Selvfølgelig skal betalinger godkendes, men kender du kampen med at få den rigtige godkendelse på den rigtige faktura? Den evige jagt på ledere, der er på ferie, e-mailtråde der strander i indbakken, og flaskehalse, der forsinker betalinger.
Fakturagodkendelse kan hurtigt udvikle sig til et sandt kaos.
Et fakturagodkendelsessystem er den digitale løsning på netop den problematik. Det er en software, der er designet til at automatisere og strømline den proces, hvor en faktura skal godkendes, før den kan betales. Ved at erstatte manuelle trin med et effektivt digitalt workflow sikrer systemet, at hver faktura sendes direkte til den rette godkender – så du altid har kontrol og overblik.
I denne guide dykker vi ned i, hvad et fakturagodkendelsessystem er, hvordan det hjælper i hverdagen, og hvilke uundværlige funktioner, du skal holde øje med, når du skal vælge dit.
- Med et fakturagodkendelsessystem bliver hele godkendelsen digital og automatiseret. Det sparer tid og mindsker risikoen for fejl.
- Alle fakturaer ligger samlet ét sted, klar til godkendelse, så du får fuldt overblik og kan holde styr på betalingerne uden besvær.
- Automatiske påmindelser og smart workflowstyring sørger for, at ingen fakturaer bliver glemt, selv når godkenderen sidder på en strand langt herfra
Hvad er et fakturagodkendelsessystem?
Et fakturagodkendelsessystem er et værktøj, der gør det nemt for dig at håndtere og godkende fakturaer hurtigt og effektivt. I stedet for at bruge tid på manuelle processer – som at sende fysiske fakturaer frem og tilbage eller godkende dem via e-mail – kan du digitalisere og automatisere hele godkendelsesarbejdet.
I praksis er det et digitalt system, der automatiserer hele processen fra det øjeblik, en faktura lander i din indbakke, til den bliver betalt. I stedet for at fakturaer flyder rundt mellem forskellige medarbejdere i papirform eller som løse e-mails, styrer systemet hele forløbet struktureret og overskueligt.
Når en leverandør sender dig en faktura, scanner systemet den automatisk og sender den videre til den rette person til godkendelse – måske din afdelingsleder eller indkøbschefen. De kan hurtigt se, hvad fakturaen dækker, sammenligne med den oprindelige ordre og derefter godkende eller afvise med et enkelt klik.
Hele processen bliver dokumenteret, så du altid kan se, hvem der har gjort hvad og hvornår.
Hvordan hjælper et fakturagodkendelsessystem i hverdagen?
De fleste af os har nok oplevet, hvilket kaos der kan opstå, når fakturaer håndteres manuelt. En faktura forsvinder måske i en bunke papirer, mens en anden bliver glemt i e-mail-indbakken. Pludselig ringer en irriteret leverandør og spørger, hvorfor de ikke er blevet betalt.
Det er netop her, et fakturagodkendelsessystem bliver din bedste ven.
I stedet for at skulle være på evindelig jagt efter papirer og e-mails, samler systemet alle dine fakturaer ét sted. Du kan logge ind fra din computer eller telefon, og med det samme se, hvilke fakturaer der venter på godkendelse, hvilke der er på vej gennem systemet, og hvilke der allerede er betalt. Det er som at have et kontrolpanel for hele din økonomi.
Systemet sender også automatiske påmindelser, så ingen fakturaer bliver glemt i en skuffe.
Hvis din chef er på ferie og skal godkende en vigtig faktura, sender systemet automatisk beskeden videre til den næste person i rækken. På den måde undgår du forsinkelser, der kan koste dig dyrt i form af rykkergebyrer eller dårlige leverandørrelationer.
