5 værktøjer, der forenkler din kreditorstyring markant

At betale regninger lyder nok som en ganske simpel disciplin, men i praksis er kreditorstyring en af de mest tidskrævende og fejlbehæftede processer i mange virksomheder. Når fakturaer ligger spredt i indbakker, godkendelser trækker ud, eller betalinger sker for sent, risikerer du ikke bare bøder og renter. Nej, du risikerer også at slide på relationen til dine leverandører.

Den gode nyhed er, at kreditorstyring ikke behøver være en hovedpine. Med de rette værktøjer kan du få styr på hele processen fra fakturaen modtages, til den er betalt og samtidig frigøre tid til at fokusere på de opgaver, der faktisk driver virksomheden fremad.

I det følgende dykker vi ned i, hvor kreditorstyring ofte går galt, hvad du bør kigge efter i et værktøj – og hvilke løsninger på markedet, der kan gøre hele forskellen.

• Kreditorstyring handler om at styre de penge, din virksomhed skylder leverandørerne – fra fakturaen modtages, til den er godkendt, bogført og betalt.
• Processen går ofte galt, når fakturaer overses, godkendelser trækker ud, eller manuelle fejl giver forsinkede og dyre betalinger.
• Digitale værktøjer kan automatisere flows, give realtidsindsigt og reducere fejl, så både overblik og likviditet forbedres.
• Valget af løsning bør afhænge af jeres størrelse, integrationer, brugervenlighed, og hvor meget systemet kan skalere med virksomheden.

Hvad er kreditorstyring?

Kreditorstyring handler kort sagt om at holde styr på de penge, din virksomhed skylder leverandører og samarbejdspartnere. Det dækker hele kæden: fra fakturaen kommer ind, til den bliver godkendt, bogført og betalt.

Målet er at sikre, at leverandører får deres penge til tiden, uden at virksomheden mister overblikket over sine udgifter eller betaler for meget i renter og gebyrer. 

God kreditorstyring handler derfor ikke kun om at undgå fejl, men også om at skabe gennemsigtighed i økonomien, bevare sunde leverandørrelationer og holde styr på likviditeten, så du altid ved, hvad du har at gøre godt med.

Hvor kreditorstyring ofte går galt

Selv om kreditorstyring kan virke som en simpel disciplin, er der mange steder, hvor det går galt i praksis. De mest almindelige faldgruber handler typisk om proces, overblik og omkostninger.

• Forsinkede eller glemte fakturaer: Hvis fakturaer drukner i indbakken eller cirkulerer som papirer på skriveborde, er der stor sandsynlighed for, at de går i glemmebogen. Det forsinker godkendelserne, og resultatet er ofte sene betalinger, som både belaster likviditeten og kan slide på forholdet til leverandørerne.
  
  
• Manglende gennemsigtighed: Hvis du ikke har ét centralt system til at holde styr på kreditorerne, bliver det hurtigt uigennemsigtigt. Er en faktura betalt, godkendt eller stadig på vej gennem organisationen? Uden overblik risikerer du dobbeltbetalinger eller unødvendige rykkere.
  
  
• Tunge manuelle processer: Bare én tastefejl kan have store konsekvenser, og desværre bruger alt for mange virksomheder stadig tid på at taste data ind manuelt. Det øger risikoen for fejl, men det koster også ressourcer, der kunne være brugt på mere værdiskabende opgaver.
  
  
• Skjulte omkostninger: Når kreditorstyringen ikke fungerer optimalt, kan regningen hurtigt løbe op. For sene betalinger udløser renter og gebyrer, mens ineffektive processer betyder højere interne omkostninger. I sidste ende kan det blive dyrere at håndtere fakturaerne, end selve fakturaerne er værd.
  
  
• Forringede leverandørrelationer: Leverandører er afhængige af rettidig betaling for at kunne drive deres egen forretning. Hvis din virksomhed gang på gang betaler for sent eller laver fejl, kan det skade relationen – og i værste fald koste dig samarbejdet med vigtige leverandører.

Når fakturaer ender i kaos mellem indbakker og skriveborde, er det tydeligt, at man har brug for mere struktur. Og det er præcis her, de rigtige digitale værktøjer til kreditorstyring kan gøre hele forskellen.

Hvad du skal kigge efter i et værktøj til kreditorstyring?

Der findes mange løsninger derude, men de færreste dækker alle behov lige godt. 

Her er nogle af de ting, der i praksis gør forskellen:

• Automatiseret indlæsning af fakturaer: Et godt værktøj kan genkende og registrere fakturaer fra både PDF, e-mail og scanning. Det reducerer tastefejl og frigør tid, men kræver også, at systemet kan håndtere de skæve formater og undtagelser, som altid dukker op i virkeligheden.
  
