Mettre en place un workflow de factures fournisseurs

Le workflow de validation des factures est une étape essentielle dans le processus de gestion des factures d'une entreprise. Comprendre ce workflow et ses différentes étapes peut vous aider à optimiser votre processus de validation des factures, gagner du temps et minimiser les erreurs. 

Qu’est-ce que le workflow de factures?

Il s'agit d'un processus qui couvre la réception, la vérification, l'approbation, le paiement et l'archivage des factures fournisseurs. L'objectif est de garantir la précision des factures, leur conformité avec les politiques de l'entreprise. Ce workflow permet une gestion rigoureuse des dépenses, le respect des délais de paiement des fournisseurs et l'archivage des factures.

Les étapes à suivre pour mettre en place un bon workflow: 

Un bon workflow se constitue de plusieurs étapes clés. Pour éviter qu'il ne devienne trop long ou complexe, décomposez le processus et visualisez-le clairement. Éliminez toute étape non essentielle et définissez des règles précises pour valider les documents. Avant de mettre en place officiellement votre workflow, réalisez des tests internes pour vous assurer de son bon fonctionnement.

L'objectif principal de tout workflow est d'optimiser la gestion des données échangées entre les collaborateurs. Avant de démarrer ce processus, voici quelques questions à considérer :

• Combien de fournisseurs et de factures gérez-vous chaque mois ?
• Combien d'étapes de validation sont nécessaires ?
• Qui sont les parties prenantes dans le processus ? En cas d'absence, quelle procédure de délégation est mise en place ?
• Quelles sont les étapes à valider et dans quel délai ?
• Votre logiciel comptable est-il compatible avec votre plateforme de gestion des paiements ?

Le nombre d'étapes de validation augmente avec la taille de l'entreprise, rendant l'implantation de workflows indispensable pour sécuriser et accélérer le processus, en particulier dans les services traitant des données sensibles ou financières.

Le processus de gestion des factures comprend plusieurs étapes clés :

1. Réception de la facture : Reçue par email, papier ou via une plateforme, la facture est enregistrée dans le système.
   
   
2. Vérification de la facture : Vérification des informations et contrôle des données avec les bons de commande.
   
   
3. Validation interne : L'approbation est donnée par le responsable, en validant le budget disponible.
   
   
4. Enregistrement dans le système comptable : La facture est saisie et catégorisée dans le logiciel comptable.
   
   
5. Préparation du paiement : Le service comptabilité prépare les paiements en fonction de la disponibilité des fonds.
   
   
6. Exécution du paiement : Le paiement est effectué et un avis est envoyé au fournisseur.
   
   
7. Archivage et suivi : Les factures sont archivées et le suivi des paiements est assuré.
   
   
8. Revue et gestion des litiges : Gestion des erreurs ou litiges en contactant le fournisseur.
   
   
9. Clôture de la période comptable : Réconciliation des factures avec les relevés bancaires à la fin de la période.

Erreurs courantes dans le workflow de validation des factures

Les erreurs courantes dans le processus de validation des factures comprennent la saisie incorrecte des informations, l'omission de détails importants, l'approbation de factures en double ou frauduleuses, ainsi que le non-respect des politiques internes de validation.

Comment résoudre ces problèmes
Pour résoudre ces erreurs, il est important d'en identifier les causes et de mettre en place des solutions adaptées. Cela peut inclure l'optimisation des processus internes, la formation des équipes ou l'automatisation du workflow pour réduire les erreurs humaines.

Importance de l'analyse et de l'amélioration continue
Pour garantir l'efficacité et la pertinence du workflow de validation, une analyse régulière et une amélioration continue sont indispensables. Cela implique d'examiner les données du processus, de repérer les goulots d'étranglement ou inefficacités, et de mettre en place des mesures correctives pour améliorer le flux de travail. 

Les inconvenients du workflow: 

Les processus manuels d'approbation des factures dans les comptes fournisseurs présentent plusieurs inconvénients qui affectent l'efficacité, la précision et la rentabilité des entreprises. Parmi les problèmes courants figurent :

• Processus chronophage : Les processus manuels de validation des factures sont chronophages et exigent beaucoup d'efforts, ce qui peut provoquer des retards de paiement, surtout dans les entreprises traitant un grand volume de factures.
  
  
• Risques d’erreurs : Les erreurs humaines, comme des saisies incorrectes ou des factures perdues, peuvent causer des écarts de paiement, des pertes financières et compliquer la détection des fraudes.
  
  
• Manque de visibilité et de suivi : Les processus manuels manquent de transparence, ce qui rend le suivi et l'approbation des factures difficiles, nuisant ainsi à l'efficacité et compliquant la résolution des problèmes.
  
  
• Évolutivité limitée : À mesure que l'entreprise croît, les processus manuels deviennent plus difficiles à gérer, augmentant les besoins en ressources humaines, les coûts et la charge mentale des employés.
  
  
• Baisse de rentabilité : Les processus manuels sont coûteux en raison des tâches répétitives et des erreurs, entraînant des frais supplémentaires (pénalités, perte de remises) et des tensions avec les fournisseurs.
  
  
• Problèmes de non-conformité et d’audit : Les processus manuels compliquent le respect des politiques internes rendant les audits plus longs, sujets à des erreurs et difficiles à effectuer en raison de documents mal classés ou incohérents.

Pour surmonter les défis des processus manuels d'approbation des factures, de nombreuses entreprises adoptent des solutions automatisées, telles que l'OCR, l'automatisation des workflows et les approbations électroniques. 

Ces technologies améliorent l'efficacité, la précision, la visibilité et le contrôle, tout en réduisant les coûts et les risques associés à la gestion manuelle des comptes fournisseurs.

Opter pour l’optimisation du workflow

L'automatisation du workflow de validation des factures offre avant tout des avantages :

• Gain de temps et économies de coûts : Le processus devient plus fluide, réduisant la gestion manuelle et l’utilisation de papier, ce qui permet des économies sur l’impression, l’envoi postal et le stockage.
  
  
• Plus d’efficacité : Les workflows prédéfinis réduisent les risques d'erreurs humaines et les goulots d’étranglement, accélérant le traitement des factures.
  
  
• Précision renforcée : L’automatisation extrait et valide les données des factures, réduisant les risques d’erreurs de paiement et garantissant la conformité.
  
  
• Visibilité et contrôle : Un suivi en temps réel permet d’identifier les problèmes et d’optimiser le processus global.
  
  
• Conformité renforcée : Les workflows automatisés assurent le respect des politiques internes et des exigences réglementaires.
  
  
• Relations améliorées avec les fournisseurs : La réduction des délais de paiement renforce la satisfaction des fournisseurs et améliore les relations commerciales.

L’automatisation du workflow permet d’améliorer la rentabilité, de faciliter l’évolution et de réduire les risques de non-conformité. Elle est essentielle pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs et se conformer à la réforme du e-invoicing.