Le traitement des factures : les étapes à suivre
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Toute facture reçue d’un fournisseur se comptabilise afin de tracer son flux financier d'où la nécessité d'établir un bon traitement de facture. L'idée est de mettre en place un processus pour payer ses fournisseurs, depuis sa réception jusqu'à son archivage après avoir été payée. Aujourd’hui, la numérisation permet de gagner du temps à ce niveau-là.
Les différentes étapes …
La méthode de traitement peut être plus ou moins flexible, en voici cependant les étapes clés pour organiser au mieux votre entreprise et gagner du temps :
Étape 1 : Réception et saisie des factures
La procédure de traitement des factures commence par la réception des pièces par e-mail, courrier postal, ou capture automatisée via un système de comptabilité fournisseurs. Bien s’organiser est essentiel afin d'éviter la perte de factures. La facture est comparée avec le bon de commande et les documents qui l’accompagnent, comme des bordereaux de marchandises ou des reçus de commande. Le montant facturé doit englober tous les éléments applicables.
Étape 2 : Convertir la facture dans un format standard
Les factures des fournisseurs sont souvent reçues dans différents formats (papier, PDF par courrier électronique, facture électronique, EDI), il est donc essentiel de les convertir dans un format standardisé.
Étape 3 : Approbations de facture
Une fois les factures organisées, la liste des paiements planifiés est adressée au responsable financier de l’entreprise afin qu’il valide les versements et approuve les factures.
Étape 4 : Paiement de facture
Une fois approuvées, les factures peuvent être traitées pour être payées à leurs fournisseurs respectifs. Aujourd’hui grâce à la numérisation, cette étape est facilitée et sécurisée.
Étape 5 : Archivage des factures
Après paiement, les factures sont archivées à des fins de conservation de dossier ou d'audits potentiels.
En standardisant le processus de facturation, l’entreprise s’assure de paiements en temps et en heure et évite les fraudes.
Mais c’est surtout la numérisation des factures qui permettra dans le long terme une amélioration des services comptabilité à tous niveaux.
Comment bien s’organiser pour le traitement de factures ?
1. Évaluez votre processus de facturation
Tout d’abord, il vous faudra évaluer votre processus actuel de facturation. Identifiez les domaines qui peuvent être améliorés. Quels objectifs ou résultats spécifiques aimeriez-vous atteindre ou voir après la mise en œuvre du logiciel de comptabilité fournisseurs ?
2. Choisissez votre programme de facture électronique
De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché pour adopter le processus de facturation électronique. Prenez le temps de faire des recherches pour trouver le logiciel qui s’adapte au mieux à votre budget et à vos besoins. Une bonne pratique à inclure consiste à demander aux utilisateurs de tester le logiciel avant de l'utiliser au sein de l’entreprise.
Formez un petit groupe de personnes et recueillez leur avis sur le processus de flux de travail pour pouvoir effectuer les ajustements nécessaires.
3. Informer vos clients
Une fois le logiciel approuvé, assurez-vous de mettre à jour votre email pour recevoir les factures. Expliquez à vos clients votre décision de transitionner vers la facturation électronique en leur donnant des instructions à suivre.
4. Mettez en place une méthode d’organisation
Avant de vous plonger dans le processus de facture électronique, mettez en place une structure organisationnelle pour gérer les factures électroniques :
- Définissez les rôles et responsabilités de chacun
- Établissez un workflow pour approuver les factures
- Mettez en place votre logiciel
5. Former votre équipe
Votre équipe doit apprendre à utiliser votre nouveau logiciel de facturation électronique. Mettez en place des sessions de formation pour que votre équipe apprenne à utiliser ces logiciels pour recevoir, passer en revue et traiter vos factures électroniques.
Pleo est un des meilleurs logiciels pour traiter vos factures de manière électronique. Découvrez notre article Traitez, payez et comptabilisez toutes vos factures avec Pleo Factures pour comprendre les différentes étapes à suivre pour utiliser nos services.
