Comment être efficace à la procédure du contrôle des factures ?

Définition de la procédure de contrôle des factures 

La procédure de contrôle des factures concerne les factures entrantes d’une société qui nécessitent un traitement particulier. 

Ce contrôle permet la vérification de l’exactitude de tous les détails d’une facture par rapport au bon de commande initial. Les erreurs et les écarts doivent être résolus avant de procéder au paiement.

Une fois la comparaison effectuée, il y a deux possibilités : 

• La facture peut être payée, si les éléments suivants sont identiques entre la facture et le bon de commande:

∘   La date d'émission 

∘   La date d'échéance 

∘   Le numéro de la facture 

∘   Les coordonnées du vendeur et celles du client 

∘   L’indication du service ou du bien fourni ainsi que leurs montants 

∘   La somme totale à payer 

∘   Le taux de TVA 

∘   Le délai de paiement à respecter et les pénalités de retard

• S’il y a une ou des incohérences entre les documents, la facture doit être de nouveau vérifiée. Il faut parfois se rapprocher de son fournisseur pour mieux comprendre le problème. S'il n'y a pas de concordance, une enquête plus approfondie est menée pour déterminer s'il s'agit d'une erreur ou d'une fraude. Dans ce cas, des contrôles supplémentaires peuvent être effectués comme vérifier si d’autres facteurs ont été reçues pour ce numéro de commande, vérifier si d’autres fournisseurs ont émis une facture pour ce numéro de commande. 

Selon la taille de votre organisation, la mission de contrôle des factures peut être assurée par plusieurs personnes. 

• Pour des grandes ou moyennes entreprises, ce sont les fonctions comptable ou achat qui s’en chargent : comptable, responsable des factures, responsable des achats, chargé de facturation etc. 
• Pour des petites entreprises, ce processus peut être géré directement par le chef d’entreprise ou son cabinet comptable. 

Les étapes à suivre pour la procédure de contrôle des factures

Pour s’assurer d’une bonne procédure du contrôle des factures, voici plusieurs étapes que votre entreprise doit suivre pour gagner en efficacité. 

• Récupération de la facture

Pour récupérer votre facture vous avez le choix entre plusieurs options : par boite mail, sur le site de vos fournisseurs, par courrier ou sur le nouveau logiciel de dématérialisation que votre entreprise aurait mis en place. Bientôt, toutes entreprises françaises en B2B seront obligées de recevoir leurs factures de manière électronique via un logiciel de dématérialisation ce qui rendra le processus beaucoup plus simple. 

• Vérification des données de la facture

Une fois la facture reçue, les informations doivent être vérifiées (nom du fournisseur, date de facture, caractéristiques et détails des produits ou services livrés, montants etc.). Toutes erreurs doivent être rectifiées pour pouvoir passer à l'étape suivante du contrôle des factures. Cette étape permet aussi de vérifier qu’il n’y a pas eu de doublon de facture.

• Validation de la facture et enregistrement en comptabilité 

Cette étape permet de valider la facture par la/les personne/s concernée/s grâce à un système de validation. Lorsqu’elle est approuvée, les données doivent ensuite être enregistrées en comptabilité : attribution des codes de compte en fonction des différents éléments de la facture.

• Paiement

Après toutes ces étapes de validation, la facture peut enfin être payée par chèque, virement, prélèvement automatique etc. 

• Archivage

Lorsque la facture a été traitée et payée, il reste une dernière étape à réaliser : le classement, la conservation et l’archivage de la facture pour respecter les obligations légales (conservation pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable). 

Améliorer le processus de contrôle des factures en optant pour la dématérialisation  

Vous l’aurez compris, toutes ces étapes sont chronophages ! Beaucoup de sociétés procèdent au contrôle des factures encore manuellement et perdent énormément de temps. La dématérialisation s’offre alors comme une solution idéale pour faire gagner du temps aux équipes. Aujourd’hui, le processus manuel laisse place au contrôle automatisé. Voici les avantages d’un processus du contrôle automatisé comparés aux désavantages d’une procédure de contrôle manuelle. 

D’ici 2027, toutes les entreprises en France seront obligées de remplir leurs factures de manière électronique. Cette mesure, mise en place par l’administration publique est le début d’un processus de dématérialisation complet de sa réception à son contrôle.