For regnskabsafdelingen bliver livet også meget lettere. I stedet for at skulle samle oplysninger fra forskellige kilder, har de alt samlet digitalt med komplet sporingshistorik. Når I skal lave årsregnskab, er alle dokumenter og godkendelser tilgængelige med få klik. Det sparer ikke kun tid, men reducerer også risikoen for fejl, der kan give dig (eller revisoren) en ordentlig hovedpine senere
Funktioner der er uundværlige i et fakturagodkendelsessystem
Når du skal vælge et fakturagodkendelsessystem, er det lidt som at købe bil – der er mange fede ekstrafunktioner, men nogle ting er simpelthen uundværlige for at komme fra A til B.
Lad os kigge på de funktioner, du ikke kan undvære.
- Elektronisk fakturamodtagelse og central samling er dit udgangspunkt. Systemet skal kunne modtage fakturaer på alle måder – via e-mail, scanning eller direkte upload – og samle dem ét sted. Det giver dig det overblik, der er umuligt at få, når fakturaer kommer ind ad forskellige kanaler.
- Automatisk dataudtrækning er måske den vigtigste funktion overhovedet. Systemet skal kunne læse fakturaerne og automatisk hente leverandøroplysninger, beløb, forfaldsdatoer og linjedetaljer uden manuel indtastning. De bedste systemer kan endda læse håndskrevne noter og fakturaer i dårlig kvalitet, så du slipper for frustrationen over fakturaer, der "ikke kan læses". Uden denne funktion har du ikke vundet den store gevinst.
- Et fleksibel godkendelsesworkflow er også afgørende. Du skal kunne sætte systemet op, så fakturaer automatisk går til den rigtige person baseret på beløb, leverandør eller afdeling. Måske skal alle fakturaer over 10.000 kroner godkendes af økonomiafdelingen, mens mindre beløb kan godkendes af den relevante afdelingsleder. Systemet skal kunne håndtere dette automatisk, også når folk er på ferie eller er syge, så processen ikke går i stå, fordi én nøgleperson er væk
- Integration til dit ERP-system er ikke til forhandling. Hvis systemet ikke kan "tale sammen" med dine nuværende systemer, ender du bare med endnu et system at holde styr på. De godkendte fakturaer skal kunne eksporteres direkte med komplet datasynkronisering, så du slipper for dobbeltarbejde og risikoen for tastefejl.
- Sporbarhed sikrer, at du altid kan dokumentere, hvem der har gjort hvad og hvornår. Det er ikke kun smart for jeres interne kontrol, men også en nødvendighed for at overholde regnskabslovgivning og være klar til revision.
- Rapportering giver dig det overblik, der hjælper dig med at optimere processen. Du skal kunne se, hvor mange fakturaer der venter på godkendelse, hvilke leverandører I bruger flest penge på, og hvor flaskehalsene opstår i jeres workflow.
- Mobil godkendelse er nærmest også blevet uundværligt, så dine medarbejdere kan behandle fakturaer fra deres telefon, når de er på farten.
- Kryptering og datasikkerhed er selvfølgelig også afgørende. Systemet skal derfor have avanceret kryptering og opfylde databeskyttelseskrav som GDPR for at sikre, at alle brugerdata håndteres korrekt og sikkert.
Læs mere: IT-sikkerhed: dit værn mod cyberkriminelle
5 fakturagodkendelsessystemer du skal kende
Når du skal vælge det rigtige fakturagodkendelsessystem, står du over for et marked med mange forskellige muligheder. Lad os kigge på fem af de mest interessante løsninger og se, hvad de hver især kan tilbyde din virksomhed – baseret på rigtige brugeroplevelser og ekspertanmeldelser.
1. Pleo
Pleo skiller sig markant ud som en komplet løsning, der tænker langt bredere end bare fakturaer. Det automatiserer hele regnskabsprocessen fra modtagelse til bogføring på ét sted, og det er netop denne helhedstænkning, der gør Pleo så attraktiv for moderne virksomheder.
En af de mest markante funktioner er, at det integrerer betalingssystemet direkte med fakturagodkendelsesprocessen, hvilket gør det muligt for virksomheder at håndtere både udgifter og fakturagodkendelser samtidigt.
