Kom i gang
6-måder-at-forbedre-blog

Der findes masser af innovative idéer og statistikker, der kan hjælpe med at forbedre effektiviteten, når det kommer til din virksomheds økonomi, og der strømmer nye til hver dag.

Mange virksomheder ønsker at effektivisere deres økonomi- og regnskabshåndtering – og det er ikke så underligt, for at effektivisere din virksomheds processer øger nemlig produktiviteten, reducerer stress hos medarbejdere og øger kundetilfredsheden.

En høj effektivitet gavner selvfølgelig din virksomhed i alle henseender – men at øge effektiviteten i dit team kan være en ret overvældende opgave at give sig i kast med.

Derfor har vi klaret det hårde arbejde for dig og fundet nogle af de bedste tips og tricks, som hurtigt kan implementeres i din virksomhed – både alene eller sammen med andre.

Så kast et blik på vores korte (men effektive) liste, og bliv klogere på, hvordan du kan hjælpe din regnskabs- og økonomiafdeling med at få mere fra hånden.

1. Udnyt den seneste teknologi

En af de nemmeste måder, hvorpå du kan sætte skub i dine økonomi- og regnskabsprocesser, er ved at skifte manuelle processer ud med automatiserede løsninger. Du spilder nemlig værdifuld tid, hvis du stadig registrerer regnskabsdata, for eksempel udgifter, manuelt.

En undersøgelse har afsløret, at medarbejdere i gennemsnit bruger 520 timer hvert år på ensformige arbejdsopgaver, der nemt kunne blive automatiserede.

Dette tidsspild er der dog rig mulighed for at vinke farvel til – specielt når man ser den fart, innovationerne i fintech-branchen bevæger sig med.

Fintech-værktøjer gør det muligt at få adgang til data, lave beregninger og nyde godt af et langt højere niveau af nøjagtighed sammenlignet med, hvis din økonomi- og regnskabsafdeling stadig lavede manuel rapportering.

Der er uendelige måder, fintech-virksomheder kan automatisere dine økonomi- og regnskabsprocesser på, og de tilbyder alt fra at registrere dine kvitteringer i realtid og håndtere lønninger til at betale fakturaer på et øjeblik.

Det bedste ved fintech-virksomheder er, at de ikke bare tilbyder dig et produkt – de giver dig også holdbare løsninger.

Når du frigør dig fra manuel dataindtastning, gør du det muligt for din regnskabsafdeling at øge sit fokus på de vigtige ting – såsom at hjælpe topledelsen med at tage investeringsbeslutninger og analysere økonomiske tendenser.

Moderne udgiftshåndtering

2. Giv alle i virksomheden et firmakort

Der er ikke noget banebrydende ved at have et firmakort – det gør det dog ikke mindre overraskende, at så mange virksomheder stadig ikke tilbyder kort til deres ansatte, så de nemt kan købe ting til arbejdet.

At foretage køb kan være ekstremt omstændigt, hvis du skal håndtere bunker af kvitteringer, som du skal indsamle fra hver enkelt medarbejder og bogføre. Det gælder især, hvis du er en mindre virksomhed eller startup, der måske ikke har en dedikeret ressource til at tage sig af disse processer.

I stedet for at spilde tid på at jagte, indsamle og håndtere papirkvitteringer i slutningen af måneden, kan du give dine medarbejdere et smart firmakort.

Pleos intelligente firmakort har tilknyttet en app, der indfanger kvitteringerne, i det øjeblik et køb finder sted, og giver dig et komplet overblik, så du kan se alle virksomhedens udgifter samlet på ét sted i realtid.

Din virksomheds økonomiteam kommer til at takke dig for den tid, de har sparet ved hjælp af Pleos firmakort, og din virksomheds bundlinje vil også nyde godt af det.

3. Håndter fakturaerne samlet

En virksomhed håndterer adskillige transaktioner hver dag. Men at behandle hver faktura i det øjeblik, du modtager den, er ikke ideelt. Hver gang en medarbejder stopper sin arbejdsproces for at håndtere en faktura, bruger vedkommende nemlig tid, der kunne være blevet brugt bedre på andre opgaver.

Du kan håndtere flere fakturaer på én gang, når det passer dig, men det er mest optimalt at gøre i slutningen af regnskabsperioden. At samle fakturaerne gør det nemmere at håndtere løn, afstemning i slutningen af måneden og handelstransaktioner.

Det er dog vigtigt at have digitale løsninger, der kan samle den store mængde data, der kræves for at foretage fakturahåndteringen på én gang. For hvis bare én af dataindtastningerne er forkert, kan det påvirke hele processen. Derfor er det optimalt at samle alle udgifter, fakturaer, lønningsoplysninger osv.

