hvad generer jer mest i dag? Er det besværet med bilagene? Er det manglende overblik? Er det en specifik gebyrtype? Eller er der en bestemt fordel, som (rejseforsikring for eksempel) der virkelig ville gøre en forskel? Vær brutal og find ud af, hvilke 2-3 faktorer der vejer tungest for jer.
- Hvilke løsninger ser ud til at matche vores behov? Nu kan du begynde at kigge på udbyderne. Hvis administration og bilag er jeres hovedpine, så dyk ned i fintech-løsningerne, der er kendt for god udgiftsstyring. Er rejsefordele vigtigst, så se nærmere på de store internationale kort. Handler det primært om en simpel betalingsløsning til hverdagsindkøb via banken, så start der.
- Har vi læst det med småt – og forstået det? Når du har fundet et par potentielle kandidater, er det tid til det knap så sjove – at læse betingelserne. Kig specifikt efter de gebyrer og vilkår, der relaterer sig til netop jeres forventede forbrug (f.eks. valutatillæg, hvis I handler meget i udlandet!). Se også på, hvad der reelt er inkluderet i eventuelle forsikringer eller fordele.
- Har vi spurgt ind og prøvet løsningerne af? Tøv endelig ikke med at kontakte udbyderne. Fortæl dem om din virksomheds specifikke behov og prioriteter. Mange tilbyder demoer eller gratis prøveperioder, og det er altså her, du virkelig kan mærke efter, om systemet passer til jer i praksis. Fungerer appen? Er integrationen nem?
Ved at følge denne proces navigerer du – hvis alt går vel – uden om de mest almindelige faldgruber og ender forhåbentlig med et firmakort, der ikke bare er en udgift, men en reel hjælp i din virksomheds hverdag.