  
• Fleksible godkendelsesflows: Det er ikke nok med et fast flow til alle typer fakturaer. Du bør kunne opsætte regler, så f.eks. store indkøb kræver ekstra godkendelse, mens små faste regninger kan glide hurtigt igennem. Jo mere fleksibilitet, desto mindre risiko for flaskehalse.
  
  
• Overblik i realtid: Mange virksomheder opdager først problemerne, når kassekreditten allerede er presset. Vælg et system, hvor du kan se status på godkendelser, kommende betalinger og total eksponering, så du kan handle, inden det bliver kritisk.
  
  
• Strømlinet integration til økonomisystemet: Kreditorstyring skaber mest værdi, når tallene ikke skal flyttes manuelt. En tæt integration til dit ERP eller regnskabssystem sikrer, at budgetter, cashflow og bogføring hænger sammen – og gør revisionen langt nemmere.
  
  
• Mulighed for at vokse med jer: Nogle systemer fungerer fint, når du har 20 leverandører, men knækker sammen, når du har 200. Sørg for, at værktøjet kan skalere med virksomhedens behov – både i volumen og i kompleksitet.
  
  
• Sikkerhed og sporbarhed: Kreditorstyring handler ikke kun om effektivitet, men også om kontrol. Vælg en løsning, hvor du altid kan se, hvem der har godkendt hvad, og som lever op til gældende regler for datasikkerhed og compliance.

Kort sagt: det rette værktøj til kreditorstyring skal ikke bare få fakturaerne gennem systemet – det skal give dig overblik, mindske risikoen for fejl og frigøre tid til det, der faktisk driver virksomheden frem.

5 af de førende softwares, der forenkler din kreditorstyring

Effektiv kreditorstyring kræver mere end gode intentioner. Det kræver de rette værktøjer. 

Her gennemgår vi fem værktøjer, der kan hjælpe dig med at skabe struktur, reducere fejl og frigøre tid i arbejdet med leverandørbetalinger.

1. Pleo

Pleo er ikke et traditionelt system til kreditorstyring, men en løsning til udgiftshåndtering (faktisk den ledende løsning i Europa ifølge G2), der fundamentalt ændrer, hvordan kreditorfakturaer håndteres. Ud over at kunne klare styringen af udgifter, har Pleo også funktioner til fakturahåndtering, hvilket betyder, at kreditorstyringen bliver en del af samme platform som kortforbrug og refusioner. Pleo kan altså hjælpe dig med at forebygge kreditorproblemer. 

Ved at give medarbejderne firmakort og automatisere indberetningen af udlæg ved kilden, minimerer Pleo antallet af leverandørfakturaer og manuelle indtastninger, som dit regnskabsteam skal håndtere. ​​Pleo fokuserer på at give dig realtidsdata og fjerne papirarbejdet, før det når økonomiafdelingen.

Fordele: 

• Én samlet spend-platform: Udgifter, fakturaer og godkendelser i samme flow for hurtigere kreditorproces.
• Realtidsindsigt: Løbende overblik over forbrug og forpligtelser, som hjælper med likviditetsstyring.
• Automatisk OCR-dataudtræk: Pleo scanner automatisk alle fakturaer og udtrækker beløb, forfaldsdato, leverandørnavn, fakturanummer, moms og valuta uden manuel indtastning
• Integreret godkendelsesflow: Fakturaer sendes automatisk til rette godkender baseret på dine workflows, så intet forsinkes eller glemmes
• Realtidsoverblik over cashflow: Med både firmakortudgifter og fakturaer på samme platform får du fuldt overblik over dine forpligtelser i realtid
• Nem bogføring: Sikrer problemfri integration med populære regnskabssystemer, så alle udgifter automatisk synkroniseres.

Hvorfor vælge Pleo?

• Du vil have leverandørfakturaer, kortforbrug og refusioner samlet ét sted.
• Du prioriterer realtidsdata og enkel godkendelse frem for fragmenterede workflows.
• Du vil gøre kreditorstyring let at bruge for både økonomi og ikke-økonomer.
• Du foretrækker en moderne, brugervenlig løsning frem for tunge enterprise-systemer med måneder af implementering.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. Rippling

Rippling startede som et HR-system, men har udviklet sig til en omfattende platform, der håndterer alt fra løn og fordele til udgiftsstyring og kreditorfakturaer. Ripplings styrke ligger i at samle hele medarbejdercyklussen og finansielle workflows på én platform. 