4. Hav fokus på læring

Det betaler sig at lære noget nyt. Det lyder måske som noget, du har hørt før, men det gør det ikke mindre sandt, når det kommer til håndteringen af din virksomheds finanser.

De medarbejdere, der håndterer din virksomheds økonomi, bør være opdaterede på de nyeste og vigtigste standarder og politikker inden for økonomi og bogholderi.

En nem måde at være opdateret på er at benytte sig af forskellige læringsmuligheder såsom seminarer, konferencer eller hyring af en coach.

Det kan også være nyttigt at tilbyde undervisning til medarbejdere, der gør dem i stand til midlertidigt at kunne træde ind og håndtere andres opgaver – de vigtigste opgaver kan trods alt ikke vente på, at din medarbejder kommer hjem fra sin velfortjente ferie sydpå.

En anden oportun læringsmulighed er at tage på konferencer. De giver dig ikke bare mulighed for at få gratis ting og udvide dit netværk – du kan også lære noget nyt. Konferencen CFO Insights er muligvis ikke en af de største konferencer, men den giver dig ikke desto mindre mange muligheder for at opnå viden.

Når du skaber et godt læringsmiljø på arbejdspladsen, vil dit team føle sig mere engagerede og målrettede i deres job, hvilket i sidste ende gør, at de bliver i virksomheden.

35+ værktøjer til den effektive økonomimedarbejdere

5. Forbedr kommunikationen i dit team

At tale om forventninger og nye processer på en effektiv og regelmæssig måde er nøglen til at booste din økonomi- og regnskabsafdelings produktivitet.

Det er fantastisk at implementere nye løsninger, der hjælper med håndtering af løn, men hvis ikke der er styr på kommunikationen, før løsningen implementeres, kommer du ikke ordentligt fra start.

Der vil selvfølgelig være en mindre opstartsperiode, hvor dit team skal vænne sig til de nye forandringer – og her er det vigtigt at sørge for, at alle er enige og forstår, hvad den nye løsning indebærer, samt hvordan den passer ind i den overordnede forretningsstrategi.

I flæng med den nye implementering er det vigtigt at lytte til dit teams feedback og meninger, for de vil sandsynligvis have nogle gode idéer til at skære yderligere ned på det tidskrævende arbejde og at samarbejde på en mere optimal måde.

En nem måde at opfordre til løbende kommunikation i teamet på er at bruge en software til projektledelse såsom monday.com (pssst! den er også en del af vores Pleo Perks-program) til at øge gennemsigtigheden omkring opgaver.

Det er også en god idé at udpege gruppe- og projektledere, der skal sørge for, at alt bliver ved med at gå, som det skal. Derudover bør du finde ud af, hvilken form for kommunikation der fungerer bedst for dit økonomi- og regnskabsteam. Hvis I er mange i virksomheden, der arbejder hjemmefra, vil den mest optimale kommunikationsform formentligt være jævnligt at afholde møder – enten fysisk på kontoret eller via videoopkald.

Så længe I ikke baserer jeres kommunikation på endeløse e-mails, kan det ikke gå helt galt!

6. Brug analyser og rapporter

Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at evaluere og analysere din virksomheds pengestrøm med henblik på at finde ud af, hvad I kan gøre for at forbedre den.

Mange af de nyeste og bedste fintech-værktøjer tilbyder et overblik over pengeaktiviteter og dybdegående rapporter. De gør det også muligt for dig omhyggeligt at holde øje med din virksomheds pengestrøm, likviditet, passiver, aktiver og overskud og tillader dine medarbejdere at tage bedre beslutninger, når det kommer til at få virksomheden til at vokse.

Men hvordan ved du egentlig, hvilke værktøjer du kan stole på, og hvilke af dem der passer bedst til din virksomhed?

Har du brug for at få et overblik over din virksomheds regnskaber? Det kan regnskabsprogrammer såsom Visma e-conomic og Billy hjælpe dig med. De viser dig indikatorer for nøgleresultater og har dashboards indbygget som standard.

Har du derimod brug for at få indsigt i, hvad der er drivkraften bag din forretning, er det på tide at begynde at bruge kunstig intelligens. Hyper Anna er en af de bedste softwareprogrammer til dette formål. Ved hjælp af kunstig intelligens giver denne software dig indikatorer for alle dine nøgleresultater og gør automatisk opmærksom på eventuelle uregelmæssigheder og afvigende resultater – på den måde bliver du aldrig overrasket over et fald i omsætningen for en bestemt kunde.

Der er ingen grund til at panikke over din virksomheds økonomi og regnskaber – som du kan se, har du et væld af muligheder, der kan hjælpe dig med at effektivisere disse processer – og det gælder uanset hvilken type og størrelse, din virksomhed har.

blog banner dk

Natascha Pustelnik

Content Producer & Linguist, Danmark

Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.