En frisk tilgang til finans: Få dine processer til at fungere i det nye år

Det nye år har det med at skærpe fokus. Budgetter er underskrevet, målene er blevet sat, og finans teams er under pres for at levere klarhed og kontrol fra dag ét. Mens meget opmærksomhed går til at sikre, at tallene ser rigtige ud, bliver mindre tid brugt på at analysere processerne bag.

Men virkeligheden er dog, at selv de bedste finansielle strategier kan være utilstrækkelige, hvis de er lagt på outdatede, manuelle eller fragmenterede workflows. Starten på det nye år giver en naturlig pause, der for finansielle ledere kan betragtes som en chance for at træde tilbage og vurdere, hvad der egentlig virker, for så at skabe forbedringer før det tager fart igen.

Ved at udnytte denne pause til at gennemgå og fornye de finansielle processer, vil CFO’s og finansielle teams kunne reducere friktion, styrke kontrol, og gå ind i det nye år med klarhed, stærkere fundamenter og større tillid til hver beslutning, de træffer.

Vigtigste pointer i artiklen:

• Det nye år skaber naturlig klarhed. Årsregnskabet fremhæver ineffektiviteter og blinde vinkler, hvilket gør det til det ideelle tidspunkt at revurdere, hvordan de finansielle processer virkelig fungerer.
  
  
• Små ændringer kan have stor betydning. Procesforbedringer behøver ikke at være forstyrrende; ved at fokusere på områder med stor indflydelse kan man opnå hurtige gevinster og langsigtet værdi.
  
  
• Bedre processer fører til bedre beslutninger. Solid data, strømlinede arbejdsgange og klarere kontrol giver finansafdelingerne selvtillid til at handle hurtigt og strategisk.
  
  
• Kontinuerlige forbedringer er bedre end engangsforbedringer. Ved at gøre procesoptimering til en fast vane kan finansafdelingen forblive agil, modstandsdygtig og klar til alt, hvad året bringer.

Derfor er nytåret det perfekte tidspunkt for en gennemgang

Der er noget ved starten på et nyt år, der naturligt indbyder til refleksion. For finansteams begynder denne refleksion ofte med årsaflæggelsen – og det er typsik her, ineffektiviteter begynder at dukke op.

Manuelle løsninger, langsomme godkendelser, ufuldstændige data og klodsede processer bliver ofte synlige, når regnskabsåret afsluttes. Den synlighed gør det nye år til et ideelt tidspunkt at spørge: Hvad fungerer egentlig, og hvad fungerer ikke?

Nytåret er også en tid, hvor organisationer er mere åbne for forandringer. Der sættes nye mål, budgetter godkendes og prioriteter omdefineres. Dette momentum gør det lettere at diskutere, hvordan finansteams kan forbedres – uanset om det drejer sig om at strømline workflows, opstramme politikker eller indføre bedre værktøjer.

Lige så vigtigt er det, at en gennemgang af de finansielle processer nu hjælper med at sikre, at de er i overensstemmelse med virksomhedens planer for det kommende år. Hvis finansafdelingen skal understøtte vækst, smidighed eller omkostningskontrol, skal de underliggende processer kunne følge med, og ikke bremse tingene.

Sidst men ikke mindst, giver det nye år mulighed for at styrke risikokontrollen, inden problemerne opstår. En tidlig revurdering af godkendelser, udgiftspolitikker og datakvalitet kan reducere risikoen for fejl eller manglende overholdelse af reglerne senere hen, hvilket giver finansteams større tryghed i løbet af året.

Vigtige områder, der skal revideres

Når du har besluttet, at det er tid til en nulstilling, er det næste skridt at finde ud af, hvor du skal fokusere. En gennemgang af de finansielle processer behøver ikke at være en uoverskuelig opgave. Du kan nemlig afdække hurtige gevinster og langsigtede muligheder ved at starte med et par centrale områder.

Budgettering og prognoser

Start med at se tilbage på, hvor godt dine budgetter og prognoser faktisk holdt sig i det forløbne år. Var de fleksible nok til at tilpasse sig forandringer, eller skulle de konstant revideres? Det nye år er et godt tidspunkt til at vurdere, om prognoseprocesserne understøtter smidighed, scenarieplanlægning og bedre beslutningstagning. Måske de endda er for afhængige af statiske antagelser og regneark?

Udgiftsstyring og indkøb

Udgifter er ofte et område, hvor ineffektivitet gør sig tydelig. Gennemgang af godkendelsesworkflows, overholdelse af politikker og synlighed over virksomhedens udgifter kan afsløre, hvor penge er gået tabt, eller hvor processer bremser teams. Tydeligere kontrol og enklere workflows hjælper finansafdelinger med at bevare kontrollen uden at skabe friktion for medarbejderne.