For kreditorstyring betyder det, at fakturaer, godkendelser og betalinger integreres direkte med din eksisterende HR- og løninfrastruktur. Platformen passer bedst til virksomheder, der vil have én samlet løsning til både mennesker og penge, og hvor kreditorstyring er én del af et større økosystem.

Fordele:

• Problemfri dataoverførsel: Sikrer, at data fra HR- og økonomiafdelingen automatisk taler sammen, hvilket reducerer manuelle fejl.
• Effektiv godkendelsesrute: Tillader opsætning af automatiske godkendelsesflows baseret på medarbejderens stilling, afdeling eller udgiftstype.
• Integrerede betalinger: Giver mulighed for at behandle leverandørbetalinger direkte fra platformen, efter de er godkendt.
• Stærk compliance: Hjælper med at sikre, at alle betalinger og udgifter overholder jeres interne politikker.

Hvorfor vælge Rippling?

• Rippling er et godt valg for virksomheder, der ønsker at samle HR, løn og udgiftsstyring i én integreret platform og derved skabe en ensartet datahåndtering.
• Du vil have stram kontrol og compliance på tværs af alle udgiftstyper, ikke bare fakturaer.

Pris og vilkår: Rippling kører med en modulbaseret prismodel, hvor du betaler pr. medarbejder pr. måned for hvert modul. Prisen er tilpasset og kræver et tilbud.

Kilde: G2

3. Stampli

Stampli er bygget specifikt til kreditorstyring og har ét fokus: at gøre kreditorprocessen hurtigere, smartere og mere fejlfri. Platformens styrke er Billy the Bot – en AI, der lærer dine workflows, automatisk koder fakturaer til de rigtige konti, opdager gengangere og fejl og kontinuerligt bliver bedre, jo mere du bruger systemet. I modsætning til platforme, der forsøger at være alt for alle, fokuserer Stampli 100% på at perfektionere processen omkring kreditorstyring.

Det betyder, at hver funktion er designet specifikt til kreditorteams, og at platformen integreres med dit eksisterende ERP-system uden at forsøge at erstatte det.

Fordele:

• AI-drevet dataaflæsning: Systemet aflæser fakturaer med høj præcision, hvilket eliminerer manuel indtastning og de fejl, der følger med.
• Transparent kommunikation: Al kommunikation og historik vedrørende en faktura gemmes direkte på selve fakturaen, hvilket sikrer et komplet revisionsspor.
• Hurtig matchning: Automatisk matchning af fakturaer med indkøbsordrer (PO'er), hvilket sikrer, at du kun betaler for det, du har bestilt.
• ERP-integrationer: Kører sammen med de mest udbredte økonomisystemer.

Hvorfor vælge Stampli?

• Du vil have et rendyrket værktøj til kreditorstyring, der sparer tid og reducerer fejl.
• Compliance er kritisk, og du har brug for fuld sporbarhed på hver faktura fra modtagelse til betaling.

Pris og vilkår: Stampli kører med en tilpasset prismodel, der typisk er baseret på antallet af fakturaer, du behandler pr. måned eller pr. år. Priser er ikke offentligt tilgængelige og kræver et direkte tilbud.

Kilde: G2

4. Coupa

Coupa er en af de største og mest omfattende platforme inden for udgiftsstyring og dækker hele 'Procure-to-Pay'-livscyklussen. Deres løsning er rettet mod store virksomheder, der ønsker total kontrol over deres forbrug. Coupa excellerer særligt i at sikre compliance og optimere indkøbsprocesser, hvilket gør det til et stærkt værktøj til kreditorstyring.

Fordele:

• Dækker hele Procure-to-Pay-processen: Administrer indkøbsordrer, fakturaer og betalinger i ét system, hvilket sikrer fuld sporbarhed og kontrol.
• Global compliance: Platformen er bygget til at håndtere komplekse globale krav, herunder moms, valuta og lokale regler.
• Effektiv betalingsproces: Giver mulighed for automatiserede betalinger og rabatter ved tidlig betaling.

Hvorfor vælge Coupa?

• Du vil samle indkøb og kreditorstyring på en global skala.
• Du har komplekse godkendelseskæder, men vil reducere gennemløbstid.
• Din organisation har ressourcerne til at implementere og vedligeholde en omfattende enterprise-platform med dedikeret forandringsledelse.

Pris og vilkår: Coupa bruger en tilpasset, abonnementsbaseret prismodel, der afhænger af antallet af brugere, moduler og den årlige udgiftsvolumen. Priser er kun tilgængelige via et specifikt tilbud. Brugere på Vendr rapporterer en medianpris på $93,253 per år, mens den laveste rapporterede pris er $22,000 per år.

