Din guide til fakturaautomatisering: Sådan fungerer det

Fakturaer er en uundgåelig del af hverdagen for alle virksomheder, men måden, vi håndterer dem på, har ændret sig markant. Hvor man tidligere kæmpede med manuelle indtastninger, papirbunker og glemte godkendelser, vælger flere og flere i dag at automatisere fakturahåndteringen. 

Og med god grund: Automatisering af fakturaer sparer tid, reducerer fejl og giver et langt bedre overblik over virksomhedens økonomi.

Men fakturaautomatisering handler ikke bare om at gøre tingene hurtigere. Det handler om at skabe et mere effektivt, sikkert og skalerbart økonomisystem. Når du automatiserer dine fakturaprocesser – f.eks. med en løsning som Pleo – slipper du ikke blot for det administrative slæb. Du får også intelligente workflows, automatiske godkendelsesflows og integration med dit regnskabssystem, der giver dig mulighed for at fokusere på det, der virkelig betyder noget: at drive din forretning fremad.

Fakturaer forsvinder ikke, men det manuelle bøvl, der følger med, behøver ikke være en del af ligningen. Med automatisering kan du skabe et mere strømlinet, sikkert og skalerbart setup, hvor du får tid, overblik og kontrol tilbage. Læs med og bliv klogere på, hvordan det hele hænger sammen.

• Automatisering af fakturaer fjerner manuelle opgaver, sparer tid og reducerer risikoen for fejl i bogføringen.
• Digitale systemer, som Pleo, håndterer hele processen – fra modtagelse til betaling og bogføring – automatisk og effektivt.
• Virksomheder opnår bedre overblik, hurtigere godkendelser og øget kontrol med udgifter og leverandørbetalinger.

Hvad er fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering dækker over en digital proces, hvor man bruger teknologi til at modtage, registrere, validere, godkende og bogføre leverandørfakturaer, uden manuel indblanding. 

I stedet for at printe, scanne og indtaste informationer fra fakturaer manuelt sker det hele automatisk via intelligente systemer.

Typisk fungerer det sådan: En leverandør sender en faktura – f.eks. som PDF eller i elektronisk format – , som automatisk indlæses i dit økonomisystem. Her aflæses og genkendes fakturaens data – som beløb, betalingsdato, leverandør og kontonumre – ved hjælp af f.eks. OCR-teknologi (optisk tegngenkendelse). Herefter sendes fakturaen videre til automatisk godkendelse efter virksomhedens regler, hvorefter den bogføres og klargøres til betaling.

Hos Pleo tilbyder vi netop denne type fakturaautomatisering – med funktioner som automatisk indlæsning, smart dataudtræk og fleksible godkendelsesflows. Det betyder, at økonomiafdelingen ikke skal bruge tid på at rykke for manglende bilag, dobbelttjekke manuelle indtastninger eller finde gamle mails frem. 

Alt er samlet ét sted – struktureret, dokumenteret og klart til revisoren.

Hvordan fungerer fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering handler om at fjerne manuelt arbejde og sikre præcise data fra en faktura eller en udgift opstår, til den er bogført og betalt. Hos Pleo har vi designet et system, der tager hånd om hvert trin i den digitale rejse for at gøre jeres administration lettere og mere effektiv. 

Her er en trin-for-trin guide til, hvordan automatisering af fakturaer foregår med Pleo:

• Modtagelse: Når en faktura lander – som PDF, e‑faktura eller tilsendt via e‑mail – fanger Pleo den automatisk. OCR-teknologi læser nøgleoplysninger som leverandørnavn, beløb, fakturanummer, forfaldsdato og moms – helt uden manuel indtastning. Samtidig registrerer systemet og markerer dubletter, så du slipper for at betale en faktura to gange.
  
  Som noget ekstra smart har vi udviklet funktionen Fetch, der automatisk finder kvitteringer i din Gmail, Outlook eller Microsoft 365-indbakke og matcher dem med dine udgifter. Det betyder, at når du køber noget online, "snuser" Fetch sig frem til kvitteringen i din e-mail og vedhæfter den automatisk – uden at du behøver at tage screenshots eller billeder.
  