Når en medarbejder betaler med et Pleo-kort, bliver fakturaen automatisk oprettet, og godkendelsesprocessen begynder. Systemet giver en reel tidsbesparelse, fordi alle data automatisk bliver hentet og kategoriseret uden manuel indtastning.
Pleo giver også brugerne mulighed for at opsætte godkendelsesarbejdsgange, så lederne kan godkende fakturaer med et enkelt klik, hvilket sikrer hurtige og smidige beslutningsprocesser.
Derudover giver integrationen med regnskabssystemer som Dinero og Billy mulighed for automatisk bogføring, så der ikke er behov for at eksportere eller indtaste data manuelt.
Noget andet, der virkelig gør Pleo særligt, er den intuitive brugeroplevelse – dine medarbejdere kommer hurtigt i gang, og mobilappen gør det nemt at godkende fakturaer på farten med stærk mobil support, som er kritisk i dagens arbejdsliv med øget fjernarbejde.
Du skal selvfølgelig ikke nøjes med at tage vores egne ord for gode varer. Kig også anmeldelserne fra de tusindvis af glade kunder, som har anmeldt os på G2 og Gartner Peer Insights, hvor vi begge steder får 4,5/5 stjerner.
Her beskrives Pleo som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."
2. Stampli
Stampli er en anden stærk spiller på markedet, som har specialiseret sig i automatisering af arbejdsgangene omkring fakturagodkendelse. En af de mest markante funktioner i Stampli er dens AI-drevne platform, som automatisk trækker information fra fakturaer og matcher den med relevante oplysninger i virksomhedens ERP-system.
Det reducerer behovet for manuel indtastning og gør det lettere at holde styr på transaktioner.
Stampli er især kendt for sin kollaborative funktion, hvor godkendelsesprocessen kan involvere flere personer samtidigt. Hver gang en faktura kræver godkendelse, kan de relevante medarbejdere kommentere og stille spørgsmål direkte på fakturaen, hvilket sikrer, at alle nødvendige parter er involveret i beslutningen.
En potentiel ulempe ved Stampli er, at platformen kan være lidt kompleks at sætte op og kræver en grundig integration med eksisterende ERP-systemer. Brugere hos G2 nævner også, at responstiden fra kundeservice til tider kan være langsom.
3. Yooz
Yooz er en cloud-baseret platform, der tilbyder automatiseret fakturagodkendelse og udgiftsstyring, og er designet til at strømline processen for både små og store virksomheder.
Brugere værdsætter systemets intuitive brugerflade og robuste funktioner og omfattende rapporteringsværktøjer. Sammenlignet med lignende produkter bliver Yooz ofte rost for sin brugervenlighed og hurtige implementering.
Yooz tilbyder også fremragende integrationsmuligheder. Pt. kan over 250 værktøjer integreres med Yooz, hvilket må siges at være mere end godkendt.
På negativsiden har enkelte brugere bemærket, at der kan være en vis læringskurve i starten, selvom systemet er intuitivt, ligesom platformen kan kræve noget tilpasning for at få den til at fungere optimalt med eksisterende processer. Samtidig oplever nogle, at systemet også mangler specifikke rapporteringsmuligheder, som kan tilpasses yderligere.
4. Pluto
Pluto er et fleksibelt fakturagodkendelsessystem, som tilbyder både automatisering og en brugervenlig grænseflade.
Pluto har et intuitivt dashboard, der gør det muligt for både økonomiafdelingen og ledere at få et hurtigt overblik over status på godkendte og afventende fakturaer. Samtidig integreres systemet nemt med flere regnskabssystemer og tilbyder automatiserede godkendelsesprocesser baseret på virksomhedens indstillede kriterier.
Pluto fremhæves på G2 særligt for sin meget enkle og intuitive brugerflade, mens enkelte brugere omvendt har bemærket, at synkroniseringen med finansielle systemer indimellem kan være langsom, hvilket kan forsinke opdateringer i regnskabet.