Pengestrøms- og likviditetsstyring

Udfordringer med pengestrømme kommer sjældent som en overraskelse. Der er som regel en række advarselssignaler, hvorfor en gennemgang hjælper teams med at forstå, hvor nøjagtigt likviditetspositionen blev forudsagt, hvor godt driftskapitalen blev styret, og hvor der muligvis manglede gennemsigtighed. Derfor er finansteams bedre rustet til at reagere på usikkerhed, hvis de sørger for at styrke disse processer tidligt på året.

Rapportering og datastyring

Hvis rapporteringen føles langsom, manuel eller reaktiv, er det værd at spørge sig selv hvorfor. Datasiloer, inkonsekvente input og omfattende brug af regneark kan alle underminere tilliden til tallene. At gennemgå, hvordan data flyder mellem systemerne, og hvor let det er at få adgang til dem, er afgørende for en hurtigere og mere pålidelig rapportering.

Teknologi og automatisering

Til sidst skal du se nærmere på de værktøjer, der understøtter din økonomifunktion. Er systemerne godt integrerede, eller er teams tvunget til at skifte mellem forskellige platforme? Ved at identificere muligheder for at automatisere gentagne opgaver – fra udgifter til godkendelser – kan du frigøre tid til mere værdifuldt arbejde og give økonomiteams bedre overblik gennem hele året.

Disse advarselssignaler skal du holde øje med

Du behøver ikke altid en fuldstændig revision for at vide, at der er noget galt. Ofte viser tegnene sig i de daglige finansielle aktiviteter. Hvis noget af dette virker bekendt, er det måske på tide at se nærmere på dine processer:

• En langsom månedsluk: En af de mest almindelige indikatorer på, at noget ikke fungerer efter planen, er en langsom eller stressende månedsluk. Når det konsekvent tager længere tid at afslutte regnskabet, skyldes det ofte manuelt arbejde, uklare ansvarsforhold eller usammenhængende systemer bag kulisserne.
• Hyppige omarbejdninger eller uoverensstemmelser i data: Hvis tallene ikke stemmer overens på tværs af rapporter, eller hvis teams konstant jagter rettelser, begynder tilliden til dataene at svinde, hvilket ofte ender med beslutningslammelse.
• Stor afhængighed af regneark: Misforstå os ikke; regneark har deres berettigelse. Men at stole på dem i forbindelse med kerneprocesser medfører ofte risici, begrænser synligheden, og gør det sværere at skalere, når virksomheden vokser.
• Flaskehalse i godkendelsen af udgifter: Langsomme eller uklare godkendelsesworkflows kan frustrere medarbejdere og forsinke indkøb, samtidig med at det bliver sværere for økonomiafdelingen at opretholde et ordentligt overblik.
• Vanskeligheder med at reagere på markedsændringer: Markedsændringer kan udgøre en udfordring – men hvis det tager uger snarere end dage at justere prognoser, budgetter eller likviditetsplaner, er det et tegn på, at dine processer ikke er bygget til fleksibilitet.
• Begrænset likviditetsoversigt: Dette er en af de største risici af alle. Når finansafdelinger ikke har et klart overblik over likviditetspositionen i realtid, bliver det meget sværere at planlægge med sikkerhed eller reagere på uventede ændringer.

Når finansteams har et klart overblik over, hvor der er friktion, risiko eller ineffektivitet, bliver det meget nemmere at prioritere, hvad der kræver opmærksomhed, og hvad der kan vente.

Den gode nyhed er dog, at det ikke kræver en komplet omlægning fra den ene dag til den anden at forbedre de finansielle processer. Små, bevidste ændringer kan gøre en betydelig forskel – især når de er styret af klare mål og de rigtige værktøjer.

Med det in mente er det næste skridt at omsætte indsigt til handling.

5 trin til at modernisere dine finansielle processer

De mest effektive ændringer starter ofte i det små, og med en klar forståelse af, hvad der sker i dag, samt en fokuseret plan for, hvad der skal forbedres næste gang.

Disse fem trin kan hjælpe finansafdelinger med at omsætte refleksioner til handling og skabe et stærkere fundament for det kommende år:

1. Gennemfør en procesrevision

Start med at tage et skridt tilbage og kortlægge dine centrale finansielle arbejdsgange – fra budgettering og prognoser til godkendelse af udgifter og rapportering. Målet er ikke perfektion, men klarhed. Hvor er de manuelle trin? Hvor opstår forsinkelser? Og hvor er ejerskabet uklart? Selv en let revision kan afsløre ineffektiviteter, der er blevet “normale”.

