Kom i gang
Guide til håndtering af fakturaer

Vi lever i en tid, hvor mange brancher er i rivende udvikling – og alligevel føles det som om, at nogle ting aldrig ændrer sig.

Tag for eksempel håndteringen af fakturaer.

Fakturahåndtering fylder meget for virksomheder over hele Europa. Det bakker vores nylige undersøgelse op om, hvor vi adspurgte flere hundrede økonomiansvarlige om deres fakturahåndtering. Undersøgelsen afslørede blandt andet følgende:

  • 50 % af alle udgifter for størstedelen af de adspurgte virksomheder betales via fakturaer
  • 75 % af alle udgifter for halvdelen af de adspurgte økonomiafdelinger betales via regninger

Det er med andre ord essentielt, hvordan regninger og fakturaer håndteres, eftersom det har stor indflydelse på virksomhedens samlede budget.

Hvad er en faktura?

En faktura udstedes af en virksomhed for at registrere en handel med en kunde.

Den indeholder typisk følgende:

  • En beskrivelse af den vare eller ydelse, virksomheden har leveret
  • Det beløb, kunden skylder
  • Dato for handlen
  • Betalingsbetingelser og -frister
  • Et unikt referencenummer, så begge parter kan bogføre handelen korrekt

Ofte bruges ordene “regning” og “faktura” i flæng, selvom det på ingen måde drejer sig om det samme dokument.

Hvis du har lyst til at blive klogere på forskellen på de to dokumenter, er denne artikel fra Investopedia et godt sted at starte.

Hvad indebærer fakturahåndtering?

Fakturahåndtering betegner processen for sporing, betaling og bogføring af en faktura, som en virksomhed har modtaget fra sin leverandør.

Det kunne for eksempel være faktureringen af varer såsom kontorartikler og computerhardware, en ydelse som for eksempel et softwareabonnement eller internet, strøm og varme.

Nogle fakturaer modtager du kun én gang. Andre modtager du fast hver måned. Og nogle modtager du på det værst tænkelige tidspunkt for dit cashflow.

Sådan fungerer fakturahåndtering

Forestil dig, at din IT-ansvarlige bestiller 10 nye bærbare computere for at opgradere den hardware, dit team bruger til hverdag.

Det er super fedt for de personer, der får en ny computer, men knap så fedt for dem, der skal tage sig af betalingen og regnskabet.

Efter bestillingen modtager den IT-ansvarlige, der har bestilt varerne, en e-mail med fakturaen (nogle fakturaer udstedes naturligvis stadig i papirform, men mange virksomheder modtager dem udelukkende digitalt).

Da de fleste IT-medarbejdere ikke råder over mange tusinde kroner i virksomheden, skal vedkommende formodentlig indtaste fakturaens oplysninger i virksomhedens faktureringssystem.

Efter indtastningen ender fakturaen hos økonomiafdelingen, som skal godkende købet.

(Forhåbentligt har den IT-ansvarlige indtastet alle de vigtige informationer korrekt.)

Hvis økonomiafdelingen er tilfredse med fakturaen, gennemfører de betalingen. Men først skal de tage stilling til, hvornår fakturaen skal betales, da så stort et beløb kan have stor indflydelse på virksomhedens samlede økonomi.

Og nåh ja, vi må endelig ikke glemme det sidste vigtige trin...

Efter betalingen er fuldført, skal de relevante virksomhedskonti opdateres, så betalingen kan ses.

Traditionel fakturahåndtering er problematisk

Spørger man økonomiadministratorerne er der ingen tvivl – hvert enkelt stadie i processen for fakturering giver anledning til hovedpine.

Processen kan opdeles i følgende trin:

  • Modtagelse af fakturaen
  • Behandling af fakturaen
  • Bogføring af fakturaen

1. Modtagelse af fakturaen

18 % af de adspurgte økonomiansvarlige fortalte, at den mest ineffektive del af hele processen er at modtage fakturaen.

Det kan eksempelvis være nødvendigt at minde leverandøren om at sende fakturaen i god tid eller at tjekke op på, hvorvidt en faktura er blevet betalt eller ej.

2. Behandling af fakturaen

Andre mener, at tingene for alvor begynder at gå i hårdknude, når de skal tage sig af papirarbejdet.

Her skal fakturaen kontrolleres for fejl og uoverensstemmelser, og hvis sådanne findes, skal fakturaen muligvis sendes tilbage til leverandøren, så det kan blive rettet. Når det er sagt, kan økonomiafdelingen også sagtens bruge uanede mængder af tid på dokumenter, der intet er i vejen med.

3. Bogføring af fakturaen

Det er dog bogføring, som næsten en fjerdedel af de adspurgte mener, udgør den største stressfaktor.

Hele 23 % fortæller nemlig, at manuel dataindtastning og den enorme mængde af tid, hver enkelt faktura tager, er et problem.

Dine faktuarer er ikke så digitale, som du tror

Javist har du ret. Fakturahåndtering er helt sikket blevet bedre i løbet af de sidste to årtier. Og det var uden tvivl et stort skridt fremad, da man ved hjælp af software kunne digitalisere faktureringsprocessen.

Ikke desto mindre involverer faktureringsprocessen stadig manuel dataindtastning.

Vi bad de adspurgte økonomiadministratorer beskrive deres nuværende fakturahåndtering, og gæt en gang, hvilke to ord der lå blandt de tre mest brugte til at beskrive denne proces.

Det var selvfølgelig “tidskrævende” og “manuel dataindtastning”.

“Praktisk” var et langt mindre populært svar, som du nok kan forestille dig...

Sådan fungerer automatiseret fakturahåndtering

Vores værktøj til fakturahåndtering Pleo Bills tager dig skridtet videre fra de behandlingsværktøjer, du muligvis allerede bruger.

Pleo Bills er et smart værktøj, der gør det muligt nemt at spore, betale og føre regnskab over alle de regninger og fakturaer, dit team modtager.

Din håndtering af fakturaer bliver en hel del hurtigere, og værktøjet giver dig et overblik af hele processen fra det sekund, du modtager fakturaen.

De vigtige informationer skal kun indtastes én gang, og resten af den kedelige dataindtastning automatiserer vi for dig.

Alle dine fakturaer gemmes ét sted, og du får et overblik i realtid over, hvad der skal betales, og hvornår det skal betales. Værktøjet kan virkelig forbedre virksomhedens kontrol over sit cashflow.

Og hey! Nu skal du aldrig mere bekymre dig om at skulle betale gebyrer for forsinkede betalinger.

Natascha Pustelnik

Content Producer & Linguist, Danmark

Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.