Tout ce que votre entreprise doit savoir sur la gestion des factures

Alors que de nombreux secteurs connaissent une période de transformation, certaines choses semblent immuables.

C’est notamment le cas de la réception et du paiement des factures.

Une enquête que nous avons récemment menée auprès de centaines de responsables financiers au Royaume-Uni a ainsi révélé que, pour la majorité des entreprises, les factures représentent plus de 50 % de toutes les dépenses. Un chiffre qui passe à 75 % et plus pour la moitié des équipes Finance.

Le processus de gestion des factures revêt donc une importance cruciale.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est émise par une entreprise pour comptabiliser une transaction réalisée avec un client : elle comporte des informations sur les marchandises vendues ou les services fournis, le montant à payer, la date de la transaction ainsi que les conditions de paiement.

Normalement, chaque facture a un numéro unique permettant aux deux parties d’en assurer le bon suivi.

Qu’est-ce que la gestion de la facturation ?

La facture peut porter sur des marchandises, comme des fournitures de bureau ou du matériel informatique, ou bien des services (abonnements à des logiciels, recours à des agences, etc.). Elle peut aussi correspondre à des charges (Internet, électricité ou encore chauffage).

Certaines factures ne sont à régler qu’une seule fois. D’autres arrivent tous les mois avec une régularité de métronome. D’autres encore arrivent sur votre bureau au pire moment en termes de trésorerie.

En quoi consiste généralement la gestion de la facturation ?

Imaginons que votre responsable informatique commande dix ordinateurs pour mettre à niveau l’équipement que vs collaborateurs utilisent au quotidien. Si les collaborateurs qui reçoivent le nouveau matériel sont ravis, ceux impliqués dans le paiement et le suivi de la facture un peu moins.

Comme c’est le responsable informatique qui a passé commande, la facture lui est envoyée par email. (Certaines factures sont encore envoyées au format papier, même si les versions numériques sont désormais la norme.)

Votre responsable informatique n’a sans doute pas le pouvoir de débourser plusieurs milliers d’euros. Il doit donc rentrer manuellement les données dans votre système de traitement des factures. Cela passe ensuite par l’équipe Finance pour approbation s’il n’y a, espérons-le, aucune erreur.

Votre équipe Finance a besoin de vérifier la facture et de s’assurer qu’elle ne comporte aucune erreur avant d’autoriser le paiement.

Les grosses dépenses pouvant avoir un impact significatif sur le budget d’une entreprise, il est essentiel de déterminer la date de paiement d’une facture.

Il convient aussi de ne pas oublier la dernière étape clé : mettre à jour les comptes de l’entreprise à l’exécution du paiement pour que celui-ci soit pris en compte.

Les problèmes liés à la gestion traditionnelle de la facturation

Un élément ressort lorsque vous discutez avec les responsables comptabilité et finance : chaque étape du processus de facturation apporte son lot de problèmes.

Voyons cela plus en détail.

Pour 18 % des professionnels de la finance interrogés, la réception des factures constitue l’étape la plus inefficace du processus, qu’il s’agisse de courir après les fournisseurs pour qu’ils les envoient en temps et en heure ou de vérifier qu’elles n’ont pas déjà été réglées.

Pour d’autres, c’est l’approbation des factures qui marque le pas, car, en cas d’erreur ou de différence, vous pouvez être amené(e) à recontacter le fournisseur pour lui demander d’apporter les corrections requises. Ce processus implique aussi de passer beaucoup de temps sur des documents qui sont… tout à fait corrects.

La facturation, un processus qui implique encore des tâches manuelles

Des avancées ont été accomplies au cours des 20 dernières années en ce qui concerne le processus de facturation.

Si l’arrivée de logiciels permettant de numériser cette tâche constitue indéniablement un pas en avant, la saisie manuelle des données prédomine encore.

Nous avons demandé aux responsables finance de décrire leurs processus actuels de gestion des factures : deux des trois termes revenant le plus souvent étaient « chronophages » et « saisie manuelle des données ».

Le terme « pratique » a été bien moins employé.

Comment fonctionne la gestion automatisée des factures

Notre système de gestion des factures, Pleo Factures, va plus loin que les autres outils de traitement des factures que vous utilisez peut-être déjà.

Il vous permet, en un seul endroit, de suivre, payer et comptabiliser chaque facture reçue par votre équipe.

Avec Pleo Factures, la gestion de vos factures devient tellement plus rapide. Et vous bénéficiez en outre d’une visibilité accrue sur l’ensemble du processus dès la réception d’une facture.

Vous n’avez qu’à renseigner une seule fois les informations essentielles de facturation ; nous nous chargeons ensuite d’automatiser la saisie fastidieuse des données.

Toutes vos factures sont stockées au même endroit. Vous bénéficiez ainsi d’un aperçu en temps réel de leur montant (et de leur date d’échéance). De quoi mieux contrôler votre trésorerie !

Et ce n’est pas tout ! Vous pouvez aussi dire adieu aux frais pour retard de paiement.