2. Inddrag interessenterne

Salg, drift, HR og indkøb interagerer alle dagligt med dine finansielle processer, hvorfor deres input er vigtigt. Ved tidlig inddragelse interessenterne kan du afdække problemer, som finansafdelingen måske ikke ser, og på den måde skabe opbakning til de ændringer, der følger. Det sikrer også, at de nye processer understøtter hele virksomheden og ikke kun finansteamet.

3. Prioriter forbedringer

Ikke alt skal løses på én gang. Start med at fokusere på de ændringer, der vil have størst effekt – uanset om det drejer sig om at forbedre likviditetsoverblikket, fremskynde godkendelser eller reducere manuelt arbejde. Hurtige gevinster kan skabe momentum, mens mere komplekse forbedringer kan planlægges over tid.

4. Implementer teknologi strategisk

Teknologi skal forenkle arbejdet, ikke gøre det mere kompliceret. Du bør derfor lede efter værktøjer, der integreres godt med eksisterende systemer, automatiserer gentagne opgaver og forbedrer overblikket over udgifter, likviditet og data. Når den rigtige teknologi implementeres med omtanke, frigør den finansafdelingen, så den kan fokusere på indsigt og beslutningstagning i stedet for administration.

5. Opbyg en ramme for kontinuerlig forbedring

Til sidst skal du betragte procesforbedring som en løbende vane og ikke som en årlig øvelse. Regelmæssige check-ins, feedback fra teams og periodiske gennemgange er med til at sikre, at processerne udvikler sig i takt med virksomhedens vækst. Denne tilgang holder finansafdelingen agil, modstandsdygtig og klar til at tilpasse sig – uanset hvad året bringer.

Fordelene: Bedre processer og større resultater

At tage sig tid til at gennemgå og omlægge finansielle processer handler ikke kun om at løse problemer: Det handler om at frigøre reel værdi for dit team – men også virksomheden som helhed. Når processerne strømlines, moderniseres og forbindes bedre, kan effekten mærkes på alle fronter:

• Hurtigere rapportering: Tydeligere workflows og bedre dataflow betyder, at månedsafslutninger og rapporteringscyklusser bliver mere smidige og hurtigere. Dette giver finansteams mere tid til analyse i stedet for at jagte tal.
• Bedre omkostningskontrol: Stærkere udgiftsstyring og forbedrede godkendelsesprocesser hjælper finansteams med at holde styr på, hvor pengene går hen. Dette reducerer spild og holder budgettet under kontrol.
• Højere prognosenøjagtighed: Med renere data og smartere processer bliver prognoserne mere pålidelige, hvilket hjælper virksomheden med at planlægge med tillid og reagere proaktivt på forandringer.
• Forbedret stabilitet i pengestrømmen: Realtidsoversigt og bedre likviditetsstyring giver finansteams mulighed for at forudse underskud, optimere arbejdskapitalen og træffe strategiske beslutninger med tillid.
• Reduceret risikoeksponering: Tydeligere processer, stærkere kontrol og mindre afhængighed af manuelt arbejde mindsker risikoen for fejl, manglende overholdelse af regler eller økonomiske fejltrin.
• Større organisatorisk smidighed: Når finansafdelingen fungerer effektivt, kommer det hele virksomheden til gode. Teams kan arbejde hurtigere, handle med tillid og udnytte muligheder uden at blive bremset af flaskehalse i processerne.

I sidste ende gør forbedringen af finansielle processer ikke kun livet lettere for finansteams: det giver virksomheden et stærkere fundament til at vokse, tilpasse sig og trives i det kommende år.

En ny start for finansafdelingen

Ved at tage sig tid til at gennemgå de finansielle processer, kan CFO'er og finansledere komme videre fra brandbekæmpelse og indrette teamet, så det kan levere reel strategisk værdi.

Det vigtigste at huske er, at fremskridt ikke behøver at være perfekte. Uanset om det drejer sig om at stramme udgiftskontrollen, forbedre likviditetsoverblikket eller reducere manuelt arbejde, bidrager hver eneste forbedring til at skabe momentum.

Over tid bidrager disse ændringer til et stærkere fundament, bedre beslutningstagning og et finansteams, der føler sig tryg, har kontrol og klar til alt, hvad året bringer.

Når det nye år begynder, er spørgsmålet ikke kun, hvad finansafdelingen skal levere, men også hvordan den leverer det. Investering i smartere og mere fleksible finansielle processer i dag kan nemlig gøre hele forskellen i morgen.

Læs også: CFO'en som forandringsskaber: Sådan styrker du din økonomiafdeling