Kilde: G2

5. SAP Ariba

SAP Ariba er en af de mest udbredte enterprise-løsninger til indkøb og kreditorstyring. Platformen dækker hele spektret fra sourcing og kontrakter til fakturahåndtering, matching, betaling og leverandørsamarbejde.

Fordele:

• Leverandørnetværk (Ariba Network): Giver leverandører en digital portal til at indsende fakturaer, hvilket eliminerer papir og e-mail.
• Direkte ERP-integration: Fungerer gnidningsfrit med SAP ERP-systemer, hvilket sikrer automatisk dataoverførsel.
• Automatisering af matchning: Matcher fakturaer med indkøbsordrer og kvitteringer, hvilket automatiserer godkendelsesprocessen.

Hvorfor vælge SAP Ariba?

• SAP Ariba er et godt valg for store virksomheder, der allerede bruger SAP ERP-systemer og ønsker en dyb, integreret AP-løsning.
• Du skal vælge Ariba, hvis du har mange leverandører og ønsker at digitalisere samarbejdet med dem via et globalt netværk.
• Platformen er ideel, hvis du har behov for en høj grad af sikkerhed, compliance og fuld sporbarhed i jeres kreditorstyringsprocesser.

Pris og vilkår: SAP Ariba opererer med en licens- og abonnementsmodel, der er skræddersyet til den enkelte kunde og afhænger af antallet af moduler og forventet transaktionsvolumen. Priser er kun tilgængelige efter anmodning. Brugere på Vendr rapporterer en medianpris på $61,500 per år, mens den laveste rapporterede pris er $15,500 årligt.

Kilde: G2 

Sådan vælger du det rette værktøj til kreditorstyring

Når du skal vælge det helt rigtige værktøj til kreditorstyring til netop din virksomhed, er det nemt at lade sig forblænde af funktioner. Men det er utroligt vigtigt, at du ikke bare går efter det værktøj med flest – eller mest avancerede – funktioner. Du skal vælge den løsning, der passer til jeres måde at arbejde på, jeres udfordringer og ambitionsniveau.

For at gøre valget mere overskueligt kan du bruge disse pejlemærker:

• Hvor komplekst er dit setup? En mindre virksomhed med få leverandører har sjældent brug for tunge enterprise-løsninger. Her kan en mere enkel platform være rigeligt til at automatisere fakturahåndtering og give dig overblik. Driver du derimod en større organisation med mange leverandører, flere datterselskaber eller international handel, kan det være nødvendigt med et system, der kan håndtere forskellige valutaer, skattesystemer og komplekse workflows.

• Integration med eksisterende systemer: Et kreditorstyringsværktøj er sjældent et selvstændigt økosystem. Det skal spille sammen med dit ERP- eller regnskabssystem, bankintegrationer og måske også indkøbsværktøjer. Overvej derfor, hvor godt en given løsning integrerer med jeres nuværende systemer. Jo bedre integrationen er, desto færre manuelle arbejdsgange – og desto lavere risiko for fejl.

• Brugeroplevelse og adoption: Et værktøj er kun så godt, som de mennesker, der bruger det. Hvis dine medarbejdere synes systemet er tungt, vil fakturaer stadig hobe sig op. Kig efter en løsning, der er intuitiv og enkel at komme i gang med, og overvej også, hvor meget support og træning leverandøren tilbyder.

• Gennemsigtighed i pris og vilkår: Mange kigger primært på licensprisen, men den samlede omkostning kan være langt højere. Er der oprettelsesgebyrer? Tager leverandøren ekstra for integrationer? Hvad koster support og brugere, hvis I vokser? En løsning, der ser billig ud på papiret, kan ende med at blive dyr, hvis du ikke kender de fulde vilkår.

• Skalerbarhed og fremtidssikring: Din virksomhed i dag er sjældent den samme som om tre år. Vælg en løsning, der kan vokse med jer. Kan systemet håndtere et stigende antal fakturaer uden at miste performance? Kan du tilføje nye brugere og afdelinger uden at det hele bryder sammen? Et godt værktøj til kreditorstyring er en investering, der skal kunne holde i mange år.
  
  
• Kontrol og compliance: I disse år fylder revision, datasikkerhed og transparens mere end det har gjort før. Derfor er det vigtigt, at dit værktøj kan understøtte dette, så din virksomhed altid er compliant.

Ved at kigge på disse pejlemærker gør du dit valg mere fokuseret – og du sikrer, at kreditorstyring i fremtiden ikke bliver den tidsrøver, det måske har været før.