5. Volopay
Volopay er en moderne platform, der tilbyder både fakturagodkendelse og udgiftsstyring i én løsning. Volopay er designet til at automatisere og strømline den økonomiske administration i virksomheder, især dem, der har mange betalinger og fakturaer at holde styr på.
En af de mest fremhævede funktioner i Volopay er integrationen af både fakturagodkendelse og løsninger til firmakort. Med Volopay kan medarbejdere betale for udgifter med virtuelle eller fysiske firmakort, og alle udgifter bliver automatisk registreret i systemet. Det gør det lettere at spore og godkende fakturaer i ét samlet system, og det giver virksomheder en stor fordel i forhold til at have et helhedsperspektiv på deres økonomi.
En ulempe ved Volopay, som nogle brugere har nævnt, er, at platformen kan være mere kompleks for virksomheder, der ikke allerede er vant til at bruge firmakort eller automatisering. Der kan også være en stejlere læringskurve for virksomheder, der kun har brugt manuelle godkendelsesprocesser før.
Sådan integrerer du et papirløst fakturaflow i din virksomhed
At implementere et papirløst fakturaflow i din virksomhed kan være en gamechanger, der både sparer tid, reducerer omkostninger og øger effektiviteten.
Det vigtigste er at tage det i strukturerede skridt og ikke forsøge at ændre alt på én gang.
- Start med at kortlægge jeres nuværende proces. Tag dig tid til at følge en faktura hele vejen fra den ankommer, til den bliver betalt. Hvor kommer flaskehalsene? Hvor opstår fejlene? Du bliver nok overrasket over, hvor mange "skjulte" trin der faktisk er. Måske går en faktura gennem tre forskellige medarbejdere, bare fordi "sådan har vi altid gjort det". Dette er din chance for at identificere, hvad der rent faktisk tilføjer værdi, og hvad der bare er gammel vane.
- Definer klare mål for overgangen. Vil I spare tid? Reducere fejl? Gøre det lettere for hjemmearbejdende medarbejdere at godkende fakturaer? Eller måske forbedre jeres økonomistyring ved at få et bedre overblik over forfaldsdatoer? Når I ved præcis, hvad I vil opnå, bliver det lettere at måle, om systemet faktisk virker for jer.
- Vælg det rigtige system til jeres behov. En lille virksomhed med få fakturaer om måneden har andre krav end en stor organisation med hundredvis af leverandører. Fokuser på de funktioner, I rent faktisk har brug for, frem for at blive blændet af fancy features, I aldrig kommer til at bruge.
- Forbered jeres team grundigt. Det handler ikke kun om at vise, hvilke knapper de skal trykke på. Forklar dem, hvorfor I skifter system, og hvordan det vil gøre deres hverdag lettere. Når folk forstår formålet, er de meget mere åbne over for forandringen. Lyt også til deres bekymringer – de kender processerne bedst og har ofte gode input til, hvordan systemet kan sættes op optimalt.
- Automatiser godkendelsesworkflowet trinvist. Start med at integrere systemet med jeres eksisterende platforme og test det på en lille skala først. Vælg måske kun fakturaer fra jeres tre største leverandører eller kun fakturaer under et bestemt beløb. Brug feedback fra denne testperiode til at justere opsætningen, før I går videre.
- Rul systemet ud gradvist på tværs af hele virksomheden. Sørg for at holde øje med, hvordan det fungerer i praksis, og brug data fra systemet til løbende at forbedre processen. Det er ikke nok bare at implementere systemet – I skal også følge op på, om det rent faktisk leverer de forbedringer, I håbede på.
Følger du disse trin, vil overgangen til et papirløst fakturaflow være ganske overkommelig. Og så kan du snart kigge ind i en hverdag, hvor dit fakturaflow faktisk arbejder for dig og ikke imod dig.