  "Meget nemt at bruge. Fetch samler helt simpelt dine kvitteringer fra din indbakke. Time saver = life saver!!" Stephanie, Office & Culture Hero hos GetAccept.
  
  
• Automatisk matching og validering: Her bliver det virkelig smart. Pleo matcher automatisk fakturaer med eksisterende transaktioner – især hvis du har brugt Pleo-kort til købet. Systemet kan se den fulde rejse fra køb til faktura på ét sted, hvilket giver dig et komplet overblik over dine udgifter.

Fetch kan endda lede efter kvitteringer op til tre dage før en betaling finder sted og fortsætter med at lede i op til ti dage efter, hvis den ikke finder kvitteringen med det samme.

• Godkendelsesflow: Pleo lader dig opsætte godkendelsesflows, der passer til din virksomhed. Måske skal alle fakturaer over 5.000 kr. godkendes af chefen, mens mindre beløb kan godkendes lokalt. Godkendere får besked og kan godkende direkte fra deres mobil – uanset hvor de er.

Du kan følge status på hver enkelt faktura i realtid og se, om den afventer godkendelse eller om betalingen ikke blev gennemført.

• Betaling direkte i Pleo: Når en faktura er godkendt, sørger Pleo for at betale den til tiden. Du kan vælge at betale inden for 15 dage, 30 dage eller på forfaldsdatoen. Pleo tilbyder gratis indenlandske SEPA-overførsler og understøtter mere end 50 valutaer med altid lavt vekselgebyr.
  
  
• Automatiseret bogføring: Al data flyder automatisk ind i dit regnskabssystem. Pleo integrerer direkte med utallige regnskabssystemer. Se alle integrationer her. Alternativt kan du eksportere data som CSV-filer. Det sikrer, at bogholderiet altid er opdateret i realtid – uden dobbeltarbejde.
  
  
• Komplet overblik og kontrol: Med Pleo får du ikke bare automatiseret dine fakturaer. Du får et fuldt dashboard over din virksomheds udgifter. Se alle dine leverandørfakturaer ét sted, analyser forbrugsmønstre og opdag, hvor der er muligheder for besparelser.

Med fakturaautomatisering får du altså en gnidningsfri, fuldt integreret og sikker proces, der sker uden manuelle tastetryk og med både kontrol og effektivitet i højsædet.

Fordele ved at automatisere fakturaer

Fakturaautomatisering handler selvfølgelig dels om at spare tid. Du får tid tilbage i kalenderen. Men du får faktisk også mere livskvalitet tilbage. I stedet for at bruge timevis på at taste data fra fakturaerne ind, kan du koncentrere dig om det, der virkelig skaber værdi i virksomheden.

Med automatisering af fakturaer fjerner du friktion, mindsker fejl og skaber et mere effektivt økonomisk workflow. 

Og du er langt fra alene: Markedet for software til fakturaautomatisering forventes at vokse eksplosivt – fra 3,4 milliarder USD i 2024 til 8,9 milliarder USD i 2032. Det er et tydeligt tegn på, at flere og flere virksomheder ser potentialet i at digitalisere og effektivisere denne ellers tidskrævende proces.

Her er de mest markante fordele ved fakturaautomatisering:

• Markante tidsbesparelser: Når man automatiserer fakturahåndteringen, forsvinder mange af de manuelle og gentagne opgaver, der tidligere krævede både tid og koncentration. Systemet kan automatisk aflæse fakturaer, matche dem med indkøb og sende dem til godkendelse – uden at nogen skal røre en finger. Det resulterer i færre timer brugt på dataindtastning, bilagsjagt og opfølgning og mere tid til de opgaver, der faktisk skaber værdi for virksomheden.

• Færre fejl og højere datakvalitet: Manuelle processer er fejlbehæftede. Det ved enhver, der har tastet et kontonummer forkert eller bogført i den forkerte konto. Med automatisering sker databehandlingen maskinelt og konsekvent, hvilket reducerer menneskelige fejl markant. Desuden validerer systemet automatisk vigtige informationer som leverandørnavn, beløb og fakturanummer, så fakturaer sjældnere skal rettes eller afvises.

• Hurtigere betalingscyklusser: Når godkendelsesflowet er digitalt og ikke afhænger af, at papirbilag bliver rundsendt eller e-mails bliver læst i tide, kan fakturaer godkendes og betales hurtigere. Det mindsker risikoen for rykkergebyrer og styrker samtidig relationen til leverandørerne. I nogle tilfælde åbner det endda op for kontantrabatter ved hurtigere betaling.

• Forbedret overblik og kontrol: Automatiserede systemer giver et realtidsoverblik over alle åbne og betalte fakturaer, hvad enten du har 10 eller 10.000 af dem. Du kan se, hvor i godkendelsesprocessen en faktura befinder sig, hvem der mangler at godkende, og hvordan dine samlede udgifter er fordelt. Det giver økonomiafdelingen kontrol. Ikke kun med tallene, men med hele processen.

• Øget sikkerhed og compliance: Fakturaautomatisering minimerer risikoen for svindel og dobbelte betalinger ved at validere fakturaoplysninger og sikre, at alle udgifter følger en fastlagt godkendelsesproces. Samtidig gemmes al dokumentation automatisk og kan trækkes ud, hvis I skal dokumentere jeres udgifter over for myndighederne. Det er ikke bare nemmere – det er også langt mere sikkert.

• Ro i sindet: Måske vigtigst af alt: Du slipper for den konstante bekymring om, hvorvidt du har glemt en faktura, eller om tallene stemmer. Automatisering giver dig ro i sindet til at fokusere på det, du er bedst til.

Virksomheder, der har automatiseret deres fakturaer med hjælp fra Pleo

Flere virksomheder har skabt mere effektive arbejdsgange og bedre overblik ved at automatisere deres fakturahåndtering med Pleo. Her er to konkrete eksempler fra vores kundecases, hvor fakturaer har spillet en central rolle i den digitale omstilling:

Humaans: Fuld kontrol over både kvitteringer og fakturaer

Som HR-platform i vækst havde Humaans tidligere store udfordringer med manglende kvitteringer og en manuel, fragmenteret udgiftshåndtering. Med Pleo har de samlet alt ét sted – inkl. leverandørfakturaer – og givet deres finansafdeling det overblik, de manglede.

Resultater:

• Nedbragte afstemningstid fra 20 til under 6 timer pr. måned
• Samlet kortforbrug og fakturaer ét sted
• Øget compliance og mindre jagt på bilag

"Vi anskaffede Pleo meget tidligt, hvilket hjalp os med at forblive fleksible og agile og skalere ordentligt. Pleo betaler sig helt sikkert hjem 10 gange." Robbie Osborne, Head of Finance hos Humaans.

Læs mere: Sådan hjalp Pleo Humaans med mere end at halvere mængden af administrativt arbejde

Planday: Strømlinet bogføring og færre manuelle flaskehalse

Før Pleo kæmpede Planday med manuelle processer og havde manglende overblik over, hvem der brugte hvad. Ved at integrere både firmakort og fakturaautomatisering i Pleo har de nu en central og effektiv udgiftsproces på tværs af lande.

Resultater:

• Ensartet opsætning og proces i hele organisationen
• Automatisk bogføring af både kvitteringer og fakturaer
• Øget overblik for økonomiafdelingen og mindre tidsforbrug

"For traditionelle økonomiafdelinger kan tanken om, at mange medarbejdere har et firmakort, virke lidt skræmmende – men Pleo gør det faktisk både nemmere og mere sikkert." Kasper Sommer, Finance Director hos Planday.

Læs mere: Sådan fandt Planday en “livsændrende” løsning for hele organisationen med Pleo